高職院校頂崗實習檔案現狀的調查和研究

摘要：通過對當前高職院校頂崗實習檔案現狀進行調查，分析頂崗實習檔案建設中存在的問題以及原因，并提出提升學生檔案意識的對策。

關鍵詞：高職 頂崗實習檔案 現狀 調查 研究

教育部為規范和推進職業院校開展學生頂崗實習工作，出臺了《職業院校學生頂崗實習管理規定（征求意見稿）》。其中，第23條明確規定學校應當組織做好學生頂崗實習材料的歸檔工作。因此，構建與之相應的頂崗實習檔案和管理體系不僅是高職院校管理工作的必然要求，也是學生求職就業的特殊憑證。同時，還是企業招聘人才的可靠依據?；陧攳弻嵙暀n案的特性——專業性和多樣性、實時性和成套性、分散性和復雜性、內部性和外部性，要做好學生頂崗實習材料的歸檔工作，僅單方面依靠學校是不夠的，還需要學生的參與與支持。本文將對當前高職院校頂崗實習檔案現狀進行調查，分析頂崗實習檔案建設中存在的問題以及原因，并提出提升學生檔案意識的對策。

1 調研對象

本次調研對象是廣州番禺職業技術學院2013屆，全程參加頂崗實習的畢業生。

2 調研方式和內容

本次調研方式采用網上填寫問卷，調查內容分為三大部分，主要包括：頂崗實習檔案基本情況、頂崗實習檔案建檔與管理、頂崗實習檔案與求職就業等三個模塊，共12個問題。

3 調查結果及分析

本次調研調查時間為5月5日至6月5日，在此期間，全校有920名學生通過網上填寫問卷參與調查，對填寫問卷的個人基本信息進行統計分析，其中男生314人，占比34.13%，就讀文科管理類人數431人，占比46.85%，填寫問卷100%有效。

3.1 頂崗實習檔案基本情況

這部分調查，主要從是否了解學校建立了實習檔案、實習檔案本質屬性、了解幾個與自己有關的重要檔案、學校是否有檔案管理辦法等方面了解學生的實習檔案意識（見表1）。69.35%學生知道學校建立了實習檔案，90.32%學生知道至少一個與自己有關的重要檔案，除了這兩個選項回答較為理想外，其他均不夠理想，尤其是以你知道學校是否有檔案管理辦法為例，只有5.43%的學生知道并閱讀過。

3.2 頂崗實習檔案歸檔與管理

關于高職學生對頂崗實習檔案建檔與管理的基本情況（見表2）也不樂觀。只有6.09%學生了解學校實習檔案歸檔工作并能積極參與配合，有56.96%學生了解該項工作，但表示不愿意配合；51.20%學生對實習歸檔沒有提合理化建議和想法；從沒有去過學校檔案館的學生也高達80%，僅有6.74%學生查閱過相關檔案。

3.3 頂崗實習檔案與求職就業

頂崗實習檔案與求職就業部分（見表3），理應是高職學生們重點關注的問題。通過電話訪問，87.5%企業希望看到能真實反應學生頂崗實習的原始材料。然而，大部分學生都不清楚頂崗實習檔案對就業的作用，62.5%學生想不起來或不知如何利用頂崗實習檔案幫助自己求職就業。調查數據顯示：大多數學生還是希望在校期間能有機會了解頂崗實習檔案，并愿意參加有關檔案知識的培訓，這充分說明有做好頂崗實習檔案歸檔的基礎，關鍵在于學校如何開展這項工作。

4 現狀形成的原因分析

從上述調查結果分析，形成這種不良現狀的原因是多方面的，既有客觀因素，同時還存在主觀因素。

4.1 客觀因素

一方面，由于高職院校學生外出進行頂崗實習，其學習空間發生變化、認識觀念發生變化、學習方式發生變化，導致學生的日常關注從校內學習完全轉移到校外工作。在實習期間，學生們沒有體會到工作、學習過程中伴隨而生的某些資料會具有很高的保存和利用價值，不了解實習檔案的本質屬性。受傳統檔案管理的影響，頂崗實習檔案作為高職院校實踐教學活動的原始記錄，沒有被學生們普遍認識和接受，大部分學生認為頂崗實習檔案是學校的工作，實習材料歸檔也與自己沒有什么關系。加上頂崗實習檔案作用的發揮不是自發的和及時的，往往帶有滯后性和局限性。另一方面，學生檔案屬于傳統人事檔案管理范疇，受其管理與利用體制的影響，人事檔案的部分功能趨于弱化，社會“棄檔”現象日益嚴重，與之對應的“重新建檔”之風卻日漸盛行。因此，降低了學生對檔案價值的直接感受程度，阻礙了學生對檔案的認識和利用，也直接影響到學校頂崗實習檔案歸檔。

4.2 主觀因素

從主觀上看，學生對事關自己未來發展的檔案認識尚且模糊，對頂崗實習檔案內容更加不可能有理性的認識。一方面，受思維定式的直接影響，學生習慣于去圖書館檢索信息，卻絲毫沒有去檔案管理機構利用第一手原始資料的意識；另一方面，學校檔案管理機構的傳統角色偏重檔案基礎業務，檔案管理人員重收藏輕利用也是不爭事實，加上受資金、技術等條件的制約，學校未能充分發揮檔案教育功能，缺少對檔案知識的普及和廣泛宣傳。學校對于即將外出進行頂崗實習學生，重點關注實習教學計劃的落實，強調實習紀律和安全意識，而學校對于實習檔案的基本內容和歸檔要求不夠具體和明確，導致大部分學生沒能重視實習檔案資料的收集，甚至認為實習檔案資料收集與己無關，只要涉及檔案都神秘，是自己難以接觸的領域。

5 改變不良現狀的對策

綜上所述，消除社會“棄檔”現象是一項龐大的社會工程，需要面臨多項人事檔案管理社會化和開發利用體制改革，這不僅需要政府權利部門的干預，還需要相關職能部門的協調配合，不是學校單方面可能做到，因此，本文對此暫不研究。盡管如此，學校還是可以從自身角度出發，深入調查研究，積極引導學生參與到實習檔案建設之中，提升學生檔案意識，改變當前實習檔案的現狀。

5.1 增強檔案教育功能

高職學生的檔案教育可以由以下三個階段構成，即：新生進校的入學教育、在校期間的常規教育、頂崗實習前夕的強化教育。針對不同階段學生學習特點不同，檔案教育的形式、內容和著力點都應有所不同。

入學教育。高職學生入學之初，是立刻幫助學生樹立檔案意識的最佳時期。對外廣泛開展館校合作，盡可能地將當地檔案館列為學生校外實踐活動基地，參觀檔案館是學生入學教育系列活動的主要內容之一；對內將檔案信息檢索流程寫入學生手冊，明確檔案檢索納入新生信息檢索課程的教學計劃，將學校檔案管理辦法、檔案全宗指南、檔案收集利用流程等作為新生檔案信息檢索培訓的重點內容。在新生入學之際向他們灌輸檔案基本知識，不僅是為其樹立檔案意識，而且還是為今后檔案教育的開展打下良好的基礎。

常規教育。高職學生在校學習期間，是強化檔案意識和積累檔案知識的關鍵時期。學校檔案部門和其他職能部分應該利用好這個時期，通過多種形式開展檔案常規教育。一是以針對半數以上的學生會選修檔案相關課程，可在有條件的高職院校開設普及檔案知識的文化素質選修課；二是充分利用好校史館平臺，積極開辦與校史、優秀校友、重大歷史事件等相關的講座，以典型事例介紹和具體實物展出說明檔案與學習、工作和生活等方面的關聯性，強化檔案的傳承和歷史見證作用，強調個人應具有的檔案責任與義務。

強化教育。高職學生即將外出參加畢業頂崗實習前夕，是強化檔案知識的重要時期。針對準畢業生進行相關檔案知識培訓，強化培訓實習檔案、學籍檔案的歸檔和利用、以及畢業后個人檔案轉遞，學生離校檔案托管的基本常識，告知學生在這個時期檔案重要性和實際用處，強調實習檔案建設離不開學生個人的積極參與。

5.2 加大檔案宣傳

加大檔案宣傳，關鍵在于理清宣傳思路。學校檔案機構首先應明確宣傳的對象、宣傳的內容和宣傳的途徑，然后研究本校教學和管理的特點，再采取一系列行之有效的宣傳措施。

宣傳對象。實習檔案宣傳面向的對象有三個群體，分別為學校的領導群體、與該檔案有關聯的教職工群體和學生群體。學校的領導群體是實習檔案工作發展的有力推動者，也是宣傳中應該積極爭取的最為強勢的群體，學校領導可以通過出臺政策，在人、才、物方面給予實習檔案工作的大力支持，完全有能力推動實習檔案工作健康發展。與實習檔案有關的教職工群體是該檔案建設的中堅力量，教職工群體參與與支持對實習檔案建設是至關重要的?；趯嵙暀n案的特性，學生是最為特殊的群體，人數眾多，活動面廣，他們既是實習檔案的建設主體，又是實習檔案的利用主體。因此，實習檔案宣傳單純依靠學校檔案機構是遠遠不夠的，還需要得到教務處、學生處、校團委以及學生所在系部的支持。

宣傳內容。實習檔案的宣傳不僅包括收集內容、歸檔目錄宣傳，還應包括管理、利用和服務宣傳。同時，需要強調各主體在實習檔案建設中的責任、權利和義務。以多形式的實習成果、多方面的特色資料、多介質的檔案實體為媒介宣傳實習檔案收集內容；以良好的信息化基礎、悉心的指導、耐心的服務為依托進行實習檔案收集和利用宣傳。

宣傳方式。利用不同層面的宣傳媒介和不同的宣傳方式進行實習檔案的宣傳：一是通過社會媒體進行宣傳。將學校學生在企業的頂崗實習典型案例和工作業績形成實習成果匯編，或撰寫簡報向上級通報，通過學校門戶網站發布，廣泛進行社會宣傳。二是通過校內資源進行宣傳。一方面可以開設校內普及檔案知識的文化素質選修課和實習檔案專題講座，另一方面依托校內媒體，利用學校新聞網、校報和宣傳欄特殊宣傳效果，面向學生積極宣傳。三是利用創新性宣傳方式。利用學生處、校團委和學生社團開展實習檔案知識普及有獎競答活動。此外，學校還要重視檔案網站建設和信息化工作，實現學生檔案信息的一站式檢索，并在學生訪問量大的學生處、團委和系（院）網頁上建立檔案網站鏈接。學校采用多種方式交叉進行宣傳，提升了學生整體檔案意識，較好地解決頂崗實習檔案建設過程存在的問題。

參考文獻：

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[3]揭平英.高職院校頂崗實習檔案管理體系的構建[J].中國職業技術教育，2012.2.

作者簡介：

揭平英（1965-），女，江西廣昌人，廣州番禺職業技術學院教務處教師，碩士，研究方向：教學檔案管理、高職教育管理。

基金項目：廣東省教育教改項目《高職院校頂崗實習檔案體系的構建與實踐》（課題編號：20120302026）階段性成果之一。