淺論學(xué)校檔案管理模式的構(gòu)建

楊麗

[摘要] 學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校管理工作中的一部分，必須適應(yīng)現(xiàn)代化實(shí)驗(yàn)學(xué)校和新時(shí)代的需要。檔案管理既要做到為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，又要使檔案管理和保密工作嚴(yán)格操作進(jìn)行。

[關(guān)鍵詞] 學(xué)校； 檔案管理； 模式； 構(gòu)建

[中圖分類號(hào)] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2013）06- 0105- 01

學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校管理工作中的一部分，必須適應(yīng)現(xiàn)代化實(shí)驗(yàn)學(xué)校和新時(shí)代的需要。檔案管理既要做到為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，又要使檔案管理和保密工作嚴(yán)格操作進(jìn)行。本文就從學(xué)校檔案管理的重要性，學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀、學(xué)校檔案管理的原則，學(xué)校檔案管理的基本要求和流程， 學(xué)校檔案管理電子化， 學(xué)校管理創(chuàng)新等幾方面進(jìn)行論述。并對(duì)現(xiàn)行學(xué)校檔案管理工作提出了相應(yīng)的建議，以期為有關(guān)檔案工作者提供參考。

1 學(xué)校檔案管理模式構(gòu)建的重要性

學(xué)校檔案是指學(xué)校在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本學(xué)校具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。學(xué)校檔案主要包括：行政管理檔案、人事管理檔案、教學(xué)管理檔案、學(xué)籍管理檔案、設(shè)備儀器檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案等方面的內(nèi)容。是學(xué)校工作中不可缺少的一部分，它是學(xué)校一份完整的、寶貴的無形資產(chǎn)，具有真實(shí)性、客觀性、歷史性的特點(diǎn)。是學(xué)?；顒?dòng)的真實(shí)記錄和憑證，是學(xué)校科技發(fā)展的催化劑；是知識(shí)形態(tài)的生產(chǎn)力；學(xué)校檔案是學(xué)校社會(huì)效益的表現(xiàn)形式，是學(xué)校文化的重要組成部分，同時(shí)也是學(xué)校成功的橋梁。

2 學(xué)校檔案管理構(gòu)建之現(xiàn)狀

目前，學(xué)校在管理、運(yùn)營(yíng)、科研各項(xiàng)活動(dòng)中形成的大量檔案已成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要信息資源，這些檔案真實(shí)地記錄了我們學(xué)校的誕生、發(fā)展的歷史過程，記錄了學(xué)校在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中所發(fā)揮的重要作用。目前學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)越來越重視檔案工作，舍得投入，配備管理人員，檔案材料的收集、整理、歸檔及保管相對(duì)規(guī)范。但也有少部分學(xué)校不重視檔案工作，檔案管理基本處于原始、松散和家庭式管理狀態(tài)，對(duì)自己的檔案材料隨處亂放，不及時(shí)整理歸檔，致使一些有價(jià)值的檔案材料丟失，導(dǎo)致學(xué)校在經(jīng)濟(jì)交往、產(chǎn)權(quán)變更和擴(kuò)大再生產(chǎn)時(shí)出現(xiàn)無檔可查的被動(dòng)局面，給學(xué)校造成了無法彌補(bǔ)的損失，嚴(yán)重影響了學(xué)校的發(fā)展壯大。主要原因和導(dǎo)致的問題主要表現(xiàn)在以下方面：

（1） 檔案管理制度不健全。一些學(xué)校由于檔案管理方式簡(jiǎn)單，沒有嚴(yán)格的檔案管理制度，致使檔案管理處于混亂狀態(tài)，造成了學(xué)校檔案資料收集困難，極易遺失等問題。

（2） 檔案管理機(jī)制落后。許多學(xué)校是各科室負(fù)責(zé)保管自己科室的檔案，一些重要的文件材料保存在部門負(fù)責(zé)人手中，雖有專人管理，借閱時(shí)沒有例行借閱手續(xù)。

（3） 檔案資源信息傳遞速度慢。由于一些學(xué)校檔案資料沒有實(shí)行集中統(tǒng)一管理，加之管理不規(guī)范，信息資料無法及時(shí)匯總，致使提供綜合信息服務(wù)速度緩慢，影響了學(xué)校的工作效率。

（4） 檔案資料保護(hù)措施不到位。沒有設(shè)置防火、防潮設(shè)施設(shè)備，檔案柜內(nèi)沒有放置防蟲藥物，“十防”（防盜、防火、防潮、防霉、防塵、防蟲、防高溫、防光、防鼠、防有害氣體）措施落實(shí)不到位，嚴(yán)重影響到檔案資料的安全存放和保管期限。

3 檔案管理模式構(gòu)建中解決問題的對(duì)策

（1） 加強(qiáng)宣傳力度，增強(qiáng)檔案意識(shí)。由于歷史的原因，檔案和檔案工作在社會(huì)上的“認(rèn)知度”不高，許多人不了解檔案工作的理論、方針、政策和有關(guān)規(guī)章制度，這樣就給檔案工作開展造成了困難。因此，我們要采取各種形式、廣泛宣傳“檔案法”、“檔案法實(shí)施辦法”以及“江蘇檔案管理?xiàng)l例”等法律、法規(guī)，讓全社會(huì)都有了解檔案，讓學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)都認(rèn)識(shí)到檔案是一種潛在價(jià)值的客觀事物，只有當(dāng)它轉(zhuǎn)換為直接價(jià)值的時(shí)候，才能產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。從而激發(fā)他們保護(hù)檔案、利用檔案的意識(shí)，把做好建檔工作變成他們的自覺行動(dòng)，納入學(xué)校管理計(jì)劃，增加檔案資金投入，提高檔案保管條件，提升我校江蘇省一級(jí)檔案室綜合管理水平，為學(xué)校競(jìng)爭(zhēng)發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。

（2） 采取相應(yīng)措施，引導(dǎo)規(guī)范建檔。學(xué)校建檔工作可以采取典型引路的方式逐步推進(jìn)。① 按照先易后難的原則，先在那些具備建檔條件、建檔熱情高的學(xué)校開展規(guī)范建檔工作，樹立典型，召開工作經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，讓他們切實(shí)感受到建檔工作的重要性，以及檔案規(guī)范管理后給學(xué)校帶來的種種方便和好處，使其變被動(dòng)為主動(dòng)，推進(jìn)整體工作的開展。② 協(xié)同學(xué)校的有關(guān)主管部門，把建檔工作列入學(xué)校管理考核目標(biāo)，督促他們規(guī)范建檔，并逐步達(dá)標(biāo)升級(jí)。

（3） 因材施教，強(qiáng)化服務(wù)。建立符合學(xué)校自身特點(diǎn)的“自我管理、自我完善、自我服務(wù)、自我發(fā)展”的檔案工作機(jī)制，檔案主管部門要本著“學(xué)校自愿、為學(xué)校保密、不收取任何費(fèi)用”的原則，積極為學(xué)校做好指導(dǎo)服務(wù)。要建立服務(wù)學(xué)校的工作機(jī)制，落實(shí)責(zé)任目標(biāo)。要多與學(xué)校溝通交流，了解各類學(xué)校檔案狀況，對(duì)不同類型、不同規(guī)模、不同發(fā)展水平的學(xué)校，采取不同的指導(dǎo)方式和管理方式，幫助學(xué)校逐步實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。

（4） 提高檔案人員的素質(zhì)，滿足學(xué)校發(fā)展的需要。檔案人員的素質(zhì)決定著檔案工作的質(zhì)量和效率。隨著學(xué)校的改革和發(fā)展，檔案工作面臨范圍廣、內(nèi)容新、任務(wù)重、責(zé)任大的挑戰(zhàn)，要適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要，提高檔案管理水平，就必須加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案人員的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)。特別是隨著高新技術(shù)的應(yīng)用，給檔案工作提出了更高要求。因此，我們要采取自學(xué)和專業(yè)培訓(xùn)相結(jié)合、政治學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)相結(jié)合的方式，盡快培養(yǎng)和建立一支適應(yīng)現(xiàn)代化管理的高素質(zhì)學(xué)校檔案管理隊(duì)伍，使他們具備強(qiáng)烈的事業(yè)心和良好的職業(yè)道德，具備較高的管理水平和熟練的操作技能，為學(xué)校發(fā)展獻(xiàn)策獻(xiàn)力。

總之，學(xué)校檔案構(gòu)建工作是學(xué)校發(fā)展的重要組成部分。建立現(xiàn)代學(xué)校制度，促進(jìn)學(xué)校發(fā)展，離不開檔案工作。同時(shí)，學(xué)校建檔工作是一項(xiàng)龐大的工程，工作艱巨，任務(wù)繁重，需要大家的支持和參與，我們將繼續(xù)尋求為學(xué)校服務(wù)的新途徑、新方法，進(jìn)一步完善工作機(jī)制，積極做好檔案工作，為我國(guó)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)貢獻(xiàn)力量。