紙檔與電檔在保管存檔及應(yīng)用方面的優(yōu)劣對比

鐘捷楠

摘 要：紙質(zhì)檔案與電子檔案是并存的兩種檔案形式。本文根據(jù)目前的檔案工作實際，將兩者進行對比，分析了它們各自的優(yōu)勢和劣勢。在本文中，提出了這樣的思路：紙質(zhì)檔案和電子檔案都要受到重視、要加緊對一些價值較突出的檔案進行電子化的處理，以期能夠給檔案工作者提供參考。

關(guān)鍵詞：紙檔；電檔；保存；應(yīng)用；優(yōu)劣

隨著技術(shù)的進步，檔案處理方式也在發(fā)生著變革。紙質(zhì)檔案在發(fā)揮傳統(tǒng)重要作用的同時，電子檔案的應(yīng)用也越來越廣泛。紙質(zhì)檔案和電子檔案各有優(yōu)勢，也各有劣勢，在進行檔案處理時要充分考慮兩者的特點，以做好檔案管理工作。

1 紙檔與電檔應(yīng)用現(xiàn)狀

紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)的檔案形式，直到目前它也是在全世界范圍內(nèi)普遍認同的最權(quán)威、最具有法律效用的檔案形式。在一些較小的單位或檔案材料不多的機構(gòu)，紙質(zhì)檔案仍然是唯一的檔案形式。即使是在一些檔案應(yīng)用較多的單位，紙質(zhì)檔案也占據(jù)了絕對的多數(shù)。比如，在我國住房管理系統(tǒng)，近幾十年來產(chǎn)生的巨量房屋產(chǎn)權(quán)檔案都是紙質(zhì)檔案。

紙質(zhì)檔案查詢起來很不方便，再加上其他諸多因素，造成了它的不少缺陷，因而在實際檔案工作中，越來越多地推行“雙軌制”，即將需要保存的材料盡量同時進行紙質(zhì)檔案和電子檔案處理。例如，在全國住房管理系統(tǒng)，“至2011年底，我國各省轄市主城區(qū)和80%的縣（市、區(qū)）實現(xiàn)了房屋登記紙質(zhì)檔案數(shù)字化和歷史數(shù)據(jù)的掃描錄入”。電子檔案與紙質(zhì)檔案并存，一方面有利于維護檔案的原始性、真實性，另一方面有利于檔案的保存和查閱使用。“在沒有充分的把握完全實現(xiàn)電子檔案的真實性、長久性、安全性之前，不能輕易放棄紙質(zhì)檔案載體形式”[1]，因而要在大力夯實紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，逐步推行電子檔案。

2 紙檔與電檔各自優(yōu)勢

紙質(zhì)檔案一旦形成，即使運用現(xiàn)代先進技術(shù)都很難進行“有效”的篡改，篡改之后通過一定的技術(shù)手段輔助很容易識別。所以紙質(zhì)檔案的最基本優(yōu)勢就是原始性、不可更改性和真實性。進而，紙質(zhì)檔案派生出的另一個優(yōu)勢是認可度高，在紙質(zhì)上簽字畫押是國人最認可的權(quán)威方式。首先，在民間一般群眾普遍對紙質(zhì)檔案認可，比如房產(chǎn)證、存單、結(jié)婚證等紙質(zhì)文件是百姓最認可的檔案形式，而對一些電子檔案則不怎么認可或不認可，在一些較后進地區(qū)或封閉地區(qū)甚至百姓不認可銀行卡等電子檔案。其次，從法律的角度看，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是具有高度可信性的證據(jù)，具有法律的見證作用。因而，世界各國官方也高度認可紙質(zhì)檔案。在缺少紙質(zhì)檔案的情況下，司法部門和其他官方機構(gòu)對很多事實的認定都頗有難度。

電子檔案是隨著計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的成熟而出現(xiàn)的。在1994年全面接入國際互聯(lián)網(wǎng)之前，我國是不存在電子檔案的。雖然斷言“電子檔案是紙質(zhì)檔案管理的一次創(chuàng)新與發(fā)展”還為時尚早，但電子檔案確實在很多方面表現(xiàn)出了自身獨特的優(yōu)勢，為紙質(zhì)檔案所不可企及。工作人員可以完全打破時間、地點和距離的限制，借助計算機和互聯(lián)網(wǎng)以及輔助的辦公軟件快速地實現(xiàn)電子檔案的制作和傳遞。在一個大單位甚至一個全國性的行業(yè)系統(tǒng)如鐵路、郵電、稅務(wù)等，在有統(tǒng)一的電子檔案制作模式和保存模式的前提下，可以實現(xiàn)電子文件大范圍便捷、迅速的共享，這是紙質(zhì)檔案無法做到的。檔案管理人員利用計算機刻錄設(shè)備，對電子文件進行通用格式的光盤存儲，也可以實現(xiàn)檔案的權(quán)威性、并可以長期保存。

因而，在實際的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案和電子檔案都要受到重視，要加緊對一些價值較突出的檔案進行電子化的處理。國家檔案局早在2005年就出臺了具體的辦法，對很多細節(jié)進行了詳細的規(guī)定，比如要求紙質(zhì)檔案在進行電子檔案的轉(zhuǎn)換時，要“認真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，登記掃描的頁數(shù)，核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與檔案整理時填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時應(yīng)注明具體原因和處理方法”[2]。

3 紙檔與電檔各自劣勢

紙質(zhì)檔案的很多劣勢是共所周知的，諸如怕潮、怕火、查閱使用不便等。在計算機和網(wǎng)絡(luò)時代，紙質(zhì)檔案其他的一些劣勢也更加突出，比如保存時間短、保存成本高。在電子檔案出現(xiàn)之前，人們還沒有明顯地感覺到紙質(zhì)檔案保存時間短的問題。從少量的宋版書的完好存世表明，紙質(zhì)檔案處理得當(dāng)也可以保存上千年之久。但是電子檔案卻可以通過一定的技術(shù)得到永久性的保存。紙質(zhì)檔案保存需要大量的空間，并要求有專人進行定時的維護，保存成本較高，而電子檔案的直接保存成本卻要低得多，甚至可以忽略不計。

但電子檔案在提供了諸多便捷的同時，也有很多致命的缺點。首先，是電子檔案缺乏原始性、權(quán)威性，很多情況下真實性都存疑，一般不能夠作為法律認證的憑據(jù)。其次，電子檔案的安全性不高，需要很高的保密要求，電子檔案的泄密造成的后果會非常嚴重。電子檔案的存貯載體不安全，在保密措施不到位的情況下，工作人員只需輕輕一點鼠標，所有的保密內(nèi)容都會被竊取。電子檔案一旦泄密，一般都內(nèi)容龐大，給當(dāng)事單位造成的損失不可估量。如近期“棱鏡門”事件的揭秘者斯諾登，根據(jù)他自己的聲稱就是在隨身攜帶的電腦芯片里儲存了美方的大量機密檔案，并且設(shè)置了重重密碼，其他機構(gòu)通過最先進的技術(shù)需要十年時間才能解密。再次，電子檔案的處理對技術(shù)和設(shè)備要求較高，如果某系統(tǒng)被破壞，電子檔案也可能隨之消失。

4 結(jié)論

紙質(zhì)檔案與電子檔案是目前并存的兩種檔案形式，將兩者進行對比，它們各有優(yōu)勢和劣勢。紙質(zhì)檔案的最基本優(yōu)勢就是原始性、不可更改性、真實性、認可度高，劣勢是保存時間短、保存成本高、使用不便。電子檔案的優(yōu)勢是可以打破時間、地點和距離的限制，快速地實現(xiàn)制作和傳遞，使用極為方便，劣勢是缺乏原始性、權(quán)威性，一般不能夠作為法律認證的憑據(jù)，電子檔案的安全性不高。

參考文獻

[1]姜麗娟.紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的必要性[J].城建檔案，2008（08）

[2]國家檔案局.紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范[EB/OL].http：//xxgk.jys.gov.cn/web/index.php？cat=3584&id=606