辦公室工作的關(guān)鍵在于加強執(zhí)行力

【摘 要】辦公室工作的重點是加強執(zhí)行力，制度建設(shè)很關(guān)鍵，但需要堅決的執(zhí)行才能發(fā)揮效果，良好執(zhí)行力是企業(yè)辦公室工作的成敗所在。

【關(guān)鍵詞】辦公室工作；制度建設(shè)；執(zhí)行力

“實干興邦，空談?wù)`國”，這是習(xí)近平總書記的諄諄教導(dǎo)。言猶在耳，意味深長。隨著我國市場經(jīng)濟的發(fā)展和有關(guān)市場經(jīng)濟各項制度的完善，以公司制為代表的現(xiàn)代企業(yè)制度逐步完善起來，董事會是企業(yè)的決策中樞，而辦公室則是企業(yè)的執(zhí)行中樞。經(jīng)濟社會的發(fā)展促使了人們觀念的轉(zhuǎn)化，人們對辦公室工作的認識和理解再也不是過去那種“打雜”的印象，“執(zhí)行力”這個對辦公室工作的理解詞代表了當前人們對辦公室工作的最準確的界定。對于一個企業(yè)來說，只有解放思想，真抓實干，才能與當前的形勢同步，才能真正產(chǎn)生良好的經(jīng)濟效益，走上健康、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展的道路。具體到企業(yè)辦公室工作，如何加強制度建設(shè)，加強執(zhí)行力，是當務(wù)之急，刻不容緩。

一、加強辦公室制度建設(shè)是提高執(zhí)行力的重要條件

制度建設(shè)是保障企業(yè)順利運轉(zhuǎn)的前提，科學(xué)合理的制度對規(guī)范辦公室各項工作、順利貫徹企業(yè)決策層的意圖至關(guān)重要。辦公室的上呈下達的特殊地位決定了辦公室工作的特殊性：必須具備較強的應(yīng)變性、善于協(xié)助決策層處理突發(fā)性事件、很多時候甚至是處理瑣碎的事情。俗話說，“沒有規(guī)矩，不成方圓”。規(guī)范管理是一切工作的基礎(chǔ)。規(guī)范，就是要有章可循、有法可依，按規(guī)矩辦事，按程序辦事。辦公室工作涵蓋面很廣，事情很多、很雜，要做到“不越位、不缺位、不錯位”，就必須有一套完善的規(guī)章制度。規(guī)章制度是規(guī)范化運作的保障。辦公室要實現(xiàn)“辦文辦成規(guī)范佳作，辦會辦得成功圓滿，辦事辦得無可挑剔”的工作目標，就必須建立健全各項規(guī)章制度，細化完善各崗位工作職責(zé)、各項業(yè)務(wù)工作流程、員工考核激勵辦法等規(guī)章制度，強化體系建設(shè)，明確各項工作的數(shù)量標準、質(zhì)量標準、時效標準，將標準貫徹于細節(jié)中，規(guī)范員工行為，理順管理流程，明晰工作內(nèi)容，高標準、高質(zhì)量地保證任務(wù)完成。

在辦公室工作制度比較完善之后，體現(xiàn)辦公室工作職能的重要環(huán)節(jié)就是辦公室工作的執(zhí)行力。這是辦公室工作的根本所在，也是辦公室活力的體現(xiàn)。辦公室是一個單位的指揮部、參謀部、服務(wù)部和中樞機關(guān)，定位和角色就是要履行“參與政務(wù)、管好事務(wù)、搞好服務(wù)”三大基本職能，做好“參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查、后勤服務(wù)”四項基本任務(wù)，對于企業(yè)黨組決策的落實和全局工作的推進，具有非常特殊的地位和極其重要的作用。辦公室的職能、特點決定了辦公室大量的工作靠執(zhí)行，執(zhí)行力貫穿于辦公室工作的方方面面。隨著社會的發(fā)展，突發(fā)性、緊急性的事情越來越多，比如群眾上訪、民工工資拖欠、輿論輿情控制等，都需要辦公室工作人員時刻必須保持高度的政治敏感性和及時處理應(yīng)對的敏銳性。同時，隨著社會的進步和日新月異的變化，對辦公室工作的服務(wù)標準也要求越來越高，工作的范圍和領(lǐng)域也越來越廣，需要辦公室承擔(dān)的任務(wù)和協(xié)調(diào)的范圍也越來越寬，既有事關(guān)全局的大事，又有雞毛蒜皮的瑣事，既要參與政務(wù)，又要管理事務(wù)，還要搞好服務(wù)，這些都對執(zhí)行力提出了新的要求。

二、辦公室工作執(zhí)行力不足的主要原因

制度的生命力在于落實，落實制度的關(guān)鍵在于人。制度的落實過程是企業(yè)管理的一個重要方面，在這個過程中，工作人員的素質(zhì)得到了鍛煉，相關(guān)制度也得到了檢驗和完善。因此，辦公室工作人員的基本素質(zhì)是落實辦公室制度的重要因素。對大多數(shù)企業(yè)而言，經(jīng)過一段時間的磨合之后，辦公室作為一個執(zhí)行的中樞機構(gòu)，大都會運轉(zhuǎn)得比較順暢。但是，由于瞬息萬變的市場需求、工作人員隊伍的穩(wěn)定性等多方面原因，使得辦公室工作的執(zhí)行力會受到影響，表現(xiàn)在諸如作風(fēng)不夠嚴謹、對決策層相關(guān)政策的領(lǐng)會不夠到位以及對上下意見傳達過程中的偏差等等，這會導(dǎo)致辦公室工作在高度、速度和力度等方面的不足，嚴重的甚至?xí)绊懙狡髽I(yè)的正常發(fā)展。導(dǎo)致辦公室執(zhí)行力低下的原因有以下幾點：

（一）執(zhí)行者工作積極性下降導(dǎo)致的主觀能動性不夠

具體表現(xiàn)在執(zhí)行意識不強，執(zhí)行起來不堅定果斷，有時候出現(xiàn)斷層和盲區(qū)，影響執(zhí)行效果；執(zhí)行者責(zé)任意識淡漠，缺乏責(zé)任心，對工作滿足于一般的完成，安于現(xiàn)狀、得過且過的現(xiàn)象較為嚴重。

（二）由于執(zhí)行者的短視，出于對部門利益和自身利益過多的考量，缺乏全局觀念和大局意識

在貫徹上級要求時打折扣，趨利避害，找借口推卸責(zé)任，只找外部原因，不從主觀上查找原因。其結(jié)果是以功利性的取舍來權(quán)衡工作得失，必然使得辦公室工作與決策層的意圖背道而馳，從而加大了企業(yè)內(nèi)耗，與上級的要求相去甚遠。

（三）制度不夠完善，執(zhí)行流程不清

提高執(zhí)行力，光靠自覺性是不夠的，必須有一套堅強的制度，形成規(guī)范、持久的執(zhí)行力。制度的缺陷和紕漏是造成執(zhí)行不力的主要原因，崗位職責(zé)不細，會導(dǎo)致責(zé)任不明確、措施不到位、督查不及時、獎罰不分明，以至于工作效率低下，執(zhí)行力度減弱。執(zhí)行的先決條件是建立一套完整嚴格的執(zhí)行制度和完善的責(zé)任機制，用制度約束人，用制度激勵人，減少工作的隨意性和盲動性。

（三）執(zhí)行手段和執(zhí)行方法落后，執(zhí)行效果不佳

具體表現(xiàn)在執(zhí)行者長期得不到應(yīng)有的培訓(xùn)而逐漸喪失了靈活的應(yīng)變能力，還有的企業(yè)辦公室辦公設(shè)備得不到及時更新，從而造成在執(zhí)行中經(jīng)常出現(xiàn)的問題是缺乏統(tǒng)籌、缺乏藝術(shù)、缺乏溝通，造成信息不對稱、工作被動、銜接不上等等問題。

三、切實提升辦公室工作執(zhí)行力的著力點

（一）提升辦公室工作執(zhí)行力的指導(dǎo)思想

“細節(jié)決定成敗”，這句話可以看做是對辦公室工作在執(zhí)行力意義上的最精辟的寫照。它不但指出了辦公室工作對企業(yè)整體運轉(zhuǎn)在細節(jié)上的關(guān)照，而且體現(xiàn)出辦公室工作對一個企業(yè)鮮活的推動。提升辦公室工作的執(zhí)行力，關(guān)鍵在于轉(zhuǎn)變執(zhí)行者的工作理念，增強執(zhí)行者的綜合素養(yǎng)，主要體現(xiàn)在：

一是執(zhí)行者的奉獻精神。無私奉獻、任勞任怨是辦公室工作的重要前提。辦公室工作是無定時工作制，需要每一個工作人員都要隨叫隨到，沒日沒夜，加班加點。如果沒有吃苦耐勞、勇于奉獻的精神，就難以做好辦公室工作。作為辦公室工作人員就要吃苦在前，享樂在后；要不計名利，顧全大局；要受得了砥礪，經(jīng)得起摔打；要有強烈的責(zé)任心和事業(yè)心，對工作要滿腔熱忱。

二是執(zhí)行者的溝通協(xié)調(diào)能力。綜合協(xié)調(diào)能力是辦公室工作人員的基本能力。在實際工作中，對上要落落大方、不卑不亢，要處之有度、把握分寸。對待同級要以誠相待、開誠布公，不能盛氣凌人、胡亂指揮。對待下屬要嚴以律己、寬以待人，不能頤指氣使、吆三喝四。良好的溝通是一種工作藝術(shù)，是行之有效的工作方法。一個好的溝通師可以避免誤會、消除誤解，盡快達成共識。

三是執(zhí)行者的工作效率。工作效率的高低是考評執(zhí)行力水平的標志。辦公室工作必須有強烈的時間觀念，有求真務(wù)實、雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)，盡量在有限的時間內(nèi)完成應(yīng)辦的事情。辦公室工作要保持高節(jié)奏、高效率、全方位、全天候、全身心的態(tài)勢，以只爭朝夕的態(tài)度辦好每一項工作。要當日事當日畢，特殊事特殊辦，緊急事情不過夜，重大問題不過天，有時限問題不過時，堅決杜絕敷衍塞責(zé)、相互扯皮現(xiàn)象。

四是執(zhí)行者的督查督辦能力。抓好督查督辦亦是辦公室工作的主要環(huán)節(jié)，也是辦公室工作提高執(zhí)行力的關(guān)鍵。辦公室要根據(jù)公司的決策和部署及時進行立項分解，確定完成時間、目標和責(zé)任，進行督查督辦，及時反饋意見。對領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情要件件有回音、事事有答復(fù)，要在督查督辦中敢于碰硬、動真格，對落實的事情一辦到底，切實提升執(zhí)行力。

五是執(zhí)行者的學(xué)習(xí)能力。辦公室工作是協(xié)助決策層總攬全局，全面貫徹理解決策層的工作重心，因此在執(zhí)行過程中要接觸各個層面的社會關(guān)系，處理方方面面的具體工作。這就要求辦公室工作人員是一專多能的綜合型員工，要不斷學(xué)習(xí)政策法規(guī)、經(jīng)濟理論和專業(yè)知識，熟悉各方面的工作，才能做到得心應(yīng)手、游刃有余。辦公室工作人員要做到與時俱進，力求甚解，勤于思考，不斷總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，豐富閱歷，增長才干，提高綜合素質(zhì)，陶冶情操和修養(yǎng)。

（二）提高辦公室工做執(zhí)行力的具體措施

首先，創(chuàng)新管理方式是提升執(zhí)行力的前提。思路決定出路，觀念一新天地寬。提高執(zhí)行力首先要創(chuàng)新管理理念，充分認識到人是核心因素。管理就要以人為本，注重個人的發(fā)展空間和自我價值，最大限度地創(chuàng)造平臺和環(huán)境，發(fā)揮主動性和積極性，提高創(chuàng)新意識和競爭意識，確保人盡其才，才盡其用。“海闊憑魚躍，天高任鳥飛”。要拓展辦公室工作人員的舞臺，增強每一個工作人員處理紛繁事務(wù)的能力，在外圓內(nèi)方的前提下，盡量發(fā)揮個人的想象力和應(yīng)對力，機動靈活，急事急辦，特事特辦，決不能循規(guī)蹈矩、按部就班。

其次，增強責(zé)任心是提升執(zhí)行力的基礎(chǔ)。責(zé)任心的大小，決定了執(zhí)行力度的強弱；進取心的強弱，決定了執(zhí)行效果的好壞。如果沒有責(zé)任意識，沒有一顆熱忱負責(zé)任的心，那么執(zhí)行力就是海市蜃樓了。工作中要善于抓住主要矛盾，提綱挈領(lǐng)，防止面面俱到，不分主次，分不清輕重緩急。要強化和落實工作責(zé)任，謹慎對待辦公室的每一項工作，切實做到說出的話經(jīng)得起推敲，發(fā)出的文經(jīng)得起檢驗，經(jīng)辦的事經(jīng)得起評價，切忌避免因責(zé)任心缺失造成工作的被動和失誤。

最后，完善管理制度是提升執(zhí)行力的保障。辦公室工作原則性強、突擊性強、時效性強，沒有一套“管理制度化、工作流程化”的理念，工作隨意性和不確定性大，就會貽誤工作，失職失責(zé)。只有用制度來理清頭緒，規(guī)范行為，才能克服職責(zé)不清、信息不暢、業(yè)務(wù)不精等影響執(zhí)行力的因素。有章可循，有法可依，建立靠制度激勵約束、靠制度管人管事的機制，用行必責(zé)實的責(zé)任機制鍛造執(zhí)行力，才能使辦公室的工作取得實質(zhì)性的突破。

綜上可見，辦公室工作是統(tǒng)領(lǐng)全局而又起于微末，高效的執(zhí)行力是辦公室工作的生命力，也是提高企業(yè)企業(yè)管理水平，助推企業(yè)健康良性發(fā)展以及增強企業(yè)市場競爭力的強大動力。而把企業(yè)完善的管理制度、高素質(zhì)的員工隊伍、對市場信息的準確分析科學(xué)結(jié)合而產(chǎn)生的辦公室執(zhí)行力，也是企業(yè)競爭力不可或缺的一部分。因此，辦公室工作必須制度先行，重在落實，嚴格而不失靈活性，以點帶面，并且加強執(zhí)行者的綜合素質(zhì)，求真務(wù)實，身體力行，以身作則，把執(zhí)行力一以貫之。