淺議成人高校教學檔案的開發利用

張潔

摘要：成人高校教學檔案已經成為院校進行科學決策、科學管理和提高教育教學必不可少的重要資源，在成人高校檔案中占據主導和核心的地位。因此，我們應重視教學檔案這個重要的信息源，更好地開發利用教學檔案的信息資源，使教學檔案通過檔案管理部門人員之手，反饋給教學、教研、科研和管理部門，使之更好地為成人高校的教學服務，為院校工作的根本宗旨服務。

關鍵詞：成人高校；教學檔案；開發；利用

成人高校的教學檔案是主要記載和反映學校教學實踐、教學研究、教學管理活動的具有保存價值的教學材料，它是衡量學校教學管理水平和教育質量高低的重要指標，是學校檔案建設的重點內容。但是，由于種種原因，這項工作至今沒有很好地引起成人高校的普遍重視，不少院校在文書、人事檔案方面付出了許多的精力和勞動，而收集、保管的教學檔案卻殘缺不全，造成各種門類檔案比例的畸形，失去教學檔案為院校教學工作發揮作用的優勢。這是成人高校檔案工作中普遍存在著的弊病。本文試就成人高校教學檔案信息資源開發利用，談幾點粗淺的體會和看法。

1 教學檔案的地位

成人高校教學檔案是院校在教學、教研、科研等各項活動中形成的真實的歷史記錄，全面地反映了院校在各個歷史時期的教學體制、教育思想、教學內容、教學方法、教學水平、教學質量、教學管理以及教育改革等各個方面的情況，成為院校進行科學決策、科學管理和提高教育教學管理必不可少的蘊藏豐富，潛力巨大的一種重要資源。挖掘這一教學礦藏，并從中提煉出精品，它對成人高校教育教學工作來說將是大有益助。如果說科技檔案可以轉換為生產力和經濟效益，那么教學可轉換為人材和經濟效益。這種觀點決非簡單的抽象推量，面是值得我們進一步探討的一個課題。因此，從一定意義上來講，教學檔案在成人高校檔案中應占據有主導和核心的地位。

2 教學檔案的內容

成人高校教學檔案內容豐富，形式多樣，它包含教師的教學活動，學員的學習活動以及教學管理過程中形成的具有保存價值、整理歸檔的文字圖表、照片、錄音錄像等教學文件材料。其歸檔范圍應當是按照教學年度、各教學環節的順序以及隨之進行的教學管理工作中逐步形成和積累起來的一系列教學材料。教學檔案的具體內容應包含：專業設置、教學計劃的擬定、教學大綱的編寫、教材和教學孤編纂、課程的安排、教師的教案和論著、觀摩教學、教學改革、教學研究、教育科研、考試考查、質量分析、學籍管理、實驗實習、社會調查、畢（結）業設計、論文答辯、教師經驗交流會，各類教學統計數據、報表、學員跟蹤質量調查等材料。此外，還有國內外專家學者是來校講學的講稿、照片、錄音錄像，以及在電教化教學中形成的有保存價值的材料，上級教育行政部門圍繞教學活動而頒布的文件材料等等都是教學檔案內容范圍。

上述所概括的教學檔案內容是為此之廣，也足可窺見教學檔案重要性之一，因此，要靠院校檔案部門的人員和有關同志共同努力，精心去收集、積累，才能建立起完整無缺的教學檔案。

3 教學檔案的管理

成人高校的教學檔案同科技、文書、人事檔案等其他類別檔案共同記載和反映院校的活動全貌，但教學檔案又與它們有著本質的區別，獨具特色。在內容上，教學檔案主要反映學校的教學活動，是教學活動的記錄；在領域上，教學檔案是教學活動的產物，是教學第一線特有的一種專業檔案；在形成規律上，教學檔案不經收發文登記，基本上以教學年度劃分年代。由于這些特性，教學檔案的管理有著一套自己的辦法。

當前，許多院校對教學檔案的管理比較混亂，教學檔案多分散于各部門或個人手中，這種情況不僅不利于收藏工作，而且對提供利用也常常帶來許多不便。必須改變這種狀況，要把教學檔案同其他門類檔案管理一樣，提到院校的工作議事日程上，從思想上重視，從行動上落實，各個院校應嚴格按照《中華人民共和國檔案法》的要求，參照《普通高等學校檔案管理辦法》，根據院校的各自實際情況，進一步加強對教學檔案的管理工作。筆者認為，對教學檔案的管理應與實行專業對口管理相結合，教學檔案的管理體制應當采取由主管教學工作的院（校）長負責，教務處處長具體領導的體制。教務處可配備專職或兼職檔案管理人員，他們主要職責是及時督促各有關立卷部門把各教學環節形成的教學材料，按照歸檔范圍收集齊全，然后由教務處檔案人員進行分類、排列、組卷、擬寫案卷標題、填寫全引目錄等項業務，并定期保管這些教學檔案，每年度向院校綜合檔案室移交，院校綜合檔案室接后，同其他門類的檔案一并作集中統一的管理。教學檔案實行這樣的管理體制，有利于歸檔和利用工作。

4 教學檔案的作用

教學檔案中豐富的內容和獨有的特性，決定了它在成人高校教育教學中具有重要的特殊的作用，可歸納為如下五個方面：

1、有利于正確總結經驗教訓。教學檔案具有重要的參考價值。從宏觀上看，教學檔案綜合記載和反映了院校教育事業發展的全過程的實際經驗，系統地分析和研究這些材料，可以使我們深刻體會發展成人教育事業的重要性，提高貫徹執行黨的教育方針的自覺性。從微觀上看，由于教學檔案詳盡地記錄了院校各個階段、各個學科等方面的工作發展變化情況，通過它可以總結出院校在辦學過程中的經驗教訓，有利于進一步端正辦學指導思想，辦出自己的特色。

2、有利于教育教學改革，每一項教育教學改革措施都應建立在科學的可靠的基礎上。例如，當前在開展教師職務評聘工作、計算教學工作量、教師業務考核、課堂教學評估等教學改革項目中，都必須有過去有關的教學資料作依據，并在此基礎上進行研究分析。教學檔案中有大量教學情況記錄、有教改試驗的數據、有對教學反饋第一手原始材料，都為制定各項教改方案、措施提供可靠的依據。

3、有利于領導作出正確的決策。教學工作具有周期長、連續循環的特點。對許多問題的認識，對教學規律的掌握往往需要經過一定過程，如果缺乏對教學全過程了解，必然會影響到決策的準確性。領導可以充分利用教學檔案，在最短的時間內了解和掌握全過程的教學情況，并在占在充分材料的基礎上，作出教育教學方面的正確決策。

4、有利于信息反饋工作。教學檔案中有學員的情況記錄，其中含有學員的去向材料。我們可以充分利用這引起線索，通過函調，直接調查、邀請部分座談等形式，了解學員學用情況和用人單位對院校專業設置、教學內容、教學方法、教學質量等方面的意見和建議。通過跟蹤調查和信息反饋，可以使院校有針對性地改革教學工作，不斷提高教學質量，培養出更適合社會需要的人才。

5、有利于調動師生員工的積極性。教學檔案中有大量豐富生動的材料是進行宣傳、教育、動員的良好材料。以往辦學的成功經驗，可以振奮精神提高信心，增強搞好教學工作的積極性。教學工作中某些挫折和失誤也可以引起人們的反思，避免重走彎路，深化教改。運用教學檔案中的歷史材料、圖表、錄音、錄像、實物等形象直觀，富有說服力，可以起到應有的宣傳教育效果。

5 教學檔案的利用

成人高校每日都在產生大量具有保存價值的教學檔案，這些都是國家和院校極其寶貴的科學文化財富。教學檔案通過檔案管理部門人員之手，反饋給教學、教研、科研和管理部門，為院校工作的根本宗旨——“出人才，出成果”服務，并且走向社會，為提高全民族的文化素質，為社會發展和經濟建設、精神文明建設服務。我們應重視教學檔案這個重要的信息源，按照鄧小平同志“開發信息資源，服務四化建設”的指示，更好地開發利用教學檔案的信息資源。

首先，檔案人員要自覺地把自己的檔案工作和教學陳作緊密地結合起來，樹立起為教學服務的思想，轉變被動的、封閉的、單一的服務，為主動服務、開放服務和多種形式服務。要熟悉和掌握教學動態，深入教學第一線，緊密配合教學了，有針對性地提供各種教學需要的材料，使檔案的作用得到充分發揮，同時，也使更多的人轉變思想，更新觀念，增強檔案意識，樹立起“檔案在教學中大有作為，教學工作離不開檔案資源”的觀點，積極支持和協助檔案工作。

其次，在教學檔案利用方法上，各成人高校可根據自己的教學工作實際需要，采取多形式多渠道的利用。除了日常堅持做好利用工作外，還可配合教學工作的需要和安排，采取一些相應的好辦法。比如，編制多種檢索工具，以方便各方面的查檔需要；編寫和教學相關的檔案資料匯編，提供教學、教研、科研、教改等方面詳細的資料；利用教學檔案中各種原始文件、圖片、表格、實物等舉辦教學展覽，圖文并茂地做好宣傳教育工作；編寫教育大事記、教育年鑒、總結院校教育教學工作，繼往開來；加強兄弟院校檔案工作之間的橫向聯系，進行教學檔案協作交流，取長補短等。

我們要不斷研究和總結檔案工作的規律和經驗，為建立一個門類齊全、結構合理、管理科學，并能為院校，為社會提供利用和服務的檔案工作體系繼續做不懈的努力。

參考文獻

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