公路檔案的信息化建設有效管理的探討

張炯

摘要：公路檔案作為我國交通發展的歷史憑證，有著自身的特點和作用。唯有將公路檔案妥善地保存與管理，才能為公路工程未來的發展、我國現代化建設提供參考和借鑒。然而，隨著公路工程的不斷發展，公路檔案也日益增多，傳統的公路檔案工作已經難以滿足時代的需求；將公路站檔案進行完善的信息化建設與管理的問題做一些探討。

關鍵詞：公路檔案；信息化建設；管理

公路檔案保留了公路建設中的文字、圖表、聲像等歷史真跡，是道路規劃、維修、監督、保養、改建的重要依據。隨著時代的飛速發展，公路檔案的使用率逐漸增多，傳統的管理模式無法完全適應實際需求。因此，公路檔案管理順應信息時代發展的需要，實現信息化建設管理，才能與時俱進，更利于檔案的收集、保存與使用。

1 公路檔案管理現狀分析，提出信息化管理的必要性。

公路檔案管理要適應時代發展和需要，要在加強信息化管理來提升為社會服務的能力。

近年來，我站加強了并大力推進檔案管理信息化建設，但是，在現實工作中，要以電子文件的形式逐步取代了紙質文件需要一個過程，需要思維的轉變，需要能力的提升。

1.1 客觀分析檔案管理現狀

隨著經濟和科技的發展，辦公自動化、無紙化等出現之后，我們的檔案管理工作出現了一些改變。這樣一些文件往往都是以機讀文件的形態存在，因此，我們需要對這些檔案提供電腦空間，并分類存放，并隨時能夠信息綜合系統地提供出來，使檔案系統性，真實性、價值性地隨時為工作提供幫助。但是我們一些公路站檔案管理方面比較落后。如一些地方還是重視紙質檔案，缺少實現檔案信息電子化的意識，檔案信息管理人員的素質需要提高；檔案管理工作標準化、規范化不夠，因此，采用信息化管理有一定的難度；另外，檔案管理檔案整理、分類方法以及著錄標準因人而異，缺乏統一性，從而制約了檔案信息電子化的進程。

1.2 思考信息化管理的重要性

公路檔案的信息化是指公路檔案的數據信息庫建設、實現公路檔案信息共享、人才隊伍建設等，充分利用現代化科技與管理手段實現工作服務方式的轉變。公路檔案要持續不斷地為公路建設發展提供有效信息服務，就要不斷地自我改善，尋求最好。泰興市的公路目前干線公路MQI值為92.2，優良路率達98%。這樣的成果離不開檔案信息發揮的重要作用。檔案信息化不僅有利于資料的收集、處理、儲存和使用，更能增加儲存量，拓寬檔案工作的服務領域，提升服務質量。因此，唯有公路檔案管理工作不斷追尋現代化、信息化，才能使公路建設與發展更上一層樓。

那么，針對目前公路檔案管理的現狀，如何使得其信息化管理的更科學，更有效呢？

2 思考信息化建設管理途徑，探尋公路檔案管理有效性

隨著我國科學技術的快速發展，公路檔案管理的信息化大幅度的進步，但是，如何讓信息化管理更科學、合理，使其發揮更大的效用呢？這就需要我們思考管理方式和對其有效性進行探討。

2.1 轉變觀念，提升重視程度

公路建設部門和管理人員需要轉變觀念，重視公路檔案的管理工作，積極履行職責，實現公路檔案的信息化建設管理。公路檔案管理部門可以利用一切場合與時機，宣傳檔案管理的重要性及相關的法律法規，培養管理人員的責任意識，增強他們對于工作的重視程度。而工作人員也要不斷學習，不能一味遵循舊有的觀念，而是要及時了解檔案管理的最新進展與需求，積極改進完善，爭取最大程度地建立完善的公路檔案信息化建設管理體系。如我在我站工作中，以前是注重紙質檔案的收集、整理，在檔案管理方面注意完善資料接收、整理與管理體系；現在我更加注重檢索體系的完善，不僅讓有關人員清楚站內檔案利用情況，更能讓公路站的建設、安排更加合理。

2.2 加強公路檔案的信息庫建設，實現信息資源共享

要完成公路檔案的信息化建設管理，就必須實行檔案信息數字化的建設。首先，要將傳統的紙張儲存模式轉變為電子文件存檔。電子文檔解決了紙張占地大、記得少、尋找起來繁瑣、工作效率低的缺點，更為省時和方便。其次，要建立公路檔案的信息庫，滿足信息資源方面的需求，及時制定出解決實際問題的措施。通過及時補充、更新、維護數據信息庫，完善資料的接收整理體系。另外，可以利用現代科技，通過互聯網，在實行安全維護的條件下可以實現信息資源的共享，建立項目網絡共享平臺。這樣一來，獲取信息的渠道擴大不少，有利于自身的改進完善，也能讓公眾加深對公路建設的了解，提升信賴度與滿意度，對于實現廉潔高效，優質服務的建設目標邁進了一大步。

2.3 健全規章制度，完善公路檔案管理機制

在運行公路檔案信息化建設與管理的同時，要注重安全的管理機制，健全并且嚴格執行規章制度，提高公路數字化的可靠性與安全性。本站開展經常性的“行風行紀”教育，要求全體執法人員嚴格執行“十項禁令”，杜絕執法人員違紀行為的發生。的確，一個優良的管理體系中，嚴格的法規與執法是不可或缺的。公路檔案的管理部門可以按照《檔案文件整理規則》等一些規章制度，實現公路檔案管理機制的優化。對于檔案資料的接收、編目、保管、電子文檔的錄入、檢測、保存、維護、利用等方面要進行嚴格的規定。對于已經存儲好的電子文檔要重視安全管理機制，保證其完整性和真實有效性。同時，要建立一定的獎懲制度，規范執法行為，提升執法形象，讓管理人員能夠樹立起責任意識和積極性。不斷摸索新的管理模式，對于實現公路檔案信息化建設及管理體系的升級有著重大的意義。

2.4 提升管理人員的綜合素質

我們泰州公路站一直以“內強素質、外樹形象”為根本，積極開展培訓教育，全面提高職工素質，熟練掌握法律法規業務知識，努力建設成為民服務的優秀部門。管理人員的素質直接影響到一個部門的優劣。為實現公路檔案的數字化建設，管理人員在舊有的知識上，還要掌握信息科技技術，熟練使用現代通訊設備對資料檔案庫進行及時的修整和維護。因此，管理部門要重視對管理人員綜合素質的培養。通過培訓工作，讓管理人員掌握專業技能和業務知識，培養他們對于檔案管理事業的熱愛。加強對計算機技能的培訓與考核，包括信息掃描錄入，網絡資源共享等。提升管理人員的專業化素質，信息化水平。通過賞罰分明的制度，調動管理人員的積極性，培養責任感以及嚴謹性，為公路檔案信息化建設管理提供后備力量。

另外，公路檔案管理還要注意與其他縣市公路站進行資源共享。因此，我們還要提高現代化管理與使用的能力。能夠進行數據化檔案、網絡化管理，在與兄弟單位交流、互建中實現資源信息共享、共同提高；共同為我們公路建設做貢獻。

總之，公路事業仍在不斷地發展，對檔案管理的要求也日益提升，公路檔案的信息化建設管理已迫在眉睫，也是一種必然趨勢。因此，我們公路檔案管理人員及部門需要及時地轉變思路，提高重視程度；在實踐中發展和完善，以制度化、規范化進行操作和管理。只要我們循序漸進地加強檔案的信息化建設，必將使公路檔案管理體系邁向巔峰。

參考文獻

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