新時期高職院校檔案管理的問題與對策研究

【摘 要】高職院校檔案管理對于發展教育事業，服務經濟建設具有很高的開發利用價值。目前高職院校存在檔案管理意識淡薄、管理制度的不健全、管理人員素質不高、管理方式落后等問題。因此要采取強化檔案意識、重視檔案工作、健全管理制度、科學建設管庫、堅持依法治檔和提高提高檔案工作人員素質等措施來強化檔案管理。

【關鍵詞】高職院校；檔案管理；問題；對策

高職院校檔案是學校各部門行使職權、處理工作所形成的各種文件和教學、科研等業務活動中積累的資料，通過對具有保存價值的各種載體的文件資料進行整理、組卷、編碼和排列等工作，形成了可供查找利用的檔案。高職院校檔案的形成范圍廣，內容新舊混雜而豐富，種類繁多，它一般包括四大門類：科技檔案、文書檔案、人事檔案、財會檔案。根據《高職院校檔案實體分類法》的劃分，它包括如下的十個一級項目的種類內容：黨群、行政、教學、科研、儀器設備、基建、產品生產及科技開發、外事、財會等。

一、高職院校檔案管理的重要作用

檔案具有非常重要的作用，恩格斯曾經說過，“對事態的真相，現在不可能提出文件來作證據，只有事態本身作為歷史陳跡的時候，這些證據才會出現。”高職院校檔案真實地反映了學校各個時期的面貌，對于學校編史修志，和行政管理、教學、科研、維護學校或師生員工的利益，有著重要而特殊的參考、憑證、借鑒作用，尤其是不同歷史時期的珍貴史料和科學技術領域的尖端成果檔案，對于發展教育事業，服務經濟建設具有很高的開發利用價值。在高職院校建立統一保管的檔案工作實體對檔案實行統一管理，便于對本單位各門類檔案從管理制度、規范要求等方面進行統一領導，促進檔案信息資源的綜合開發，同時有利于促進檔案整體的標準和檔案管理的現代化，有利于實現信息共享。

二、目前檔案工作存在問題

目前，大部分高職院校已建立起了綜合檔案室或檔案館，但根據本人多年來所從事的高職院校檔案工作實踐經驗發現，我國高職院校檔案管理中存在如下一些問題。（1）檔案管理意識淡薄，對檔案工作認識不足。長期以來，一些高職院校領導片面認為，高職院校的中心任務是教書育人，對檔案工作缺乏認識，不把學校檔案管理工作提上議事日程，對檔案工作沒有給與足夠的重視和支持，對本單位檔案工作存在的問題解決不得力。領導忽視，使高職院校檔案人員處在地位不高，責任不清，難度加大的工作環境中，嚴重影響了檔案工作的順利開展。（2）檔案管理制度的不健全。要搞好學校的檔案工作，必須依法治檔，有切實可行的措施做保證。學校在安排整體工作時，必須把檔案工作作為重要的工作加以研究布置，建立起切實可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規范各類檔案的分類，按照歸檔要求和管理辦法，使檔案工作走上規范化，制度化的軌道，使檔案工作做到有章可循，有法可依。（3）檔案管理人員素質不高。改革者開放和社會主義市場經濟體制的建立，對檔案管理工作提出了新的要求。一名合格的檔案管理人員應具備一定的理論水平和政治素養，熟悉黨和國家關于檔案方面的方針和政策，具備一定的歷史知識，一定的語文知識以及文字表達能力。此外，隨著校園網絡建設和信息技術的普及，高職院校檔案工作繼續一批現代化信息管理方面的人才。但目前能達到上述要求的高職院校檔案管理人員為數不多。（4）管理方式落后。高職院校檔案傳統上僅僅是以單一的紙質檔案為主，由于經常查閱取放的自然磨損和紙張的老化變質，使介質檔案保存期不長且存放不方便，占用面積大，同時不易復制，難以達到永久安全保存，因而給檔案管理增加苦難。

三、高職院校檔案工作應采取的措施

（1）強化檔案意識。首先是高職院校領導者思想觀念的轉變。加強檔案工作，必須不斷提高領導者檔案意識，加強對檔案工作的領導，要把檔案工作納入領導者的議事日程。其次，解決檔案工作中的實際問題，包括人力，物力，財力等方面，以及解決有關檔案安全保護，有效利用等實際困難，做到把檔案工作的發展與學校教學，科研等工作的發展同步前進。端正一種認識，不把檔案工作當作“閑差”，采取輕視態度，意識明確職責，要根據檔案部門的規定，真正把檔案工作做到位。（2）重視檔案工作。具體來講，一是提前準備。檔案的價值和檔案工作的作用，具有比較明顯的滯后性，延展性的特點，要提前準備，以備后用。檔案事業是功當代，利在千秋的事業，作為檔案工作者，如果思想懶散不想干事，本事不強無能干事，經費缺乏沒法干事，有些工作不做或不到位，似乎無礙大局，領導不追不問，自己心安理得，勢必給今后工作造成嚴重影響。二是求真務實。檔案工作每件事都是實事，都要實實在在地去完成，沒法偷工減料，不允許混日子，兢兢業業，嚴肅認真，才符合檔案部門和檔案工作的職責和要求，符合黨性原則和事業原則，才是值得提倡的。三是加大投入。檔案工作，需要做的事很多，都要人干，要有錢干，要有人才保證和經費保證；要有事業心，責任感的人干，有知識，有能力的人干。干事要錢，建房，維修，設備，管護，學習培訓，檢查指導，樣樣都要花錢。因此，各級領導要認真明確，思想重視，切實創造條件加以解決。（3）健全管理制度。高職院校檔案部門要在上級主管部門及分管院長領導下，依據檔案法，結合本院實際，制定本院檔案管理人員崗位目標責任制，把完整、系統的檔案收集整理工作納入基層領導和檔案管理人員的崗位責任制，并與考核和獎懲掛鉤。以此來激發檔案工作人員的積極性和創造性，發覺他們的潛力，推動學院檔案工作向前發展。（4）科學建設管庫。今年來高職院校處在不斷擴招之中，但是大多數高職院校的教育經費并沒有相應增加，也缺少相應的科學規劃體系。因此，應該加大資金投入，對管庫建設進行科學規劃，使各種新載體的檔案順利進館。同時建立專門的陳列，展覽場地，使館藏建設由單純的“數量型”逐步轉化為數量與質量“并重型”。（5）堅持依法治檔。我國《檔案法》以及相關的條例，辦法都對檔案工作提出了原則性要求，這是檔案工作應遵守的準則。但是，社會在不斷變化，檔案的法制建設也應進一步更新，完善。只有根據檔案工作的需求，不斷完善檔案工作的有關法律條規，并加大對相關法規的宣傳，增強法制觀念，做到有法可依，有法必依，執法必嚴，違法必究，才能促進高職院校檔案工作者檔案法律意識的進一步提高，努力為依法管理檔案事亞營造一個良好的社會氛圍，確保依法治黨順利實施。（6）提高高職院校檔案工作人員素質。首先，要強化檔案工作人員的職業道德觀念。其次，要加強檔案工作者的業務素質。最后，要充分利用高職院校資源進行在職教育。為適應學習終身化的要求，應建立和完善檔案專業技術人員繼續教育制度和檔案業務人員持證上崗制度，大力開展以崗位培訓和繼續教育為重點的檔案工作者在職教育，進一步提高檔案工作者的素質。

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