文書檔案管理的信息化建設(shè)分析

王曉燕

[摘 要] 文書檔案的管理工作是檔案工作的重要構(gòu)成部分，隨著社會的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的手工登記、人工查詢的檔案管理模式暴露出了很多弊端，文書檔案的信息化具備傳統(tǒng)的管理方式多不具備的優(yōu)勢，本文結(jié)合工作經(jīng)驗，研究和分析了現(xiàn)代信息文化檔案和傳統(tǒng)文書檔案管理的主要差別，在分析了傳統(tǒng)文書檔案的管理弊端之后，對現(xiàn)代文書檔案的管理結(jié)構(gòu)和功能進行了詳細的介紹。

[關(guān)鍵詞] 文書檔案； 信息化建設(shè)； 構(gòu)成； 功能

[中圖分類號] F272.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）06- 0070- 01

0 引 言

文書檔案管理是以整理、搜集和保存文檔資料作為主要內(nèi)容的工作。文書檔案管理的過程中通常會涉及到多種文檔，如果管理不慎就會出現(xiàn)混亂。另外，文書檔案有著一定的機密性，對文書檔案進行科學(xué)的管理十分重要。采取現(xiàn)代化文書檔案管理能夠有效地避免傳統(tǒng)文書檔案管理中的各種缺陷，較為有效地降低了管理人員的勞動量，大大提升了文書檔案的管理效率，因此，在工作中掌握現(xiàn)代化的文書檔案管理方法有著十分重要的意義。

1 傳統(tǒng)文書檔案管理的問題分析

1.1 借用文檔必須要到檔案室，文檔的使用缺乏時效性

傳統(tǒng)文書檔案管理下，要想借閱實體文書檔案必須要到檔案室現(xiàn)場，在尋找文檔的時候還需要消耗很長的時間，這對于異地的工作人員來，查閱文檔的難度很大。另外一些十分重要的文檔一般只有一份，所以當多個使用者同時想借閱的時候，就會產(chǎn)生很多矛盾，使得檔案的管理缺少時效性。

1.2 文書檔案容易發(fā)生損壞

傳統(tǒng)的文書檔案在保管的時候多是以紙質(zhì)檔案的形式進行保管的，不少檔案資料年代久遠，具有十分重要的價值。但文檔在使用和翻閱的過程中，發(fā)生損壞是不可避免的，這對于文書檔案的管理十分不利，一些珍貴檔案一旦損毀將難以再生，給文書檔案管理工作帶來巨大的損失。

1.3 文書檔案的管理較為復(fù)雜

傳統(tǒng)的檔案管理在進行借閱的時候必須要進行詳細的登記，另一方面文書檔案涉及到的部門特別多，需要專門的人員對檔案進行分類存放，審查和編目，工作量比較大。另一方面文書檔案在歸還的時候同樣有著比較復(fù)雜的程序。

2 文書檔案管理信息化的優(yōu)勢分析

在文書檔案管理中采取信息化的策略，可以有效地實現(xiàn)文檔儲存狀態(tài)的實時在線顯示，在使用者需要借閱文書檔案的時候，就可以通過進行網(wǎng)上借閱，從而避免了發(fā)生閱讀排隊的情況。同時還可以通過網(wǎng)絡(luò)來查詢所需要借閱的實物檔案的適時動態(tài)，這在很大程度上提升了工作效率，提升了文檔的閱讀率。另一方面，信息化檔案管理過程中，可以通過保密權(quán)限的設(shè)置，在一定程度上避免發(fā)生檔案泄密的可能性。最為直接的是在使用了信息化文檔管理的過程中能夠大大減輕工作人員的勞動強度，減少了人工查找和歸檔的手續(xù)，提升了文書檔案管理的質(zhì)量和效率。

3 文書檔案管理信息系統(tǒng)的功能和構(gòu)成

文書檔案管理信息系統(tǒng)一般由數(shù)據(jù)庫、文檔管理程序、各個功能程序和打印系統(tǒng)構(gòu)成。該系統(tǒng)一方面可以對數(shù)據(jù)庫進行查閱、修改以及歸檔的操作，同時還可以為權(quán)限范圍內(nèi)的用戶提供界面，使得用戶和數(shù)據(jù)庫直接對話。數(shù)據(jù)庫是整個管理系統(tǒng)的核心，各種程序板塊主要是圍繞數(shù)據(jù)庫進行的各項操作。文書檔案管理信息系統(tǒng)主要有以下功能。

3.1 分類查詢

文書檔案管理信息系統(tǒng)具備強大分類查詢功能。管理人員預(yù)先對所有文檔進行分類定義，比如行政、財務(wù)等方面，同時在數(shù)據(jù)庫里面設(shè)置文檔所對應(yīng)的代碼表，同時建立文書檔案信息表，將兩者進行關(guān)聯(lián)，這就可以很好地解決查詢、檢索的問題。使用者在搜索的過程中可以通過文書檔案的編號、名稱、作者等關(guān)鍵詞來進行準確查詢。

3.2 權(quán)限管理

在文書檔案管理信息系統(tǒng)中可以設(shè)置一般用戶和管理員，管理員對系統(tǒng)有進行日常維護、修改等權(quán)限，一般用戶只能在登陸之后閱讀或者是下載文檔，同時可以在網(wǎng)上進行文書檔案的檢索、查詢，了解相關(guān)的信息。

3.3 文檔增加

當有新增加的文書檔案的時候，系統(tǒng)則會自動根據(jù)文檔的頁數(shù)、名稱和歸檔日期等生成可以識別的代碼，同時和該新文檔建立起密切的映射關(guān)系。

3.4 模糊查詢

用戶并不十分清楚地了解所需要的文書檔案的時候，也可以根據(jù)印象輸入關(guān)鍵詞來進行查詢，系統(tǒng)根據(jù)用戶所輸入的關(guān)鍵詞來進行模糊查詢，將可能的文檔進行鎖定供用戶選擇。這種方式有效避免了因為使用傳統(tǒng)的手工檢索而逐一進行查找所產(chǎn)生的弊端，提升了檢索的效率。

4 文書檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計結(jié)構(gòu)

文書檔案管理信息系統(tǒng)包括了檔案管理、檔案查詢、檔案借閱以及系統(tǒng)維護幾個方面。用戶在借閱檔案的時候，首先要進行登錄，隨后在檔案查閱模塊搜索自己所需要的文書檔案，確定后可以下載或者是直接閱讀。這個時候檔案借閱模塊會記錄下借閱人的相關(guān)信息，這樣就完成了系統(tǒng)查詢、登記、統(tǒng)計等方面的管理工作，這大大地提升了檔案管理工作效率，實現(xiàn)了檔案工作的科學(xué)管理，增強了檔案管理工作的效率。

5 結(jié) 語

伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的文書檔案的管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)人們?nèi)找鏀U大的文書檔案查詢、借閱需求，傳統(tǒng)的手工為主的文書檔案管理方式弊端日益顯露，這給文書檔案的自動化管理提出了較高的要求。文書檔案信息化建設(shè)可以有效地解決檔案管理中所產(chǎn)生的問題，提升文書檔案管理的效率。作為文書檔案管理的工作人員必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，以現(xiàn)代化信息化的管理手段加強文書檔案的日常管理，這樣才能滿足時代發(fā)展的客觀需求，提升文書檔案管理工作的質(zhì)量。