人事檔案管理工作淺議

馮輝

人事檔案是在人事管理活動中形成的，記錄和反映個人工作經歷和德才表現，以個人為單位組合起來以備考察的文件材料，是全面歷史地考察和了解一個人的依據，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據，是人才信息的重要載體和選拔人才的重要工具。加強人事檔案管理，管好用好人事檔案，充分發揮人事檔案的資源優勢，能更好地為選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，對人才資源開發和單位的發展具有重要意義。目前在一些單位人事檔案管理工作中還存在著思想觀念滯后、檔案專業管理人才匱乏、檔案信息化建設緩慢、檔案管理水平不高、管理手段落后等問題，與當前檔案管理信息化、網絡化發展要求和新形勢下干部人事制度改革的要求不相適應，需要在今后工作中加以改進和提高。

一、不斷更新管理理念，切實重視檔案管理工作

一些單位領導對人事檔案管理工作重視不夠，認為人事檔案管理無足輕重，把人事檔案管理作為附屬性工作。在這種錯誤意識的影響下，相當一部分單位忽視人事檔案管理工作，檔案工作沒有計劃，檔案管理沒有安排，檔案管理工作得不到應有的保障。同時個別檔案管理工作人員責任心淡薄，檔案管理工作常常處于被動應付的狀態，嚴重制約著人事檔案工作服務功能的正常發揮。為此要進一步更新領導的工作理念，從傳統的認識誤區中走出來，充分認識人事檔案管理的重要性，把人事檔案管理作為干部人事工作的一項重要基礎性工作來抓，不斷強化檔案管理意識，把握人事檔案的社會價值，本著對組織和個人高度負責的態度，進一步加強人事檔案管理工作。要不斷完善人事檔案工作責任制和獎懲機制，對于工作完成出色的給予獎勵，對工作不力的予以相應懲處，不斷強化檔案工作人員的責任心，提高工作積極性。要突出工作重點，找準檔案管理工作重心，實現檔案工作從約束管理向服務管理的轉變。要把人事檔案的工作重點轉移到服務單位的改革發展上來，要從服務干部工作大局出發，認真做好人事檔案管理工作。

二、加強檔案管理隊伍建設，提升檔案管理人員素質

人事檔案信息化建設的一個關鍵因素就是建設一支高素質的檔案信息化管理人才，優秀的檔案管理人才是檔案信息化建設的重中之重。目前個別單位缺乏高素質的人事檔案管理專業隊伍，人事檔案管理人員大多年齡偏大、專業素質不高、信息技術能力較差，不能適應人事檔案信息化建設發展的要求。一些單位把人事檔案管理工作片面化、簡單化，不把優秀專業人才放在檔案管理工作崗位，也不根據人事檔案的特點來配備合適的檔案人員，專職人員相對短缺，并且多采用兼職這種形式來應付，嚴重影響了人事檔案管理水平的提高。為適應形勢發展的需要，必須大力加強檔案管理專業隊伍建設，要認真按照《干部檔案工作條例》的有關規定，進一步加強人事檔案工作的隊伍建設，選擇政治素質高、事業心責任心強、作風公道正派的黨員干部從事人事檔案管理工作，要根據長遠的需要，以發展的眼光選用合適的管理人員負責人事檔案工作。檔案工作者不僅要具有豐富的檔案管理專業知識能力，更要具有創新意識、創新能力及熟練應用現代化管理設備的能力。既要熟悉人事工作、檔案管理，又要具備熟練應用計算機網絡技術等業務素質和能力。要加強檔案工作隊伍建設，構建吸納、留住優秀人才的工作激勵機制，加大培訓力度，不斷提高檔案管理人員的專業素質和業務技能，優化知識結構，發揮他們的工作積極性和創造性。確保檔案工作者的素質與現代化檔案工作要求相適應。

三、完善檔案工作制度，加強檔案基礎建設

目前一些單位領導對人事檔案管理工作重視不夠，管理制度不健全，檔案保管場所、經費和人員投入不夠，檔案管理工作得不到應有的保障，嚴重制約了檔案管理工作的正常開展。為切實加強檔案管理工作，必須建立完善檔案管理規章制度和業務規范指導體系。人事檔案管理工作是一個動態發展過程，在人事檔案材料的收集整編、檔案材料的鑒別利用、檔案移交和轉遞、檔案登記借閱和檢查等各個環節中都要建立相關的管理制度，并在實際工作中不斷修訂完善，確保人事工作的政策性和紀律性、人事檔案內容的連續性和完整性、歸檔材料的真實性和科學性。要加大現代化管理進程中軟硬件的投入力度，嚴格按照《干部檔案工作條例》規定，建立高標準的、防火防潮防盜專用檔案庫房，配置鐵質檔案柜，要在庫房內設置空調、通風、去濕、滅火等設備，庫房設施要做到“六防”，即防火、防光、防潮、防盜、防蛀、防高溫，做到“三室分開”，即庫房、閱檔室、辦公室三室分開。要加快檔案保護的現代化，為社會提供高速快捷和全方位的專業服務。

四、創新工作機制，規范檔案收集利用工作

人事檔案管理需要有一套完備的檔案收集歸檔和整編工作管理制度。然而一些單位沒有這樣的制度，收集歸檔工作被動、不及時的現象時有發生，人事檔案管理形同虛設。同時檔案利用存在著一定的局限性，人事檔案內容過于單一，人事檔案履歷表的填寫過于簡單，內容過于程式化，缺乏全方位了解干部情況的個性化檔案材料，難以全面反映干部的真實狀況，在干部人事任免、工作調動、職務晉升、職稱評聘等工作中的影響力不強、執行力不夠，人事檔案應有的考察依據功效不能得到充分的發揮，檔案信息資源在服務社會發展的功能和作用沒有很好的顯現出來。另外干部人事檔案管理和利用的方式和手段存在著一定的局限性，檔案管理的信息化水平較低，人事檔案管理工作效率低下。為此，我們要進一步完善檔案材料收集的長效機制，把普通收集與定向收集、長期性收集與突擊性收集結合起來，完善科學、合理、有效的檔案收集機制。收集材料是基礎，隨著干部制度改革的不斷深化，考察考核、學歷培訓、職務聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。要發揮檔案工作者的主動性，進一步疏通和拓展檔案材料的來源渠道，將各種材料及時收集歸檔，確保檔案資料的真實性和收集過程的規范性。要充分利用現代化信息技術手段，及時處理不符合歸檔要求的材料，利用現代技術手段及時督促監管檔案材料的辦理進程。同時創新檔案利用方法，充分挖掘檔案功能的發揮，提高檔案的利用價值，不斷豐富檔案內涵，在檔案中增加全面的反映干部真實情況的內容。要合理開發利用干部人事檔案資源優勢，建立健全檔案資源的系統化管理與利用的運作機制，發揮檔案提供考察依據的有效作用。要創新干部人事檔案管理的方式方法，積極構建以現代信息技術為依托的干部人事檔案信息平臺，提高檔案的管理與利用的效率，實現全面、動態化管理，不斷提高檔案工作的效率和質量。

五、全面推進檔案信息化建設，提高檔案管理效能

為充分發揮檔案管理工作在信息社會中的重要作用，我們要將信息技術與檔案管理技術緊密結合起來，加快推廣應用檔案計算機網絡管理系統，充分利用人事檔案信息計算機檢索系統，將檔案信息檢索方式由脫機檢索和聯機檢索發展為智能檢索及網絡檢索，實現檔案信息傳遞網絡化。同時通過計算機管理，對人事檔案信息資源進行分類提取和分析加工，將大大提高檔案管理工作的效率和社會效益。與傳統檔案資料相比，數字電子檔案更易于保存、查詢和修改，并且可以通過網絡快速傳遞，大大提高人事檔案利用率，降低檔案管理成本，促進人事檔案的信息化管理。在當前現代信息化時代，要進一步強化檔案管理的現代化意識、科技化意識、計算機管理檔案意識、安全意識，加快檔案從人工管理向計算機數字化、網絡化管理轉變。要積極組織檔案管理人員參加計算機網絡技術培訓，不斷更新檔案管理人員的管理理念，從重管理輕利用的傳統工作模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動面向知識經濟主戰場，把檔案管理工作重心轉移到為單位改革發展和經濟社會的可持續發展提供高效服務的軌道上來。要努力打造一支專業化檔案干部隊伍，進一步加強專業知識學習以及計算機知識和人事檔案管理軟件知識的學習，拓寬自己的知識面，提高文字能力、綜合分析能力，要把檔案管理人員培養成為熟悉檔案管理業務知識，掌握現代信息管理技術，懂得計算機網絡技術的復合型人才。

（作者單位：河北省水利水電第二勘測設計研究院）