企業會計電算化系統的內部控制制度建設

任欣

【摘要】會計電算化系統的出現給會計內部控制造成了一定的影響。在會計電算化系統模式下，會計內部控制的重心發生了轉變，對內部控制提出了更高的要求。本文從會計電算化系統的內部控制流程入手，透過分析其內控流程，提出了加強會計電算化系統內部控制制度的對策與建議。

【關鍵詞】企業會計；會計電算化；內部控制

文章編號:ISSN1006—656X(2013)06?-00082-02

隨著會計電算化系統的應用與普及，國內運用傳統手工記賬的企業數量越來越少。會計電算化在為企業的會計記賬帶來了極大便利同時，以計算機與信息網絡為載體的會計電算化系統也給企業的會計內部控制形成了重大的沖擊與挑戰。在傳統手工記賬模式下，企業的會計內部控制是通過不同崗位的分離來實現相互監督與相互制約。但在會計電算化系統模式下，由于許多會計操作都是通過計算機進行，使得原先一些分離的崗位合并，導致監督與制約的作用弱化；而且會計電算化模式下的憑證、報表等會計資料是由計算機及其他存儲介質保存，這無疑又加大了會計資料外泄的控制風險。

一、會計電算化系統的定義及帶來的影響

會計電算化是將計算機與信息網絡技術應用于會計實務的重要體現，是計算機技術取代傳統手工記賬、算賬等會計核算環節的過程。隨著計算機技術在企業辦公應用中的普及，會計電算化系統也被國內企業廣泛應用，各類財務記賬、報賬、算賬以及統計、分析等綜合性的電算化軟件層出不窮，為企業的會計實務提供了極大的便利。相比較傳統手工記賬方式，電算化系統具有核算速度、信息儲存量大等優勢，也有利于企業管理者對企業的財務信息進行動態分析與統計，并為企業的財務決策提供了有效的信息。

當然，會計電算化系統在普及應用的過程中，也給企業會計的內部控制帶來了嚴峻的挑戰。一方面，會計內部控制的重點轉移。在傳統手工記賬模式下，企業經營活動所發生的每一筆經濟業務都需要各財務人員的審核、復核，而且財務部門實行的是崗位分離機制，對會計業務的開展相互監督、相互制約。可以說，傳統手工記賬模式下，企業會計內部控制重點為對會計業務的各環節的審核與復核。但企業在實行會計電算化系統后，會計記賬等業務都是通過計算機完成，先前審核、復核等內部控制手段的效力被削弱，這時企業會計的內部控制重點將集中于對計算機數據處理的控制。

另一方面，會計電算化系統加大了對企業會計犯罪行為的控制。眾所周知，傳統手工記賬模式下，各財務崗位實行分離制度，要進行會計犯罪行為必須經過各崗位的一致認可與同意；只有中間有一環節沒有做到位，那就前功盡棄。而會計電算化將計算機技術引入了會計實務之中，這使得企業的會計資料與信息暴露在相關計算機黑客面前。一方面，計算機黑客高手可以通過電算化系統直接進行會計犯罪行為。另一方面，計算機犯罪本身具有的隱蔽性，使得企業財務人員發現犯罪行為的難度要高于傳統手工記賬模式。

二、企業會計電算化系統內部控制流程分析

目前，企業會計電算化系統的內部控制主要分為一般控制與運行控制兩部分內容。其中，一般控制主要是對企業會計電算化系統的組織、開發、文件資料等方面進行控制，以保證電算化系統的運行。運行控制是指對會計電算化系統在日常運行過程中的輸入、輸出環節進行控制的過程。

（一）一般控制流程

會計電算化的一般控制就是除電算化系統日常運行以外的控制過程，其流程包括了組織控制、開發過程的控制、文件資料控制。

組織控制是指對企業會計電算化系統中存在相互沖突的崗位進行分離。電算化系統程序的設計、系統的操作以及會計數據的保管是企業電算化系統運行過程中的三個重要崗位。程序設計崗位主要是負責對電算化程序的編制與修改；系統的操作崗位負責對電算化數據的輸入與處理；數據的保管崗位是對電算化系統的數據進行保存與管理。更重要的是，這三個崗位之間相互沖突，必須實行分離的辦法，從而保證會計電算化系統在組織上實現內部控制。

開發過程的控制是指對會計電算化系統軟件開發過程中的各個環節進行內控的過程。會計電算化系統軟件的開發涉及到軟件功能的定位、模塊的構成、程序代碼的編寫以及程序的調試等，要保證會計電算化系統的正常運作，就需要在系統軟件的開發環節中就加強內部控制。一方面，電算化系統軟件的開發要做好與財務部門的溝通協調工作，透過計算機部門的技術實力與財務部門的實務要求，提高電算化系統軟件的應用性。另一方面，在系統的開發過程中，可運用開發進度表來對系統軟件的開發過程加以控制，保證開發工程的保質保量完成。

文件資料的控制是會計電算化系統內部控制的重要組成部分。盡管會計電算化實現了記賬的數據化，但電算化系統對計算機技術的應用對文件資料的保管控制提出了更高的要求。一方面，電算化系統的文件資料包括了系統說明書、程序說明書、數據結構說明書以及運行說明書等幾方面，對這些資料，要做好相應的保管工作。另一方面，對會計電算化系統所形成的會計文件資料，也要妥善保管，加強控制，必要時可以采取多人聯合保管的形式，以降低會計文件資料外泄的機率。

（二）運行控制流程

會計電算化的運行控制是指對電算化系統在日常運行過程中的各個環節進行內控的一系列過程。會計電算化系統的運行控制流程包括了輸入控制與輸出控制這兩方面。

輸入控制是指在將相關會計數據輸入電算化系統過程中，對數據正確性與完整性的有效控制的過程。在會計電算化系統模式下，數據輸入環節的控制是保證企業會計信息準確無誤的首要保障。目前，對電算化系統數據輸入控制的方法有順序編號的控制、數據總量的控制、數據檢測與核對的控制以及錯誤糾正的控制。順序編號的控制主要是通過對會計原始憑證編號的識別，來提高數據輸入的準確度，畢竟無論是傳統手工記賬還是會計電算化系統，都需要用到會計原始憑證。數據總量的控制是指在電算化系統數據輸入完成后，必然會生成一張財務會計報表，對于會計報表，其借方與貸方的金額必然相等；對此，可以利用這一特點，通過對其借方與貸方金額總量的控制來保證數據輸入的準確性。數據檢測與核對的控制是指在數據輸入的過程中，若發現存在借方與貸方金額不等的情況時，應及時檢測出來，因為每一張會計憑證在數據的輸入過程中都要求借方與貸方金額相等。錯誤糾正控制指電算化系統在檢測出數據輸入錯誤時，要及時對其進行提醒，糾正錯誤，并且系統要保存出錯數據的記憶文件，編制相應的差錯的報告。

另一方面，輸出控制是指在完成對電算化系統的數據輸入與匯總處理過程后，系統對相關會計資料輸出過程的控制。電算化系統輸出內容包括數據處理結果輸出與控制信息輸出兩方面。數據處理結果的輸出控制就是會計報表準確性的控制。一方面，對于系統輸出的會計報表要及時進行人工檢查，根據會計憑證的順序號檢查有否缺漏與重疊，根據報表的合計數來檢查數據的準確性。另一方面，對系統輸出的會計報表要妥善保管，注明報表的編號、份數及日期等信息。此外，控制信息的輸出是指電算化系統運行過程中涉及到內控的相關信息輸出的過程，這也是企業相關人員進行內部控制的重要依據，保證會計資料復核的準確性。

三、加強會計電算化系統內部控制制度的措施

針對會計電算化系統給企業會計內部控制所帶來的影響以及電算化系統內部控制的流程，要加強會計電算化系統的內部控制需要從事前、事中與事后三方面入手。

（一）加強會計電算化崗位分工，沖突崗位進行分離機制