芻議提高現代企業辦公效率的方式方法

【摘 要】電子信息化時代的到來，電腦、手機、傳真機等信息傳輸工具的普及促使企業辦公越來越便捷，企業辦公的效率也在逐步提高。本文就現代企業如何提高辦公效率進行了初步的探討。

【關鍵詞】信息化；效率；辦公

隨著時代的發展，信息化對人們生活的作用和影響能力在不斷的提高，它在現代經濟中的傳遞速度也在不斷的加快，電腦、手機、傳真機等信息傳輸工具的普及促使企業辦公越來越便捷，企業辦公的效率也在逐步提高。

一、改進病毒防范措施，提升網絡辦公效率

隨著計算機和網絡技術的迅猛發展和廣泛普及，企業辦公和各種業務系統都立足于網絡。但是，網絡所具有的開放性、自由性在增加應用自由度的同時，對安全提出了更高的要求。一旦網絡系統安全受到嚴重威脅，甚至處于癱瘓狀態，將會企業帶來巨大的經濟損失。如今病毒是導致局域網安全事件最為重要的原因，因此企業應加強對網絡病毒的防范和處理。現在的病毒大多數是蠕蟲病毒引起的，網絡具有信息交換快速的特性，而蠕蟲病毒也利用這個特性快速進行傳播。

推薦的企業防范和處理病毒措施如下：第一，加強網絡管理員的安全管理水平，提高安全意識。由于某些病毒利用的是系統漏洞進行攻擊，所以需要在第一時間內保持系統和應用程序的安全性，保持各種操作系統和應用軟件的更新。平時局域網要從加強安全意識著手，對日常工作中隱藏的病毒危害增加警覺性。第二，建立病毒檢測系統和災難備份系統。第一時間檢測到網絡的異常和病毒攻擊，盡量把損失減少到最小的范圍內。對于數據庫和數據系統，必須采用定期備份、多機備份的措施。第三，建立應急響應系統，努力將風險減到最小。由于病毒爆發的突然性，可能在病毒發現的時候已經蔓延到整個網絡，所以在突發情況下建立一個緊急響應系統是很有必要的，以便在病毒爆發的第一時間內提供解決方案。盡量少用U盤，避免因U盤的使用而感染病毒。如果電腦上沒有安裝病毒防護軟件，必須安裝一個最新版本的防毒軟件。可以使用網絡版瑞星殺毒軟件，便于統一管理，統一維護。及時更新防病毒軟件，定期掃描系統是否感染有病毒，養成良好的習慣。

二、運用“郵件合并”，提高辦公效率

“郵件合并”這個名詞最初是在批量處理“郵件文檔”時提出的，具體地說就是在郵件文檔的固定內容中，合并與發送相關的一組通信資料信息，從而批量生成需要的郵件文檔，借助Word提供的功能強大的數據管理功能“郵件合并”，我們就可以輕松、準確、快捷地提高辦公效率。

首先，建立主文檔。主文檔要求先制作好固定不變的主體內容，比如說會議通知、年底評優公告、放假通知等等。第二，準備好數據源。數據源是含有標題行的數據記錄表，其中包含相關的字段和記錄內容，字段列規定該列存儲的信息，每條記錄行存儲著一個對象的相應信息，比如會議通知的數據源中應該是各部門主管人員的名字、所屬部門等。數據源可以是Word、Excel、Access、Outlook中聯系人的記錄表，推薦使用Excel制作數據源。第三，把數據源合并到主文檔中。前面兩件事做好后，就可以用郵件合并功能將數據源中相應字段合并到主文檔的固定內容中去了，表格記錄行數、決定著主文件生成的份數。選擇菜單“視圖一任務窗格”命令顯示它，然后單擊它頂部右邊的下拉按鈕，在彈出的萊單中選擇“郵件合并”命令，切換到“郵件合并”任務窗格。接下來，可以在郵件合并任務窗格中看到“郵件合并向導”的第一步：選擇文檔類型，這里我們采用默認的選擇“信函”；單擊任務窗格下方的下一步，正在啟動文檔鏈接，進入“郵件合并向導”第二步：選擇開始文檔。由于我們當前的文檔就是主文擋，故采用默認選擇“使用當前文檔”。單擊任務窗格下方的下一步進入“郵件合并向導”第三步：選擇收件人。單擊“使用現有列表”區的“瀏覽”鏈接，打開“選取數據源”對話框。通過該對話框定位到“信函和信封（數據源）”案例文件的存放位置，選中它后單擊“打開”。由于該數據源是一個Excel格式的文件，接著彈出“選擇表格”對話框，數據存放在Sheet 1工作表中，在Sheet1被選中的情況下單擊“確定”按鈕接著彈出“郵件合并收件人”對話框，選擇哪些記錄要合并到主文檔，保持默認全選狀態。單擊“確定”按鈕，返回word編輯窗口；單擊下一步進入“郵件合并向導”的第四步：撰寫信函。這個步驟是郵件合并的核心，將數據源中需要的字段插入到主文檔中合適的位置。選中主文檔中的“[收信人姓名]”，單擊任務窗格中的“其它項目”鏈接，打開“插入合并域”對話框，“數據庫域”單選框被默認選中，下方的列表中出現了數據源表格中的字段。接下來選中“部門”，單擊“插入”按鈕后，數據源中該字段就合并到了主文檔中，將其它的信息都一一插入，可以看到從數據源中插入的字段都被用“《》”符號擴起來，以便和文檔中的普通內容相區別。檢查確認之后，就可以單擊下一步進“郵件合并向導”。第五步：預覽信函。可以看到剛才主文檔中的帶《》符號的字段，變成數據源表中的第一條記錄中信息的具體內容。最后，進行打印。打印這一環節也是比較麻煩的。主要是由于打印的頁數多。一次性打印經常會碰到卡紙等故障，造成中斷。郵件合并后，文檔并沒有分頁，所以需要重新做一文檔，使每張都有一固定頁碼，便于打印或處理。步驟一：執行郵件合并工具條的“合并到新文檔”功能，將自動新建一個文檔，給文檔起文件名。步驟二：利用Word中的查找和替換功能，查找文檔中的“分節符”全部替換為“分頁符”。執行后可以看到，每張都有獨立的頁碼，這樣就可以有選擇打印了。

三、逐步實現移動辦公模式，提高辦公效率

移動辦公是指企業辦公模式不再限制工作地點、工作時間等，繼電腦辦公之后再一次實現“無紙辦公”。這樣企業員工就可以從辦公當中釋放出來，不再受傳統的辦公模式的限制，真正隨心辦公的同時有保持了企業本身在市場中的競爭力。這樣企業員工就可不受傳統辦公的固定模式限制，即使在辦公室外部、路上甚至是家里持續工作，將在很大程度上提高辦公效率，從而在日益激烈的商業大潮中保持強勁的競爭力。

第一，在室內辦公。移動辦公的特點就是只要在有效范圍之內，有無線局域網就能可以在任何地點實現辦公，不用再受傳統辦公的那種線纜的束縛。例如，當用戶在會議中心開會時，可以對自己公司的相關信息進行訪問，這無疑有助于他權衡利弊，最終做出正確抉擇。第二，在戶外辦公。很多的企業管理者由于業務上的需求會出門在外，以前的辦公模式就是離開了辦公室辦公就相對困難，但是通過移動辦公就可以解決這些問題。通過移動辦公可以機場、會堂中心、大旅館、飯店甚至咖啡廳等地方實現辦公。在旅途中的辦公人員只須在其便攜式電腦中安裝上適當的適配卡即可接入當地的有線或無線網絡，并進而接入因特網。這樣就可以實現隨時隨地隨心辦公，而不會因為某些不必要的原因拖慢辦公的進度。第三，在家里辦公。通過移動辦公可以實現企業的遠程工作計劃可以使其員工在家里就可以進行有效的工作。在家里工作時必須與公司的網絡進行高速連接，一旦出現什么緊急的事務要處理就不用浪費時間回到公司處理，在很大的程度上節省了人力和物力，從而提高工作效率。

參 考 文 獻

[1]龔蕙.突破文件管理桎梏提高企業辦公效率[J].辦公自動化.2006（6）

[2]左丹.辦公自動化條件下對電子文件管理的思考[J].蘭臺世界.2007（5）

[3]周桂飛，吳啟華.優化辦公網絡提升網絡辦公效率[J].信息與電腦（理論版）.2011（1）