高校教務秘書的工作實踐及作用

摘 要： 隨著我國經濟的高速發展，高等教育迅速成長，高校管理體制的改革不斷深化。教育是高校的主要目標，要使教育教學工作順利進行，就必須有一支求真務實、認真負責的管理隊伍，而教務秘書在這個隊伍中起到非常重要的作用，提高教務秘書的工作素質對于搞好教學工作、促進學校協調發展具有至關重要的作用。

關鍵詞： 教務秘書 高校管理 培養建設

1.教務秘書在高校管理中的作用

1.1教務管理措施的執行人。

教務秘書是高校管理工作中的一個重要崗位，既擔任著管理工作又兼任為學生服務的工作。學校日常教學管理工作都是由教務秘書執行，負責教學排課、統計教學課時、督導教師工作、傳達學校領導指示、管理信息的統計、分析，科研和學生論文的整理工作，同時負責組織幾乎所有考務工作，包括考試、補考、重修等各項安排，試卷的發放、印制，各種考試的報名及準考證的發放等。

1.2教務管理中的溝通橋梁。

在日常工作中，教務秘書在教務處領導的指導下，開展分內的各項工作，起著傳達精神、上報基層情況、協調和服務教師生、保證高校教務、教學工作順利進行的重要作用。此外，教務秘書在高校教務管理部門與各個院系之間起到溝通橋梁的作用。高校出臺的一些管理制度、教學計劃，由上級領導下達到各個院系領導，其余的實際操作性工作都是由教務秘書和各個院系的教務秘書之間進行溝通聯系，準確領會領導的精神并且做到迅速地貫徹落實。

1.3教務管理中領導的助手。

教務秘書除了從事正常的教學管理工作外，還要協調教務工作、監督和管理教育教學質量；幫助領導做好教學質量的評估的組織工作；在日常的教學管理工作中做到一旦發現問題，就及時與領導溝通并采取措施解決問題，為相關領導提供準確直接的教務信息，以便領導制定相關的教務政策，還可以為教學工作提出有針對性的改善措施。

1.4教務管理中教師和學生的服務員。

目前高校中教務管理多數采取窗口化的模式，這種形式主要是為了給教師和學生提供最快捷直接的服務，方便處理教學過程中的調課等突發事件，聽取師生的反饋意見，提供學生各類數據、資料、成績、學籍情況等，維護高校教學工作的順利進行。

2.對于教務秘書工作的要求

教務秘書是聯系學校各個部門、部門與教師、教師與學生的重要橋梁和樞紐，是學校開展各項教務及教學工作的組織者和執行著，其所處位置極其重要，其工作關系到學校教務工作的順利進行及師生的正常工作和學習，因此，對于教務秘書的工作必須做到嚴格要求。

2.1要腳踏實地，嚴謹認真。

教務秘書的工作繁重而復雜，千頭萬緒，所有這些大小事務都需要親自操作，一旦出現突發狀況就要在短時間內保證高質量地完成，在工作中必須做到有條不紊、認真嚴謹、工作迅速得當，教務任務都是關系學校管理的大事，不得有半點大意，一定要保持高度的工作熱情和責任感，一旦出現一點差錯，就可能對教務工作造成不便，從而影響教學的順利進行，把教務工作做得精確、完美。

2.2公平公正，秉公辦事。

教務秘書雖然主要是執行上級的安排，但是也是對個院系及教師和學生的直接管理者，在工作時要保證一切從學校大局考慮，多方面考慮各種因素，正直、實事求是地進行工作安排。

例如，學校每學期都要安排期末考試、補考和重修考試等，在安排監考時要堅持公平合理的原則。在日常的教務工作中要做到認真公正地對待每位教師和學生，嚴格依照規則辦事，不徇私情，對于所有教職員工都一視同仁，服務周到熱情，又遵守規章程序。

2.3甘于助人、樂于奉獻。

教務秘書除了要做好領導和院系師生的溝通工作外，還要樹立良好的服務意識，目的是為廣大教職員工、學生提供更周到便捷的服務，充分做到尊重每一名教師和學生，工作態度認真負責、言語平易近人。工作中遇到的困難和誤會要勇于克服，努力協調，調解矛盾，甘于助人，樂于奉獻。

2.4吃苦耐勞，熱愛崗位。

教務秘書工作紛繁復雜，可能會同時進行多項任務，經常會占用節假日，面對復雜的工作，教務秘書要做到工作第一，吃苦耐勞，任勞任怨，顧全大局，堅持以嚴謹求實、一絲不茍的工作態度做好每一項分內工作。

3.對于高校教務秘書培養的建議

3.1改變傳統觀念，增強責任和服務意識。

由于教務秘書的工作特點，其在日常工作中必須強化責任意識和服務意識。加強責任意識培養有利于端正教務秘書的工作態度，認清自身的職責，讓做好本職工作的思想觀念根深蒂固，以此提高工作質量。在充當領導、教師、學生的樞紐角色時，必須注重提高自身的服務意識。教務秘書兼任領導和服務雙重工作，為領導決策提供實踐支持，同時要和師生深入接觸，讓學生了解教學相關信息，為學生解決考試、信息等問題。

3.2提高自身的專業素質。

教務秘書首先要掌握一定的專業知識，包括秘書相關的專業知識、本學校的課程安排特點等；做到充分協調，充當橋梁的教務秘書，溝通和交往是非常重要的工作，處理好院系之間、領導與師生之間、領導之間的關系，充分體現教務秘書的工作能力；文字表達能力是教務秘書的基本技能，要迅速、準確地表達完整的思想，平時要注重加強文字能力的培養和積累。

3.3注重信息化管理。

當今時代是信息時代，要保證教務秘書的計算機操作能力，注重實用先進的教務系統軟件，實現辦公網絡化，使繁瑣的工作變得簡化而精確，從而使工作效率大大提高。

4.結語

教務秘書在高校教務工作中具有至關重要的地位，其工作質量將直接影響高校的辦學質量，因此，高校在日常工作中一定要注重提高教務秘書的自身素質和工作能力，以使高校提高辦學質量，適應現代化高校教育的發展。

參考文獻：

[1]王誠怡.關于做好高校教學秘書工作的幾點思考[J].黑龍江高教研究，2004，（3）.

[2]張曉芳等.高校教學秘書工作的實踐與思考[J].河北農業大學學報.2009（6）.