淺論人事檔案管理中所面臨的問題和解決方案

摘 要： 人事檔案是在人事檔案管理活動中有關個人學習經歷、工作情況、職稱級別、品德水平的記錄，對于個人來說，是非常重要的，對于個人的過去是一個很好的總結，為現在提供一個參照，是未來的今天，所以人事檔案的管理無論對個人還是國家，都是很有必要的。

關鍵詞： 人事檔案管理 問題 解決方案

一、人事檔案管理中面臨的問題

人事檔案是有關個人的各方面信息的一個很好的總結，對于人才的選拔具有科學依據，所以管理好人事檔案非常重要。但是現在在人事檔案管理中存在這樣的現象，“說起來很重要，做起來不重要”。這種對人事檔案管理的不認真態度，造成了“人事檔案無用論”的流行。現在我國的人事檔案管理還存在一系列問題，歸結起來，大致有以下三個方面：

（一）多部門管理人事檔案

早在1988年，中組部、人事部“關于加強流動人員人事檔案管理工作的通知‘人調發[1988]5號’”的文件規定流動人員人事檔案統一由黨委組織部門、政府人事部門及所屬的人才流動服務中心等機構負責。其他機構不得承擔人事檔案的管理工作。

根據這個文件，關于人事檔案管理的工作的所屬權其實是很有限的，但就目前的情況來看，人事檔案管理上存在比較混亂的狀況。國家在“等機構”上并沒有將人事檔案的管理權限定在以上三個部門中，而是含混不清地承認其他某些機構也可以管理，這就為人事檔案的管理工作制造了難題，因為誰也不知道“等機構”是哪些機構。

由于這種人事檔案制度上的漏洞，當前人事檔案存在多部門共同管理的機制：國營單位在管，私營在管，一切單位都在管，而國家的硬性規定指標缺乏明確表述，人事檔案在管理上出現了很混亂的局面。

（二）缺乏認真負責的工作態度

多個部門管理人事檔案，造成人事檔案管理現狀只是限于流動形式。這種不好評估的管理工作在歷史上一直沒有得到充分重視，造成了工作人員工作積極性不高，甚至有些工作人員工作態度非常不認真。他們在對待具體的人事檔案管理工作時，敷衍了事，結果有的檔案調來調去，有的甚至不小心調沒了，因為有的不注重整理，甚至不封口。

這種人事檔案管理工作中的流行作風，非常不利于工作的有效開展與進行，為人們的工作和事業的變動造成了一系列麻煩的問題。認真負責是社會中每一項工作最起碼的職業素養和職業態度，需要加以重視。

（三）人事檔案管理水平差

首先，在一些檔案管理場所，檔案存放的環境不夠標準，造成一些檔案發潮，甚至被蟲蛀。其次，管理人事檔案的人員素質低。他們把人事檔案管理看做是很簡單的工作，有的一個人管理上千份檔案，甚至上萬份；同時，管理人員的水平也參差不齊，有的沒有經過培訓，就隨便整理檔案，造成一些檔案丟失。最后，有些人事檔案管理的手續不能緊跟時代要求，所需要的軟件不能很好地利用，造成還停留在手動整理的階段。一些檔案在整理的時候存在偏差，造成檔案的真實性有待考證。

二、造成人事檔案管理混亂的原因

隨著社會的發展，建立健全完善合理的人事檔案有著非常重要的意義。結合人事檔案管理現狀，具體分析，可知有以下幾個方面的原因：

（一）歷史上一直沒有得到充分重視

我國自改革開放以后，各項事業都得到了很大發展，近些年以來教育事業的發展更是有目共睹。面對這些傲人的成績，我們不能忘乎所以，實際上，在人才井噴式增長的背后，我們對人事檔案的管理工作卻缺乏相應的關注。很多措施還是以前流傳下來的老辦法，隨著時代的發展，越來越不能適應社會發展的要求。這是一個思路轉變的問題，加強思想重視，是解決這一問題的思想基礎。

（二）人事檔案管理制度還不健全

面對人事檔案管理混亂的這一現狀，我們必須認識到這樣一個原因：我們關于人事檔案管理的某些制度還不是很完善。比如上文所說的文件，對人事檔案管理所屬權的界定還不是很清晰，這是造成當前問題的一個主要原因。完善人事檔案管理制度是一個社會發展的必要保障，當前我們缺乏在這發面的相關立法，這是非常遺憾的。加上檔案管理制度繁瑣僵化，在辦理人事檔案管理時非常麻煩，這些都是不得不注意的。

（三）工作人員素質普遍不高

在當前教育大發展的情況下，面對越來越多的求職人群、畢業生，需要工作人員熱情、耐心的服務解答。但是在現實的工作中，人事檔案管理人員往往高高在上，辦事效率低下，不能很好地適應“顧客”的要求。

三、解決這些問題的方案

針對這樣的一些問題，我們必須從思想上加以重視，提出合理的解決辦法，改善人事檔案管理工作的某些不良現狀，確保人事檔案管理的科學性和真實性，提高辦事效率和工作質量。

第一，立法機關出臺相應的政策法規，讓人們從法律規章制度方面認識到人事檔案的重要性，加大社會對人事檔案的重視，從而在內心形成這種必要性；第二，分類管理，各司其職。明確檔案管理的所屬權，使各類不同工作性質的人員檔案都有明確的歸屬。國家單位職員的可以放在國家的檔案庫里，至于其他個人的根據相應的分類，分別放在其他正規的單位里，確保人事檔案得到科學合理的安排和整理；第三，人事檔案管理機構進行定時檢查。制定相應的檔案管理的規定，關于檔案費、保管費等，出臺相應的法律規定，確保具體條款；第四，利用現代化人事檔案管理手段。人事檔案管理要緊跟時代發展，運用高科技實現高效和快速的管理，關于人事檔案的管理，統一使用管理軟件，管理人員進行這方面的培訓，統一標準，運用的效果會變好；第五，加強對員工的培訓和教育，引進高素質人才，加強對他們的服務質量培訓，大家定時對自己負責的檔案進行監督、查看，確保文檔的真實性和全面性。第六，簡化手續辦理，同時加大對快遞支出的投入，確保快速、準確，提高工作效率和服務質量。

四、結語

人事檔案是個人的明信片，是最能證明自身學歷、工作經驗、品德表現的證明，所以我們要加強對人事檔案的管理，在管理方面，我們不僅要加強人事檔案的管理，還要很好地科學地利用人事檔案，充分發揮它的作用。

人事檔案的管理是一項惠及全民的工作，所以工作人員要高度重視整理工作，要不斷地提升自身的專業素質和專業水平，及時培訓，培養自己運用軟件的技術，在大家的協調下，一起整理好人事檔案。人事檔案對于個人的過去是一個很好的總結，就像一面鏡子，是對過去和現在最好的評估，對于未來是一張最好的“信用卡”。管理好人事檔案，不僅惠及個人，對于國家選派人才也有科學的依據，節省人力成本，為人才的更好利用提供真實考證。

參考文獻：

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