新時期高職院校檔案管理的問題與對策研究

【摘 要】高職院校檔案管理對于發(fā)展教育事業(yè)，服務(wù)經(jīng)濟建設(shè)具有很高的開發(fā)利用價值。目前高職院校存在檔案管理意識淡薄、管理制度的不健全、管理人員素質(zhì)不高、管理方式落后等問題。因此要采取強化檔案意識、重視檔案工作、健全管理制度、科學(xué)建設(shè)管庫、堅持依法治檔和提高提高檔案工作人員素質(zhì)等措施來強化檔案管理。

【關(guān)鍵詞】高職院校；檔案管理；問題；對策

高職院校檔案是學(xué)校各部門行使職權(quán)、處理工作所形成的各種文件和教學(xué)、科研等業(yè)務(wù)活動中積累的資料，通過對具有保存價值的各種載體的文件資料進行整理、組卷、編碼和排列等工作，形成了可供查找利用的檔案。高職院校檔案的形成范圍廣，內(nèi)容新舊混雜而豐富，種類繁多，它一般包括四大門類：科技檔案、文書檔案、人事檔案、財會檔案。根據(jù)《高職院校檔案實體分類法》的劃分，它包括如下的十個一級項目的種類內(nèi)容：黨群、行政、教學(xué)、科研、儀器設(shè)備、基建、產(chǎn)品生產(chǎn)及科技開發(fā)、外事、財會等。

一、高職院校檔案管理的重要作用

檔案具有非常重要的作用，恩格斯曾經(jīng)說過，“對事態(tài)的真相，現(xiàn)在不可能提出文件來作證據(jù)，只有事態(tài)本身作為歷史陳跡的時候，這些證據(jù)才會出現(xiàn)。”高職院校檔案真實地反映了學(xué)校各個時期的面貌，對于學(xué)校編史修志，和行政管理、教學(xué)、科研、維護學(xué)校或師生員工的利益，有著重要而特殊的參考、憑證、借鑒作用，尤其是不同歷史時期的珍貴史料和科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域的尖端成果檔案，對于發(fā)展教育事業(yè)，服務(wù)經(jīng)濟建設(shè)具有很高的開發(fā)利用價值。在高職院校建立統(tǒng)一保管的檔案工作實體對檔案實行統(tǒng)一管理，便于對本單位各門類檔案從管理制度、規(guī)范要求等方面進行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，促進檔案信息資源的綜合開發(fā)，同時有利于促進檔案整體的標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理的現(xiàn)代化，有利于實現(xiàn)信息共享。

二、目前檔案工作存在問題

目前，大部分高職院校已建立起了綜合檔案室或檔案館，但根據(jù)本人多年來所從事的高職院校檔案工作實踐經(jīng)驗發(fā)現(xiàn)，我國高職院校檔案管理中存在如下一些問題。（1）檔案管理意識淡薄，對檔案工作認(rèn)識不足。長期以來，一些高職院校領(lǐng)導(dǎo)片面認(rèn)為，高職院校的中心任務(wù)是教書育人，對檔案工作缺乏認(rèn)識，不把學(xué)校檔案管理工作提上議事日程，對檔案工作沒有給與足夠的重視和支持，對本單位檔案工作存在的問題解決不得力。領(lǐng)導(dǎo)忽視，使高職院校檔案人員處在地位不高，責(zé)任不清，難度加大的工作環(huán)境中，嚴(yán)重影響了檔案工作的順利開展。（2）檔案管理制度的不健全。要搞好學(xué)校的檔案工作，必須依法治檔，有切實可行的措施做保證。學(xué)校在安排整體工作時，必須把檔案工作作為重要的工作加以研究布置，建立起切實可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類，按照歸檔要求和管理辦法，使檔案工作走上規(guī)范化，制度化的軌道，使檔案工作做到有章可循，有法可依。（3）檔案管理人員素質(zhì)不高。改革者開放和社會主義市場經(jīng)濟體制的建立，對檔案管理工作提出了新的要求。一名合格的檔案管理人員應(yīng)具備一定的理論水平和政治素養(yǎng)，熟悉黨和國家關(guān)于檔案方面的方針和政策，具備一定的歷史知識，一定的語文知識以及文字表達能力。此外，隨著校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和信息技術(shù)的普及，高職院校檔案工作繼續(xù)一批現(xiàn)代化信息管理方面的人才。但目前能達到上述要求的高職院校檔案管理人員為數(shù)不多。（4）管理方式落后。高職院校檔案傳統(tǒng)上僅僅是以單一的紙質(zhì)檔案為主，由于經(jīng)常查閱取放的自然磨損和紙張的老化變質(zhì)，使介質(zhì)檔案保存期不長且存放不方便，占用面積大，同時不易復(fù)制，難以達到永久安全保存，因而給檔案管理增加苦難。

三、高職院校檔案工作應(yīng)采取的措施

（1）強化檔案意識。首先是高職院校領(lǐng)導(dǎo)者思想觀念的轉(zhuǎn)變。加強檔案工作，必須不斷提高領(lǐng)導(dǎo)者檔案意識，加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要把檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)者的議事日程。其次，解決檔案工作中的實際問題，包括人力，物力，財力等方面，以及解決有關(guān)檔案安全保護，有效利用等實際困難，做到把檔案工作的發(fā)展與學(xué)校教學(xué)，科研等工作的發(fā)展同步前進。端正一種認(rèn)識，不把檔案工作當(dāng)作“閑差”，采取輕視態(tài)度，意識明確職責(zé)，要根據(jù)檔案部門的規(guī)定，真正把檔案工作做到位。（2）重視檔案工作。具體來講，一是提前準(zhǔn)備。檔案的價值和檔案工作的作用，具有比較明顯的滯后性，延展性的特點，要提前準(zhǔn)備，以備后用。檔案事業(yè)是功當(dāng)代，利在千秋的事業(yè)，作為檔案工作者，如果思想懶散不想干事，本事不強無能干事，經(jīng)費缺乏沒法干事，有些工作不做或不到位，似乎無礙大局，領(lǐng)導(dǎo)不追不問，自己心安理得，勢必給今后工作造成嚴(yán)重影響。二是求真務(wù)實。檔案工作每件事都是實事，都要實實在在地去完成，沒法偷工減料，不允許混日子，兢兢業(yè)業(yè)，嚴(yán)肅認(rèn)真，才符合檔案部門和檔案工作的職責(zé)和要求，符合黨性原則和事業(yè)原則，才是值得提倡的。三是加大投入。檔案工作，需要做的事很多，都要人干，要有錢干，要有人才保證和經(jīng)費保證；要有事業(yè)心，責(zé)任感的人干，有知識，有能力的人干。干事要錢，建房，維修，設(shè)備，管護，學(xué)習(xí)培訓(xùn)，檢查指導(dǎo)，樣樣都要花錢。因此，各級領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)真明確，思想重視，切實創(chuàng)造條件加以解決。（3）健全管理制度。高職院校檔案部門要在上級主管部門及分管院長領(lǐng)導(dǎo)下，依據(jù)檔案法，結(jié)合本院實際，制定本院檔案管理人員崗位目標(biāo)責(zé)任制，把完整、系統(tǒng)的檔案收集整理工作納入基層領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的崗位責(zé)任制，并與考核和獎懲掛鉤。以此來激發(fā)檔案工作人員的積極性和創(chuàng)造性，發(fā)覺他們的潛力，推動學(xué)院檔案工作向前發(fā)展。（4）科學(xué)建設(shè)管庫。今年來高職院校處在不斷擴招之中，但是大多數(shù)高職院校的教育經(jīng)費并沒有相應(yīng)增加，也缺少相應(yīng)的科學(xué)規(guī)劃體系。因此，應(yīng)該加大資金投入，對管庫建設(shè)進行科學(xué)規(guī)劃，使各種新載體的檔案順利進館。同時建立專門的陳列，展覽場地，使館藏建設(shè)由單純的“數(shù)量型”逐步轉(zhuǎn)化為數(shù)量與質(zhì)量“并重型”。（5）堅持依法治檔。我國《檔案法》以及相關(guān)的條例，辦法都對檔案工作提出了原則性要求，這是檔案工作應(yīng)遵守的準(zhǔn)則。但是，社會在不斷變化，檔案的法制建設(shè)也應(yīng)進一步更新，完善。只有根據(jù)檔案工作的需求，不斷完善檔案工作的有關(guān)法律條規(guī)，并加大對相關(guān)法規(guī)的宣傳，增強法制觀念，做到有法可依，有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究，才能促進高職院校檔案工作者檔案法律意識的進一步提高，努力為依法管理檔案事亞營造一個良好的社會氛圍，確保依法治黨順利實施。（6）提高高職院校檔案工作人員素質(zhì)。首先，要強化檔案工作人員的職業(yè)道德觀念。其次，要加強檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)。最后，要充分利用高職院校資源進行在職教育。為適應(yīng)學(xué)習(xí)終身化的要求，應(yīng)建立和完善檔案專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育制度和檔案業(yè)務(wù)人員持證上崗制度，大力開展以崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育為重點的檔案工作者在職教育，進一步提高檔案工作者的素質(zhì)。

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