淺析房地產(chǎn)交易中的檔案管理

柴軍榮

摘要：房地產(chǎn)檔案是歷史的產(chǎn)物，是非常寶貴的資料，在社會(huì)活動(dòng)中發(fā)揮著越來越重要的作用，房產(chǎn)檔案在管理和開發(fā)利用過程中，起著很大的經(jīng)濟(jì)推動(dòng)作用。因此，在現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中，做好房產(chǎn)交易中的檔案管理，提高檔案管理水平，是十分重要的工作環(huán)節(jié)。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)；檔案管理；報(bào)關(guān)；交易

1 房地產(chǎn)檔案的特點(diǎn)

1、專業(yè)性。房地產(chǎn)檔案產(chǎn)生于房地產(chǎn)專業(yè)部門，是專業(yè)性材料，房地產(chǎn)管理工作，特別是登記工作，面廣量大，政策性強(qiáng)，形成的檔案資料專業(yè)性強(qiáng)，在內(nèi)容形式上與一般公文有明顯的區(qū)別，內(nèi)容上反映了房地產(chǎn)權(quán)屬狀況、房地位置和面積大小，文件名稱上用房地產(chǎn)術(shù)語多。形式上，結(jié)構(gòu)規(guī)范，多為表格式、填寫式。

2、動(dòng)態(tài)性。房屋檔案的動(dòng)態(tài)性是最顯著的特點(diǎn)。房屋檔案形成后，其所涉及情況并不是固定不變的，隨著產(chǎn)權(quán)人的變化，房屋的損壞倒塌，城市建設(shè)的發(fā)展，房地產(chǎn)市場的活躍，房屋的買賣、變換、繼承、贈(zèng)與、分析等房屋權(quán)屬不斷發(fā)生轉(zhuǎn)移，房屋的拆除、擴(kuò)建趨于頻繁，土地分割、合并等房地變更不可避免。因而房地產(chǎn)權(quán)屬處于不斷轉(zhuǎn)移和變更之中，具有強(qiáng)烈的動(dòng)態(tài)性。目前，房地產(chǎn)檔案因產(chǎn)權(quán)變更引起異動(dòng)的每年約有20%。隨著產(chǎn)權(quán)人的變化，房屋現(xiàn)狀的變更，檔案體系中的圖、檔、卡冊多項(xiàng)內(nèi)容也作相應(yīng)變更，檔案資料要作動(dòng)態(tài)登記，檔案多項(xiàng)及時(shí)補(bǔ)充新資料，以確保檔案的真實(shí)性、系統(tǒng)性、和完整性。產(chǎn)權(quán)的動(dòng)態(tài)性，使檔案成為“活”檔案。

3、真實(shí)性。房屋檔案是產(chǎn)權(quán)嚴(yán)格的歷史記錄，這種記錄多與實(shí)際相符，記載的產(chǎn)權(quán)人產(chǎn)權(quán)范圍必須清晰，能在產(chǎn)權(quán)審核和排解產(chǎn)權(quán)糾紛中起憑證和參考作用。真實(shí)性是房地產(chǎn)檔案的生命，也是發(fā)揮檔案的現(xiàn)實(shí)效用的基礎(chǔ)和前提。

4、完整性。權(quán)屬檔案的完整性體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是房地結(jié)合。二是圖、檔結(jié)合。

5、價(jià)值性。房地產(chǎn)屬于不動(dòng)產(chǎn)，價(jià)值高，在單位和個(gè)人的財(cái)產(chǎn)構(gòu)成中占有重要地位。因此房屋檔案屬于財(cái)產(chǎn)檔案。

6、法律性。由記載房屋所有權(quán)屬的憑證材料組成的房地產(chǎn)檔案，具有法律效力，是房地產(chǎn)管理部門和人民法院確認(rèn)房屋產(chǎn)權(quán)、處理房地產(chǎn)糾紛的重要依據(jù)。

2 房地產(chǎn)檔案的管理與保存要求

1、職貴規(guī)范化。房地產(chǎn)檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性，因此，在檔案的收集與整理中，必須具有規(guī)范化的職責(zé)分工。在房地產(chǎn)交易過程中，首先，根據(jù)職責(zé)要求，各部門在受理房屋交易時(shí)，要求買賣雙方出示所需資料，在辦理完畢之后，統(tǒng)一送交資料科。其次，資料科把所收集上來的資料進(jìn)行進(jìn)一步的劃分，收集整理后立卷歸檔。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，房地產(chǎn)檔案的現(xiàn)代化管理已經(jīng)提上議事日程。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用打破了多年房地產(chǎn)檔案手工記錄的傳統(tǒng)模式。房地產(chǎn)檔案信息和數(shù)據(jù)處理速度，以前所未有的快捷方式為內(nèi)部行政管理和外部監(jiān)督所接受。隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，特別是住房制度改革的深化和房地產(chǎn)交易市場的日益活躍，房地產(chǎn)檔案的利用頻率日漸加快，對房地產(chǎn)檔案管理也提出了更高的要求。先進(jìn)的技術(shù)手段如何與現(xiàn)代化管理理念相結(jié)合，將政策與信息技術(shù)相結(jié)合，提高房地產(chǎn)檔案的利用價(jià)值，成為目前需要迫切解決的問題。

2、內(nèi)容具體化。根據(jù)檔案形成的不同規(guī)律和特點(diǎn)，要求我們把檔案按照不同的內(nèi)容加以分類整理，進(jìn)行加工處理，為不同門類的檔案制定出不同的歸檔范圍，提出歸檔時(shí)限，并作為每個(gè)部門的工作標(biāo)準(zhǔn)及考核的依據(jù)。這種雙向互動(dòng)，有效地解決了部門和整體間的個(gè)性和共性沖突給檔案管理帶來的難題，使形成的全部檔案基本處于全局的監(jiān)管之下。

3、工作程序化。在房地產(chǎn)交易過程中形成的文件材料，我們確定了階段性和隨時(shí)性相結(jié)合的檔案接收原則。我們把每天辦理完畢的檔案分門別類地整理好，由專門的檔案管理人員統(tǒng)一歸檔，這是一項(xiàng)非常繁雜的工作，僅私房交易科每月就形成近2000卷的檔案。為了保證資料的完整齊全，使其結(jié)構(gòu)合理，有利于編研，以便能夠提供及時(shí)、全面、準(zhǔn)確的服務(wù)，我們必須做到工作程序化，來適應(yīng)房地產(chǎn)檔案的不斷變化的需要。

3 房地產(chǎn)檔案的管理與保存措施

從管理角度講，檔案不僅是歷史的記錄，更為重要的是，作為動(dòng)態(tài)管理的一種手段，可以通過檔案管理情況，來洞悉房地產(chǎn)交易的各種指數(shù)，從而達(dá)到對房產(chǎn)交易的統(tǒng)籌管理及宏觀上的控制。房地產(chǎn)交易檔案是房產(chǎn)交易的載體和依據(jù)，為房地產(chǎn)交易者提供借鑒和參考。所以，它是直接記述和反映房產(chǎn)交易過程、保存?zhèn)洳榈母鞣N文件材料，是房地產(chǎn)經(jīng)營管理的有機(jī)組成部分。因此，檔案部門必須抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案墓礎(chǔ)建設(shè)，使房地產(chǎn)檔案工作再上一個(gè)新臺(tái)階。

積極探索房地產(chǎn)檔案管理的新模式。經(jīng)過一個(gè)時(shí)期的努力與探索，房地產(chǎn)交易中心根據(jù)中心的實(shí)際情況，確立了統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、集中管理的中心檔案管理模式。即組建了全面履行監(jiān)督指導(dǎo)和保管利用雙重職能的房地產(chǎn)檔案管理如何為房產(chǎn)交易服務(wù)的交易中心資料科，并建立了以交易中心資料科為中心的現(xiàn)代化管理網(wǎng)絡(luò)，較好地理順了各方面的工作關(guān)系，協(xié)調(diào)好檔案工作的各項(xiàng)活動(dòng)。

把檔案作為一種企業(yè)財(cái)富。房地產(chǎn)檔案要發(fā)揮檔案管理網(wǎng)絡(luò)作用，做好檔案的收集歸檔工作，不斷豐富檔案內(nèi)容，優(yōu)化室藏結(jié)構(gòu)，就要收集、保管更多、更好、更有價(jià)值的房地產(chǎn)檔案，增強(qiáng)市場競爭力，保證檔案不流失與損毀。

檔案要在服務(wù)中體現(xiàn)其價(jià)值。房地產(chǎn)事業(yè)的改革與發(fā)展對檔案利用需要更加廣泛、多樣化，為企業(yè)提供了一個(gè)充分發(fā)揮檔案作用、證明檔案工作存在和發(fā)展價(jià)值的大好機(jī)會(huì)。大力開發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源，使檔案工作在市場經(jīng)濟(jì)中顯出勃勃生機(jī)，是房產(chǎn)檔案工作的生命力所在。檔案部門要熟悉和了解房產(chǎn)交易的需要，為房產(chǎn)交易中心改革和經(jīng)營決策服好務(wù)。就是要提供先進(jìn)的檔案服務(wù)手段，認(rèn)真執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，積極采用檔案管理現(xiàn)代技術(shù)、方法和手段，不斷提高檔案的科學(xué)管理水平。

4 結(jié)束語

總的來說，為獲取更好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，應(yīng)該在房地產(chǎn)交易中加強(qiáng)檔案管理工作，力爭提供系統(tǒng)性、成套性、集約性的檔案信息服務(wù)。

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