人事檔案管理工作淺議

馮輝

人事檔案是在人事管理活動(dòng)中形成的，記錄和反映個(gè)人工作經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來(lái)以備考察的文件材料，是全面歷史地考察和了解一個(gè)人的依據(jù)，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據(jù)，是人才信息的重要載體和選拔人才的重要工具。加強(qiáng)人事檔案管理，管好用好人事檔案，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，能更好地為選拔和使用人才提供更加真實(shí)可靠的材料，對(duì)人才資源開(kāi)發(fā)和單位的發(fā)展具有重要意義。目前在一些單位人事檔案管理工作中還存在著思想觀念滯后、檔案專業(yè)管理人才匱乏、檔案信息化建設(shè)緩慢、檔案管理水平不高、管理手段落后等問(wèn)題，與當(dāng)前檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展要求和新形勢(shì)下干部人事制度改革的要求不相適應(yīng)，需要在今后工作中加以改進(jìn)和提高。

一、不斷更新管理理念，切實(shí)重視檔案管理工作

一些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作重視不夠，認(rèn)為人事檔案管理無(wú)足輕重，把人事檔案管理作為附屬性工作。在這種錯(cuò)誤意識(shí)的影響下，相當(dāng)一部分單位忽視人事檔案管理工作，檔案工作沒(méi)有計(jì)劃，檔案管理沒(méi)有安排，檔案管理工作得不到應(yīng)有的保障。同時(shí)個(gè)別檔案管理工作人員責(zé)任心淡薄，檔案管理工作常常處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，嚴(yán)重制約著人事檔案工作服務(wù)功能的正常發(fā)揮。為此要進(jìn)一步更新領(lǐng)導(dǎo)的工作理念，從傳統(tǒng)的認(rèn)識(shí)誤區(qū)中走出來(lái)，充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理的重要性，把人事檔案管理作為干部人事工作的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作來(lái)抓，不斷強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，把握人事檔案的社會(huì)價(jià)值，本著對(duì)組織和個(gè)人高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案管理工作。要不斷完善人事檔案工作責(zé)任制和獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)于工作完成出色的給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作不力的予以相應(yīng)懲處，不斷強(qiáng)化檔案工作人員的責(zé)任心，提高工作積極性。要突出工作重點(diǎn)，找準(zhǔn)檔案管理工作重心，實(shí)現(xiàn)檔案工作從約束管理向服務(wù)管理的轉(zhuǎn)變。要把人事檔案的工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到服務(wù)單位的改革發(fā)展上來(lái)，要從服務(wù)干部工作大局出發(fā)，認(rèn)真做好人事檔案管理工作。

二、加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案管理人員素質(zhì)

人事檔案信息化建設(shè)的一個(gè)關(guān)鍵因素就是建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案信息化管理人才，優(yōu)秀的檔案管理人才是檔案信息化建設(shè)的重中之重。目前個(gè)別單位缺乏高素質(zhì)的人事檔案管理專業(yè)隊(duì)伍，人事檔案管理人員大多年齡偏大、專業(yè)素質(zhì)不高、信息技術(shù)能力較差，不能適應(yīng)人事檔案信息化建設(shè)發(fā)展的要求。一些單位把人事檔案管理工作片面化、簡(jiǎn)單化，不把優(yōu)秀專業(yè)人才放在檔案管理工作崗位，也不根據(jù)人事檔案的特點(diǎn)來(lái)配備合適的檔案人員，專職人員相對(duì)短缺，并且多采用兼職這種形式來(lái)應(yīng)付，嚴(yán)重影響了人事檔案管理水平的提高。為適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要，必須大力加強(qiáng)檔案管理專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)，要認(rèn)真按照《干部檔案工作條例》的有關(guān)規(guī)定，進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案工作的隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治素質(zhì)高、事業(yè)心責(zé)任心強(qiáng)、作風(fēng)公道正派的黨員干部從事人事檔案管理工作，要根據(jù)長(zhǎng)遠(yuǎn)的需要，以發(fā)展的眼光選用合適的管理人員負(fù)責(zé)人事檔案工作。檔案工作者不僅要具有豐富的檔案管理專業(yè)知識(shí)能力，更要具有創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新能力及熟練應(yīng)用現(xiàn)代化管理設(shè)備的能力。既要熟悉人事工作、檔案管理，又要具備熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力。要加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，構(gòu)建吸納、留住優(yōu)秀人才的工作激勵(lì)機(jī)制，加大培訓(xùn)力度，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，發(fā)揮他們的工作積極性和創(chuàng)造性。確保檔案工作者的素質(zhì)與現(xiàn)代化檔案工作要求相適應(yīng)。

三、完善檔案工作制度，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)

目前一些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作重視不夠，管理制度不健全，檔案保管場(chǎng)所、經(jīng)費(fèi)和人員投入不夠，檔案管理工作得不到應(yīng)有的保障，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的正常開(kāi)展。為切實(shí)加強(qiáng)檔案管理工作，必須建立完善檔案管理規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范指導(dǎo)體系。人事檔案管理工作是一個(gè)動(dòng)態(tài)發(fā)展過(guò)程，在人事檔案材料的收集整編、檔案材料的鑒別利用、檔案移交和轉(zhuǎn)遞、檔案登記借閱和檢查等各個(gè)環(huán)節(jié)中都要建立相關(guān)的管理制度，并在實(shí)際工作中不斷修訂完善，確保人事工作的政策性和紀(jì)律性、人事檔案內(nèi)容的連續(xù)性和完整性、歸檔材料的真實(shí)性和科學(xué)性。要加大現(xiàn)代化管理進(jìn)程中軟硬件的投入力度，嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》規(guī)定，建立高標(biāo)準(zhǔn)的、防火防潮防盜專用檔案庫(kù)房，配置鐵質(zhì)檔案柜，要在庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)置空調(diào)、通風(fēng)、去濕、滅火等設(shè)備，庫(kù)房設(shè)施要做到“六防”，即防火、防光、防潮、防盜、防蛀、防高溫，做到“三室分開(kāi)”，即庫(kù)房、閱檔室、辦公室三室分開(kāi)。要加快檔案保護(hù)的現(xiàn)代化，為社會(huì)提供高速快捷和全方位的專業(yè)服務(wù)。

四、創(chuàng)新工作機(jī)制，規(guī)范檔案收集利用工作

人事檔案管理需要有一套完備的檔案收集歸檔和整編工作管理制度。然而一些單位沒(méi)有這樣的制度，收集歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，人事檔案管理形同虛設(shè)。同時(shí)檔案利用存在著一定的局限性，人事檔案內(nèi)容過(guò)于單一，人事檔案履歷表的填寫過(guò)于簡(jiǎn)單，內(nèi)容過(guò)于程式化，缺乏全方位了解干部情況的個(gè)性化檔案材料，難以全面反映干部的真實(shí)狀況，在干部人事任免、工作調(diào)動(dòng)、職務(wù)晉升、職稱評(píng)聘等工作中的影響力不強(qiáng)、執(zhí)行力不夠，人事檔案應(yīng)有的考察依據(jù)功效不能得到充分的發(fā)揮，檔案信息資源在服務(wù)社會(huì)發(fā)展的功能和作用沒(méi)有很好的顯現(xiàn)出來(lái)。另外干部人事檔案管理和利用的方式和手段存在著一定的局限性，檔案管理的信息化水平較低，人事檔案管理工作效率低下。為此，我們要進(jìn)一步完善檔案材料收集的長(zhǎng)效機(jī)制，把普通收集與定向收集、長(zhǎng)期性收集與突擊性收集結(jié)合起來(lái)，完善科學(xué)、合理、有效的檔案收集機(jī)制。收集材料是基礎(chǔ)，隨著干部制度改革的不斷深化，考察考核、學(xué)歷培訓(xùn)、職務(wù)聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來(lái)了新的要求。要發(fā)揮檔案工作者的主動(dòng)性，進(jìn)一步疏通和拓展檔案材料的來(lái)源渠道，將各種材料及時(shí)收集歸檔，確保檔案資料的真實(shí)性和收集過(guò)程的規(guī)范性。要充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，及時(shí)處理不符合歸檔要求的材料，利用現(xiàn)代技術(shù)手段及時(shí)督促監(jiān)管檔案材料的辦理進(jìn)程。同時(shí)創(chuàng)新檔案利用方法，充分挖掘檔案功能的發(fā)揮，提高檔案的利用價(jià)值，不斷豐富檔案內(nèi)涵，在檔案中增加全面的反映干部真實(shí)情況的內(nèi)容。要合理開(kāi)發(fā)利用干部人事檔案資源優(yōu)勢(shì)，建立健全檔案資源的系統(tǒng)化管理與利用的運(yùn)作機(jī)制，發(fā)揮檔案提供考察依據(jù)的有效作用。要?jiǎng)?chuàng)新干部人事檔案管理的方式方法，積極構(gòu)建以現(xiàn)代信息技術(shù)為依托的干部人事檔案信息平臺(tái)，提高檔案的管理與利用的效率，實(shí)現(xiàn)全面、動(dòng)態(tài)化管理，不斷提高檔案工作的效率和質(zhì)量。

五、全面推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效能

為充分發(fā)揮檔案管理工作在信息社會(huì)中的重要作用，我們要將信息技術(shù)與檔案管理技術(shù)緊密結(jié)合起來(lái)，加快推廣應(yīng)用檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，充分利用人事檔案信息計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，將檔案信息檢索方式由脫機(jī)檢索和聯(lián)機(jī)檢索發(fā)展為智能檢索及網(wǎng)絡(luò)檢索，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。同時(shí)通過(guò)計(jì)算機(jī)管理，對(duì)人事檔案信息資源進(jìn)行分類提取和分析加工，將大大提高檔案管理工作的效率和社會(huì)效益。與傳統(tǒng)檔案資料相比，數(shù)字電子檔案更易于保存、查詢和修改，并且可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)快速傳遞，大大提高人事檔案利用率，降低檔案管理成本，促進(jìn)人事檔案的信息化管理。在當(dāng)前現(xiàn)代信息化時(shí)代，要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化意識(shí)、科技化意識(shí)、計(jì)算機(jī)管理檔案意識(shí)、安全意識(shí)，加快檔案從人工管理向計(jì)算機(jī)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變。要積極組織檔案管理人員參加計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)，不斷更新檔案管理人員的管理理念，從重管理輕利用的傳統(tǒng)工作模式中解脫出來(lái)，變“封閉型”為“開(kāi)放型”，主動(dòng)面向知識(shí)經(jīng)濟(jì)主戰(zhàn)場(chǎng)，把檔案管理工作重心轉(zhuǎn)移到為單位改革發(fā)展和經(jīng)濟(jì)社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展提供高效服務(wù)的軌道上來(lái)。要努力打造一支專業(yè)化檔案干部隊(duì)伍，進(jìn)一步加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)以及計(jì)算機(jī)知識(shí)和人事檔案管理軟件知識(shí)的學(xué)習(xí)，拓寬自己的知識(shí)面，提高文字能力、綜合分析能力，要把檔案管理人員培養(yǎng)成為熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，懂得計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才。

（作者單位：河北省水利水電第二勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院）