淺議新建本科院校教學檔案的保存和組織申報

基金項目：安康學院校級科技計劃項目（2012AYPYRW06）

教學是高等教育教學的中心內(nèi)容，教學檔案是衡量大學的教學質(zhì)量，學歷、學位所管理的重要性。教學檔案信息資源的重要載體，大學教育教學管理，發(fā)揚不起眼的角色。教學材料文件管理，總結(jié)報告，通知等文件從歸檔文件形式歸檔次年形成多年的時間，本科畢業(yè)論文（畢業(yè)）手冊，比賽獲獎證書，成績單畢業(yè)年度學期存檔。畢業(yè)生論文答辯的材料和答辯人在一年后接受全面和完整的歸檔文件；學科和實驗室建設(shè)，招生，學籍管理，教學和實踐的學生工作，教學和科研。教科書，教學實踐和實驗，畢業(yè)生論文，論文和其他文件和材料，在第二年形成的時間，根據(jù)歸檔時間安排。全面貫徹學校辦學目標定位中的地方性、特色性、應(yīng)用性的基本內(nèi)涵，厘清辦學特色檔案資料的采集范圍、采集途徑及方法；基于中國高等院校的地理布局，新建本科院校大多處于中國區(qū)域政治、經(jīng)濟、文化中心的邊緣地理位置，學校立業(yè)的根本是服務(wù)地方區(qū)域社會的發(fā)展，辦學的基本理路都是沿著特色化、應(yīng)用型人才的培養(yǎng)，我校教學檔案實行校、院系兩級管理：凡是在本校教學工作中形成的、對學校工作有永久或長期保存價值的教學檔案，一律移交檔案室保存，各院系在教學工作中形成的、僅對各院系工作有保存價值或不需長久保存的教學檔案，由各院系負責收集、整理、保存并組織申報。學校教學文件反映學校主要職能的基本歷史特點的形成和活動，在教學實踐中，學校在今后的教學工作研究價值的若干文件和材料。包括學術(shù)工作，學校管理，教育的改革和其他方面的工作和教師培訓材料。確定教學檔案的價值因素，一所學校的教學文件材料形成了自己的特點和條件，包括其內(nèi)容，來源，形式，形成時間，完整性，可靠性及其他因素的影響。教學文件，教學業(yè)務(wù)部門的管理，教學理論，教育和研究活動等方面構(gòu)成保管文件材料，這是一種間接的教學活動的原始記錄，包括教師的教學價值結(jié)果的分析，分析的論文，研究項目，教案反思，在教學理論以及其他活動間接聲像檔案，如教學實踐視頻等，這些圖像表達，并輔以簡短的文字澄清歷史紀錄，紀錄片，直觀，典型的特點，學校檔案館協(xié)助完成，任務(wù)中占據(jù)重要地位的教育活動，知識和信息的方式，因為他們是存儲，詳細，真實地反映了大學的教學歷史圖片，審查后，傳送的文件，如教師教學教案，實驗報告，研究論文，畢業(yè)設(shè)計（論文） ，論文等，可以快速了解高等教育教學情境的基本使命，而且還作為一種教學管理評估的基礎(chǔ)上基本參考。

關(guān)于組織申報，申報要注意以下幾個問題：1，科學分類，教學檔案應(yīng)進行科學的分類立卷，以便日后的管理利用。院系教學檔案采用“保管期限—學年度—問題”的方法分類比較科學，保管期限依據(jù)歸檔材料的價值以及它所承載的歷史使命而確定，一般分為“永久”、“長期”或明確規(guī)定保存多少年；“學年度”是指立卷檔案材料的形成時間，由于學校多采用“學年度”計時，因此院系教學檔案的形成時間以“學年度”計比較適宜；“問題”即檔案材料所涉及的內(nèi)容，屬于同一個問題（或內(nèi)容）的材料應(yīng)歸在一起，院系教學檔案按“問題”可分為教育教學、學籍管理、師資建設(shè)三大類，立卷時須對這些大類進行細化，這樣才有利于日后的查尋利用。2、裝訂和編印頁碼：近年來檔案立卷方面有一重大改革，就是由過去的“立卷級”裝訂改為“文件級”裝訂。對擬歸檔的文件材料進行分類后，要對每“件”文件材料進行裝訂；一“件”文件（材料）可由單頁構(gòu)成，但更多的是由多頁構(gòu)成，比如課表一般只有一頁，它就是單頁文件，而學生成績登記表、教學計劃、總結(jié)等就由多頁構(gòu)成。一個文件（材料）只要由兩頁或兩頁以上頁數(shù)構(gòu)成的都需要裝訂，裝訂有多種用品及方法可根據(jù)實際選擇，文件頁數(shù)較少，一個文件在5頁以下時可用膠粘法，把膠水涂在材料左上角寬1cm長4cm左右處，使其粘貼固定；文件頁數(shù)較多比較厚時可在文件左側(cè)用“三孔一線”的方法裝訂固定。避免丟失，便于查對，還應(yīng)給裝訂好的每件文件（即單件檔案材料）編印頁碼，頁碼應(yīng)編在每頁左上角或背面的右上角。經(jīng)過裝訂和編印頁碼兩道程序，就構(gòu)成了一件件的單件檔案材料。3、裝盒并制作目錄：檔案改革后，“盒”代替了原來的“卷”，單件的檔案整理完成后，即可按照“保管期限—學年度——問題”的分類裝盒，裝盒時還要給每件檔案編上“件號”，按照件號順序依次裝盒，“歸卷文件目錄” 制作是一項常規(guī)性工作，這里無須贅述，但“歸卷文件目錄”是否放置檔案盒中，卻是一個有爭議的問題，國家檔案局頒布的《檔案文件整理規(guī)劃》中并沒有明確要求。筆者認為，在檔案盒中放置一份“歸卷文件目錄”是必要的，盡管檔案改革的數(shù)字化趨勢已越來越明顯，檔案的條目應(yīng)全部錄入檔案軟件數(shù)據(jù)庫，通過計算機檢索可直接找到文件準確位置，但目前檔案數(shù)字化管理水平畢竟還不高，尤其是對院系教學檔案室而言，數(shù)字化管理甚至還沒有起步，紙質(zhì)目錄仍是我們今天查找利用檔案資料的主要方式，所以在檔案盒內(nèi)放置一份“歸檔文件目錄”那是必須的。

學校每年五月底前，院系教學秘書及相關(guān)人員將整理好的檔案，向?qū)W校檔案室移交。移交歸檔時要認真填寫移交目錄，交接雙方核對無誤后履行簽字手續(xù)，移交目錄隨檔案保存。要積極發(fā)揮院系檔案在教學、科研及管理工作中的憑證作用和查考作用，編制檢索目錄，為利用者查閱提供方便。對不宜公開的檔案，要注意保密。借用檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)，嚴防丟失和損壞。

新建本科院校組建一套完整的教育教學特色檔案，是和學院的辦學目標定位完全一致的，它對于突出學校辦學特色具有重要的意義，對于學院的可持續(xù)發(fā)展、合格院校的水平評估也同樣具有重要意義。植根于特定區(qū)域背景中的地方類高等院校，是以特色為自己贏得生存空間的，特色檔案就是保障院校特色的有力證據(jù)，它的建立對于彰顯學院特色、打造學校品牌具有直接的應(yīng)用意義。

參考文獻

[1]時霞.對檔案鑒定的認識[J].辦公室業(yè)務(wù)，2006，（6）.

[2]劉盡.檔案工作指南[M].西安：陜西科學技術(shù)出版社，1989.

作者簡介

張芳林（1968—），女，陜西安康人，安康學院信息中心，研究方向：地方高校院系教學檔案搜集與整理。