淺議新建本科院校教學檔案的保存和組織申報

基金項目：安康學院校級科技計劃項目（2012AYPYRW06）

教學是高等教育教學的中心內容，教學檔案是衡量大學的教學質量，學歷、學位所管理的重要性。教學檔案信息資源的重要載體，大學教育教學管理，發揚不起眼的角色。教學材料文件管理，總結報告，通知等文件從歸檔文件形式歸檔次年形成多年的時間，本科畢業論文（畢業）手冊，比賽獲獎證書，成績單畢業年度學期存檔。畢業生論文答辯的材料和答辯人在一年后接受全面和完整的歸檔文件；學科和實驗室建設，招生，學籍管理，教學和實踐的學生工作，教學和科研。教科書，教學實踐和實驗，畢業生論文，論文和其他文件和材料，在第二年形成的時間，根據歸檔時間安排。全面貫徹學校辦學目標定位中的地方性、特色性、應用性的基本內涵，厘清辦學特色檔案資料的采集范圍、采集途徑及方法；基于中國高等院校的地理布局，新建本科院校大多處于中國區域政治、經濟、文化中心的邊緣地理位置，學校立業的根本是服務地方區域社會的發展，辦學的基本理路都是沿著特色化、應用型人才的培養，我校教學檔案實行校、院系兩級管理：凡是在本校教學工作中形成的、對學校工作有永久或長期保存價值的教學檔案，一律移交檔案室保存，各院系在教學工作中形成的、僅對各院系工作有保存價值或不需長久保存的教學檔案，由各院系負責收集、整理、保存并組織申報。學校教學文件反映學校主要職能的基本歷史特點的形成和活動，在教學實踐中，學校在今后的教學工作研究價值的若干文件和材料。包括學術工作，學校管理，教育的改革和其他方面的工作和教師培訓材料。確定教學檔案的價值因素，一所學校的教學文件材料形成了自己的特點和條件，包括其內容，來源，形式，形成時間，完整性，可靠性及其他因素的影響。教學文件，教學業務部門的管理，教學理論，教育和研究活動等方面構成保管文件材料，這是一種間接的教學活動的原始記錄，包括教師的教學價值結果的分析，分析的論文，研究項目，教案反思，在教學理論以及其他活動間接聲像檔案，如教學實踐視頻等，這些圖像表達，并輔以簡短的文字澄清歷史紀錄，紀錄片，直觀，典型的特點，學校檔案館協助完成，任務中占據重要地位的教育活動，知識和信息的方式，因為他們是存儲，詳細，真實地反映了大學的教學歷史圖片，審查后，傳送的文件，如教師教學教案，實驗報告，研究論文，畢業設計（論文） ，論文等，可以快速了解高等教育教學情境的基本使命，而且還作為一種教學管理評估的基礎上基本參考。

關于組織申報，申報要注意以下幾個問題：1，科學分類，教學檔案應進行科學的分類立卷，以便日后的管理利用。院系教學檔案采用“保管期限—學年度—問題”的方法分類比較科學，保管期限依據歸檔材料的價值以及它所承載的歷史使命而確定，一般分為“永久”、“長期”或明確規定保存多少年；“學年度”是指立卷檔案材料的形成時間，由于學校多采用“學年度”計時，因此院系教學檔案的形成時間以“學年度”計比較適宜；“問題”即檔案材料所涉及的內容，屬于同一個問題（或內容）的材料應歸在一起，院系教學檔案按“問題”可分為教育教學、學籍管理、師資建設三大類，立卷時須對這些大類進行細化，這樣才有利于日后的查尋利用。2、裝訂和編印頁碼：近年來檔案立卷方面有一重大改革，就是由過去的“立卷級”裝訂改為“文件級”裝訂。對擬歸檔的文件材料進行分類后，要對每“件”文件材料進行裝訂；一“件”文件（材料）可由單頁構成，但更多的是由多頁構成，比如課表一般只有一頁，它就是單頁文件，而學生成績登記表、教學計劃、總結等就由多頁構成。一個文件（材料）只要由兩頁或兩頁以上頁數構成的都需要裝訂，裝訂有多種用品及方法可根據實際選擇，文件頁數較少，一個文件在5頁以下時可用膠粘法，把膠水涂在材料左上角寬1cm長4cm左右處，使其粘貼固定；文件頁數較多比較厚時可在文件左側用“三孔一線”的方法裝訂固定。避免丟失，便于查對，還應給裝訂好的每件文件（即單件檔案材料）編印頁碼，頁碼應編在每頁左上角或背面的右上角。經過裝訂和編印頁碼兩道程序，就構成了一件件的單件檔案材料。3、裝盒并制作目錄：檔案改革后，“盒”代替了原來的“卷”，單件的檔案整理完成后，即可按照“保管期限—學年度——問題”的分類裝盒，裝盒時還要給每件檔案編上“件號”，按照件號順序依次裝盒，“歸卷文件目錄” 制作是一項常規性工作，這里無須贅述，但“歸卷文件目錄”是否放置檔案盒中，卻是一個有爭議的問題，國家檔案局頒布的《檔案文件整理規劃》中并沒有明確要求。筆者認為，在檔案盒中放置一份“歸卷文件目錄”是必要的，盡管檔案改革的數字化趨勢已越來越明顯，檔案的條目應全部錄入檔案軟件數據庫，通過計算機檢索可直接找到文件準確位置，但目前檔案數字化管理水平畢竟還不高，尤其是對院系教學檔案室而言，數字化管理甚至還沒有起步，紙質目錄仍是我們今天查找利用檔案資料的主要方式，所以在檔案盒內放置一份“歸檔文件目錄”那是必須的。

學校每年五月底前，院系教學秘書及相關人員將整理好的檔案，向學校檔案室移交。移交歸檔時要認真填寫移交目錄，交接雙方核對無誤后履行簽字手續，移交目錄隨檔案保存。要積極發揮院系檔案在教學、科研及管理工作中的憑證作用和查考作用，編制檢索目錄，為利用者查閱提供方便。對不宜公開的檔案，要注意保密。借用檔案應辦理登記手續，嚴防丟失和損壞。

新建本科院校組建一套完整的教育教學特色檔案，是和學院的辦學目標定位完全一致的，它對于突出學校辦學特色具有重要的意義，對于學院的可持續發展、合格院校的水平評估也同樣具有重要意義。植根于特定區域背景中的地方類高等院校，是以特色為自己贏得生存空間的，特色檔案就是保障院校特色的有力證據，它的建立對于彰顯學院特色、打造學校品牌具有直接的應用意義。

參考文獻

[1]時霞.對檔案鑒定的認識[J].辦公室業務，2006，（6）.

[2]劉盡.檔案工作指南[M].西安：陜西科學技術出版社，1989.

作者簡介

張芳林（1968—），女，陜西安康人，安康學院信息中心，研究方向：地方高校院系教學檔案搜集與整理。