企業(yè)人事檔案管理中常見問題及應對措施

覃衛(wèi)英

摘要：本文就企業(yè)人事檔案管理中的普遍問題進行了探討，并就這些問題對癥下藥提出了解決措施，主要從管理意識、材料收集、管理體制、網(wǎng)絡化管理和硬件設施等方面展開了論述。

關鍵詞：企業(yè)；人事；檔案；管理；規(guī)范；制度

人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是使用和管理人才的重要依據(jù)。改革開放以來，我國的人事檔案管理工作取得了顯著的成績。但是隨著社會主義市場經(jīng)濟體制改革的不斷深入，人才激勵機制的不斷更新，近年來人員流動頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。怎樣使人事檔案工作與時俱進，更好的為經(jīng)濟社會服務，已成為擺在檔案管理人員面前的一個重大課題。

一、企業(yè)人事檔案管理中常見問題

（一）人事檔案管理意識薄弱

隨著經(jīng)濟時代的到來，企業(yè)往往以追求利潤作為目標，而人事檔案管理工作并不能帶來直接的經(jīng)濟效益，其利潤很難看到。

a）領導不重視。現(xiàn)在很多企業(yè)領導注重短期的經(jīng)濟效益，認為檔案管理工作耗費大量人力、物力、財力反而不能快速實現(xiàn)經(jīng)濟效益，大多沒有給檔案管理工作設置足夠的經(jīng)費、配備先進的檔案管理設備。

b）檔案管理部門責任意識差。檔案管理部門認為自己所從事的工作對企業(yè)及社會的貢獻較小，對自己的責任性認識。由于領導的不重視，許多民營企業(yè)、中小企業(yè)沒有設置專門的檔案管理部門，或者有但也是其他部門的員工兼職的，使人事檔案的權威性大大下降。

c）員工檔案意識差。員工對檔案的認識比較模糊，認為是可有可無的東西。在填寫自己的檔案時為了一些眼前的利益，弄虛作假。加之有些企業(yè)不重視檔案，公然宣稱不需要檔案或承諾重新建檔，更加劇了人們檔案意識的淡化。

（二）人事檔案材料收集整理不規(guī)范

收集材料是人事檔案工作的基礎，把個人材料歸檔成冊是人事檔案規(guī)范化的基本前提，人事檔案材料有其嚴格的紙張規(guī)格要求和裝訂順序，通過整理使每一份檔案達到完整、真實、精練、實用的目的。但在實際工作中，有些單位在這方面做得非常欠缺，材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有的檔案雖已立卷成冊，但由于材料分類不準確，查閱者不能順利地查到待查內容，給檔案利用帶來了諸多不便。隨著人事制度改革的不斷深化，相關人員的考察、考核、各種培訓、聘任、晉升等歸檔材料的增多，給人事檔案收集提出了新要求。因此，檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理、細致鑒別，準確分類歸檔。

（三）人事檔案管理體制較滯后

表現(xiàn)為管理體制上實行多頭管理、管理體系上仍按傳統(tǒng)的三大類管理、管理方法上實行“檔隨人走”、管理模式上實行封閉式管理，人力、物力、資金不到位，重復浪費極為嚴重。此外，還存在諸多問題：管理觀念仍比較落后；管理理論研究滯后；管理制度存在缺陷，缺乏人文關懷；缺乏必要的監(jiān)管機制；人事檔案管理基礎設施差，保管條件落后，管理水平較低，仍以手工操作為主，制約發(fā)展；人事檔案的案卷質量有待提高，不少機構的人事檔案還沒有達到“歸檔齊全完整、鑒別認真、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的要求；管理人員數(shù)量不足，隊伍不穩(wěn)，素質參差不齊等。

（四）檔案的網(wǎng)絡化管理明顯滯后

當今社會已經(jīng)進入信息化時期，一些發(fā)達國家和地區(qū)，都以電子檔案取代紙質檔案，并通過網(wǎng)絡，實現(xiàn)人事檔案資源社會共享。而國內多數(shù)企業(yè)仍采用落后的手工操作進行管理，即便使用微機，也僅限于單機管理，不能實現(xiàn)檔案的無紙化傳遞和利用。

（五）硬件設施解決落實差

對人事檔案管理必備的條件解決落實差，有些企業(yè)單位沒有專用檔案室；有的單位因檔案多且檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀；有的管檔單位連必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾都無法購置齊備。

二、企業(yè)人事檔案管理工作的對策與思考

（一）加強檔案管理意識

檔案意識已成為制約企業(yè)人事檔案管理工作的關鍵，強化相關領導的檔案意識。加大資金投入、完善檔案管理設施、定期檢查指導檔案管理工作，正確認識人事檔案工作的特點、地位和作用，只有領導加強檔案意識，員工才能重視檔案管理工作。檔案管理部門要認識到自己工作的重要性，樹立責任感，及時、完整地收集檔案材料，把握好人事檔案的質量。普通員工也要有良好的檔案意識，明白檔案與自身利益息息相關，自覺遵守檔案管理制度。

（二）規(guī)范人事檔案的材料收集，完善內容檔案內容

收集材料是人事檔案工作的基礎，隨著人事制度改革、政治經(jīng)濟體制改革的不斷深化，干部制度的考核、考察、技能、學歷、專業(yè)技術職稱的晉升、職務的任免審批等需要入檔的材料不斷增加，增大了人事檔案收集工作的難度。這就要求必須收集要及時、鑒別要仔細、整理要認真，對于不符合歸檔要求的材料要及時處理，手續(xù)不完整的材料退回補辦，保證材料完整，手續(xù)完備。樹立起人事檔案的權威性、準確性和真實性。

完善企業(yè)人事檔案的內容，應摒棄傳統(tǒng)的人事檔案內容單一重復、政治性強、不具有個性化記錄；應有所側重地收集人事檔案的內容材料，既要反映過去，更要說明現(xiàn)在；應遵循“適應社會需要”和“精煉有效”的原則，擯除冗余內容；應與時俱進，增加能真實反映人才的能力、特長的內容，體現(xiàn)個人信用記錄的內容。

（三）完善人事檔案管理制度

在人事檔案管理中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規(guī)章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應根據(jù)具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區(qū)別，注意檔案安全；檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。只有維護了企業(yè)人事檔案的真實性、嚴肅性、有效性，才能更好地促進人才合理流動、合理配置和合理使用，為企業(yè)人力資源建設提供更好的服務，為企業(yè)人事檔案管理的信息化奠定基礎。

（四）提高人事檔案管理人員素質，強化培訓

做好新形勢下的干部人事檔案管理工作，必須有一支在思想政治、工作作風、業(yè)務能力等方面過得硬的干部人事檔案工作隊伍。首先，要具有較高的思想政治素質。檔案工作者往往是默默無聞的“地下工作者”，長年工作在單調、乏味、枯燥的工作崗位上，收入待遇又低，沒有較高的思想素質和政治涵養(yǎng)，耐不住寂寞、守不住清貧的人，很難在檔案工作崗位上工作長久。檔案工作者要淡泊名利，忠于職守，踏實工作，提高為檔案事業(yè)建功的責任心，要具有吃苦耐勞的精神。其次要具有廣博的科學文化素質。檔案工作者要善于學習，要熟悉政治、經(jīng)濟、文化、教育等現(xiàn)代社會科學領域各個方面的知識，要不斷地更新知識內容、拓寬知識范圍、改善知識結構，不斷提高語言組織能力、文字表達能力、邏輯思維能力和綜合概括能力。再次要具有精湛的專業(yè)技術素質。檔案工作者要熟練掌握檔案工作的方法，熟悉檔案工作的各種規(guī)章制度，精通檔案工作的各個方面，能夠靈活運用計算機等現(xiàn)代化設備和手段管理檔案。

（五）加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設

一是建立人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實施人事檔案動態(tài)管理。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和現(xiàn)代技術，將人事檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字圖片甚至聲像資料轉變成數(shù)據(jù)資料，使員工檔案數(shù)據(jù)化、信息化，在檔案的查詢、借閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面實行無紙化操作。同時，檔案的數(shù)據(jù)系統(tǒng)建成后，不僅能夠全面反映員工的基本情況、工作履歷等固定信息，而且可以紀錄員工工資、職級、學歷、崗位變動等動態(tài)信息，一旦員工基本情況發(fā)生變化時，可以隨時準確地將最新信息錄入微機，保證員工信息的時效性、真實性和準確性。

二是人事檔案網(wǎng)絡化管理。要建立員工人事檔案局域網(wǎng)，在安全保密的基礎上，通過局域網(wǎng)之間的相互聯(lián)結，實現(xiàn)人事檔案的網(wǎng)絡化管理，保證各級領導根據(jù)不同的工作需要，隨時調閱所需檔案資料，從而提高信息利用的效率。

（六）加強人事檔案工作的基礎建設

按照相關條例規(guī)定，檔案管理部門，要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜、庫房面積每千卷需20至25平方米，庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備，庫房防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防塵、防鼠、防高溫等設施（要求：溫度l4℃～24℃，相對溫度45～65%），實行庫房、閱檔室、辦公室三室分開。同時要不斷改進檔案的保管方法和保護技術，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的科學化、現(xiàn)代化。據(jù)我了解，只有少數(shù)企業(yè)才能基本達到要求，大部分企業(yè)還需加大基礎設施建設的力度，改善檔案管理的硬件設施，為提高人事檔案管理工作的質量提供保障。

參考文獻

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