我國中小企業管理信息系統的現狀及思考

■吳 凡 國際商業機器（中國）有限公司

改革開放以來，我國市場化水平也逐漸提高，中小企業也隨之發展的越來越快，是國家經濟發展中不可或缺的力量。但是因為中小企業某些自身條件不足，而且這幾年來能量資源價格不斷上升，人民幣匯價逐漸增值，我們國家中小企業的存活率大大減少，迎接的是更多新困難、新挑戰。在這樣的情形下，要想使我們國家的中小企業順利突破重圍，能夠在越來越激烈的競爭中占領一定地位，就應該實行創新理念。所以，進一步探索中小企業管理系統中所要迎接的新挑戰，達成管理體系的新目標，對推進中小企業管理能力的發展具有非常重大的意義。

一、管理信息系統

1.管理信息系統的概念。管理信息系統是用人來推動發展的，通過計算機的網絡傳遞設施和一些辦公設施，進行數據的采集、傳遞、存儲和保護，它的目的是提出更好的企業策略、提升效率。它能夠對企業的高、中、低層次分別做出決定、掌控和運作。管理信息體系的組成結構是決定策略體系、掌控體系、自動化體系以及資源庫、上層機構及傳遞外部信息的端口。它可以把組織中許多的資源和數據組合到一起，通過科學管理措施，預先測定，完善計劃，調控高層人員的決定，方便管理效益和成效的明顯提升。

2.我國企業管理信息系統歷史與現狀。管理信息體系從1950年開始就在企業管控范圍被廣泛運用，經過了從簡單到繁瑣的演變過程。按照其變化的時間次序和特征，能夠把管理系統的演變過程大約可以分成3個時期，即業務處理體系，管理信息體系以及提供決策體系。管理信息體系的關鍵運用區域就是企業，因為企業管理的很繁瑣，人工管理就不是很容易，造價高，成效卻不是很好，所以，就可以很好的實施管理信息系統。其中資源策劃在管理信息體系最為典型，重點維護中小企業內部銷售管理。我們國家對企業管理信息體系的運用能夠追尋到1970年，那個階段只是簡單地進行單機操縱。從步入90年代后，中國大部分企業就開始引用制造資源體系，現在我國很多企業都已經研制出了屬于自己的管理信息體系，但仍然有一些小型企業沒有研制出管理信息體系。各個行業管理信息體系的聚合度和有效程度也有很大的差距。

3.我國企業管理信息系統存在的問題。在我國，盡管運行企業管理信息體系不是很早，發展的腳步卻比較快，從目前實行管理信息體系的企業來分析，大企業與中小企業相比，前者的發展狀況遠好于后者，致使中小企業發展狀況不理想的因素在于缺乏資金和不夠穩定的信息基礎。此外，從管理信息體系自身角度來說，在最關鍵管理事務——生產控制上并沒有達到預期的效果。因為其產品結構繁瑣，生產時間沒有規律，不同物件的生產步驟也不同，致使管理信息體系不能夠有效地發揮它的功能。這其中不僅存在管理系統自身的不足，也有企業自身信息化水平比較低和缺乏專業人士等因素。

二、中小企業管理信息化建設總體策略和應注意的問題

1.中小企業管理信息化建設應遵循的基本原則。(1)綜合計劃，依次實行。企業管理信息化的構建是在可持續策略的基礎上，管理信息體系要能夠完成企業長期的目標。(2)從內部到外部，從簡單到復雜。構建企業管理信息化運用的領域是先從企業內部開始，其次是外部。并且要根據需要達到的難易水平、需要符合的理論關系、需要達到的急迫程度和企業管理結構的內外關系。(3)重點超越，穩定執行，保證成功性。目前企業銷售所需的關鍵點是順利得到產、供、銷各個步驟的動態資料，經過銷售步驟優化和管理改革完成企業經營效益的提升和對業績效率指標的管控。

2.為保證企業管理信息化建設和實施成功需要注意的問題。(1)管理信息體系僅僅只能處理企業規定的標準問題，而且還要按照企業的實際情況做出一定的調配，所以不能對管理信息體系提供相關信息抱以太多的希望。

當企業的有關領導者意識到了企業管控的缺點，會想辦法加強企業的管理，因此為了使企業管理的能力加強，會將管理信息體系應用到其中。在進行商議時，以往的資料信息只可以起到借鑒的作用，但是最關鍵的是要看清達成決策的原因，在不受干預的思維下對此原因及彼此之間的作用加以解析，隨之給出有效的決定。一定要明白，問題重點是怎樣運用信息而不是獲得，最關鍵的信息還是外部信息。

(2)把握影響企業管理信息化建設成敗的關鍵因素。第一，是不是充分認識到企業目前的管理狀況。從大范圍來說，企業相關領導者要足夠了解自己工作所需的內外信息各是什么以及目前擁有的信息距離實際所需的信息量還有多少差距。從小范圍來說，對管理體系相關工作崗位的操縱方式進行具體的解釋，弄明白輸入和輸出的到底是什么。第二，是不是企業所以工作人員都經受得住困苦和勞累。關系到構建企業管控信息化的工作者不僅是要完成平時任務，使公司保持正常運營，還要進行對相關數據信息準備的訓練和學習，開始實行管理系統后，能夠很好的適應，對新數據進行觀測及審核，保證數據的正確性。假如相關工作人員不具備這樣吃苦耐勞的精神，會嚴重影響到其實際運轉的效果。第三，企業規定的執行管理信息體系的相關責任人以及工作人員要有一定的素養。企業規定的執行管理體系的一切工作人員既起到交流、組織及調和的作用，還要詳細了解體系的每個部分，在操縱人員沒有全部了解之前，要負責系統能夠正常運行。

3.加強企業管理信息化建設實施中的風險管理。必須構建全面、詳細的風險預防機構，保證管理信息化的構建能夠在規定時間內有效完成。要降低管理信息體系失去控制的風險，應該在最初就要意識到實施信息系統時所存在的風險，從而來進行合理的管理。要正確認識和解決實施管理信息體系時所有可能觸及到的風險，以便決定用哪種方案來解決問題。但是在不能保證風險確定性的情況下，不是一切風險問題都可以防止的，因此在企業管理信息體系的運行中還要擬定一個避免意外事故發生的計劃，這樣在需要的時候可以及時進行處理。

三、加強中小企業管理創新的思考

1.創新組織結構。企業組織創新思想可以確保管理創新。有關科學家認為，標準的組織要具備嚴格的組織機構，重點體現在領導、彼此關系以及能力作用等方面。如今，經濟整體化迅猛發展，中小企業必須與時代共同進步，徹底改變以往的產權不清晰、管理力度不夠、企業各個部門之間缺少合作協調的能力。中小企業要加強管理同時構成合理的管理機制，使企業的投資者機構、領導部門、監察督促部門、實施行事部門之間不相互干涉，明白自己的責任和權利，在帶動各部門主動性的同時，也要對其有關行為加以限制，保證足夠的利益。如今，信息能力的開拓讓知識在企業高層領導者與工作者之間共同分享，企業內部機構再也不會受到管理條例的限制，結構復雜的信息路徑形成了一種新型的結構模式——扁平化結構模式，它的優點是不僅可以減少中小企業的調理成本，還能夠大幅度提升企業在市場中的應對能力以及實現顧客要求的能力。所以，這種扁平化的組織模式將會是以后企業機構發揮的新方向。

2.創新戰略管理。從目前中小企業的發展趨勢來看，企業發展策略不具備整體性、靈活性以及持續性，雖然成長速度很快但是死亡速度也很快。其管理目標是加強企業對外在環境的適應作用，特別是在企業發生重大改變的時候，例如，全球經濟危機造成企業外部環境惡劣，企業領導者應該能夠對環境產生的變化和內部因素有足夠的掌握能力，做出沉著、明智和正確的判斷，明確企業的確定方位，選定好將來的開拓方向，讓企業成功沖破重圍。執行新的策略計劃可以運用很多方式，例如服務策略。將企業的主要精力著重放在重要事務上，盡可能最大范圍地減少成本，使效果更為顯著。戰略創新需要領導者具備高智慧和前衛的競爭認知。美國有一位著名的管理學家提出了一種全新的競爭管治概念，他說企業競爭協調不是簡單的打敗競爭者，應該是創建商業生態體系，和競爭者構成合作關系，到達共贏的目的。

四、總結

根據上面文章描述，構建中小企業管理信息體系是一個巨大的項目，在企業中不僅有非常重大的隱藏價值，又存在開拓發展的風險。中小企業應該結合本身的特質，整體、全面地了解管理體系的具體內容，為構建管理體系擬定科學有效的戰略方針，盡量構建并經營好完整的管理信息體系，在不斷的調整、更新中達成企業目標，加強企業創新、協調能力。

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