企業(yè)會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度建設(shè)

任欣

【摘要】會計電算化系統(tǒng)的出現(xiàn)給會計內(nèi)部控制造成了一定的影響。在會計電算化系統(tǒng)模式下，會計內(nèi)部控制的重心發(fā)生了轉(zhuǎn)變，對內(nèi)部控制提出了更高的要求。本文從會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制流程入手，透過分析其內(nèi)控流程，提出了加強會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制制度的對策與建議。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)會計；會計電算化；內(nèi)部控制

文章編號:ISSN1006—656X(2013)06?-00082-02

隨著會計電算化系統(tǒng)的應(yīng)用與普及，國內(nèi)運用傳統(tǒng)手工記賬的企業(yè)數(shù)量越來越少。會計電算化在為企業(yè)的會計記賬帶來了極大便利同時，以計算機與信息網(wǎng)絡(luò)為載體的會計電算化系統(tǒng)也給企業(yè)的會計內(nèi)部控制形成了重大的沖擊與挑戰(zhàn)。在傳統(tǒng)手工記賬模式下，企業(yè)的會計內(nèi)部控制是通過不同崗位的分離來實現(xiàn)相互監(jiān)督與相互制約。但在會計電算化系統(tǒng)模式下，由于許多會計操作都是通過計算機進行，使得原先一些分離的崗位合并，導(dǎo)致監(jiān)督與制約的作用弱化；而且會計電算化模式下的憑證、報表等會計資料是由計算機及其他存儲介質(zhì)保存，這無疑又加大了會計資料外泄的控制風險。

一、會計電算化系統(tǒng)的定義及帶來的影響

會計電算化是將計算機與信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于會計實務(wù)的重要體現(xiàn)，是計算機技術(shù)取代傳統(tǒng)手工記賬、算賬等會計核算環(huán)節(jié)的過程。隨著計算機技術(shù)在企業(yè)辦公應(yīng)用中的普及，會計電算化系統(tǒng)也被國內(nèi)企業(yè)廣泛應(yīng)用，各類財務(wù)記賬、報賬、算賬以及統(tǒng)計、分析等綜合性的電算化軟件層出不窮，為企業(yè)的會計實務(wù)提供了極大的便利。相比較傳統(tǒng)手工記賬方式，電算化系統(tǒng)具有核算速度、信息儲存量大等優(yōu)勢，也有利于企業(yè)管理者對企業(yè)的財務(wù)信息進行動態(tài)分析與統(tǒng)計，并為企業(yè)的財務(wù)決策提供了有效的信息。

當然，會計電算化系統(tǒng)在普及應(yīng)用的過程中，也給企業(yè)會計的內(nèi)部控制帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)。一方面，會計內(nèi)部控制的重點轉(zhuǎn)移。在傳統(tǒng)手工記賬模式下，企業(yè)經(jīng)營活動所發(fā)生的每一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)都需要各財務(wù)人員的審核、復(fù)核，而且財務(wù)部門實行的是崗位分離機制，對會計業(yè)務(wù)的開展相互監(jiān)督、相互制約。可以說，傳統(tǒng)手工記賬模式下，企業(yè)會計內(nèi)部控制重點為對會計業(yè)務(wù)的各環(huán)節(jié)的審核與復(fù)核。但企業(yè)在實行會計電算化系統(tǒng)后，會計記賬等業(yè)務(wù)都是通過計算機完成，先前審核、復(fù)核等內(nèi)部控制手段的效力被削弱，這時企業(yè)會計的內(nèi)部控制重點將集中于對計算機數(shù)據(jù)處理的控制。

另一方面，會計電算化系統(tǒng)加大了對企業(yè)會計犯罪行為的控制。眾所周知，傳統(tǒng)手工記賬模式下，各財務(wù)崗位實行分離制度，要進行會計犯罪行為必須經(jīng)過各崗位的一致認可與同意；只有中間有一環(huán)節(jié)沒有做到位，那就前功盡棄。而會計電算化將計算機技術(shù)引入了會計實務(wù)之中，這使得企業(yè)的會計資料與信息暴露在相關(guān)計算機黑客面前。一方面，計算機黑客高手可以通過電算化系統(tǒng)直接進行會計犯罪行為。另一方面，計算機犯罪本身具有的隱蔽性，使得企業(yè)財務(wù)人員發(fā)現(xiàn)犯罪行為的難度要高于傳統(tǒng)手工記賬模式。

二、企業(yè)會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制流程分析

目前，企業(yè)會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制主要分為一般控制與運行控制兩部分內(nèi)容。其中，一般控制主要是對企業(yè)會計電算化系統(tǒng)的組織、開發(fā)、文件資料等方面進行控制，以保證電算化系統(tǒng)的運行。運行控制是指對會計電算化系統(tǒng)在日常運行過程中的輸入、輸出環(huán)節(jié)進行控制的過程。

（一）一般控制流程

會計電算化的一般控制就是除電算化系統(tǒng)日常運行以外的控制過程，其流程包括了組織控制、開發(fā)過程的控制、文件資料控制。

組織控制是指對企業(yè)會計電算化系統(tǒng)中存在相互沖突的崗位進行分離。電算化系統(tǒng)程序的設(shè)計、系統(tǒng)的操作以及會計數(shù)據(jù)的保管是企業(yè)電算化系統(tǒng)運行過程中的三個重要崗位。程序設(shè)計崗位主要是負責對電算化程序的編制與修改；系統(tǒng)的操作崗位負責對電算化數(shù)據(jù)的輸入與處理；數(shù)據(jù)的保管崗位是對電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行保存與管理。更重要的是，這三個崗位之間相互沖突，必須實行分離的辦法，從而保證會計電算化系統(tǒng)在組織上實現(xiàn)內(nèi)部控制。

開發(fā)過程的控制是指對會計電算化系統(tǒng)軟件開發(fā)過程中的各個環(huán)節(jié)進行內(nèi)控的過程。會計電算化系統(tǒng)軟件的開發(fā)涉及到軟件功能的定位、模塊的構(gòu)成、程序代碼的編寫以及程序的調(diào)試等，要保證會計電算化系統(tǒng)的正常運作，就需要在系統(tǒng)軟件的開發(fā)環(huán)節(jié)中就加強內(nèi)部控制。一方面，電算化系統(tǒng)軟件的開發(fā)要做好與財務(wù)部門的溝通協(xié)調(diào)工作，透過計算機部門的技術(shù)實力與財務(wù)部門的實務(wù)要求，提高電算化系統(tǒng)軟件的應(yīng)用性。另一方面，在系統(tǒng)的開發(fā)過程中，可運用開發(fā)進度表來對系統(tǒng)軟件的開發(fā)過程加以控制，保證開發(fā)工程的保質(zhì)保量完成。

文件資料的控制是會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的重要組成部分。盡管會計電算化實現(xiàn)了記賬的數(shù)據(jù)化，但電算化系統(tǒng)對計算機技術(shù)的應(yīng)用對文件資料的保管控制提出了更高的要求。一方面，電算化系統(tǒng)的文件資料包括了系統(tǒng)說明書、程序說明書、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)說明書以及運行說明書等幾方面，對這些資料，要做好相應(yīng)的保管工作。另一方面，對會計電算化系統(tǒng)所形成的會計文件資料，也要妥善保管，加強控制，必要時可以采取多人聯(lián)合保管的形式，以降低會計文件資料外泄的機率。

（二）運行控制流程

會計電算化的運行控制是指對電算化系統(tǒng)在日常運行過程中的各個環(huán)節(jié)進行內(nèi)控的一系列過程。會計電算化系統(tǒng)的運行控制流程包括了輸入控制與輸出控制這兩方面。

輸入控制是指在將相關(guān)會計數(shù)據(jù)輸入電算化系統(tǒng)過程中，對數(shù)據(jù)正確性與完整性的有效控制的過程。在會計電算化系統(tǒng)模式下，數(shù)據(jù)輸入環(huán)節(jié)的控制是保證企業(yè)會計信息準確無誤的首要保障。目前，對電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸入控制的方法有順序編號的控制、數(shù)據(jù)總量的控制、數(shù)據(jù)檢測與核對的控制以及錯誤糾正的控制。順序編號的控制主要是通過對會計原始憑證編號的識別，來提高數(shù)據(jù)輸入的準確度，畢竟無論是傳統(tǒng)手工記賬還是會計電算化系統(tǒng)，都需要用到會計原始憑證。數(shù)據(jù)總量的控制是指在電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸入完成后，必然會生成一張財務(wù)會計報表，對于會計報表，其借方與貸方的金額必然相等；對此，可以利用這一特點，通過對其借方與貸方金額總量的控制來保證數(shù)據(jù)輸入的準確性。數(shù)據(jù)檢測與核對的控制是指在數(shù)據(jù)輸入的過程中，若發(fā)現(xiàn)存在借方與貸方金額不等的情況時，應(yīng)及時檢測出來，因為每一張會計憑證在數(shù)據(jù)的輸入過程中都要求借方與貸方金額相等。錯誤糾正控制指電算化系統(tǒng)在檢測出數(shù)據(jù)輸入錯誤時，要及時對其進行提醒，糾正錯誤，并且系統(tǒng)要保存出錯數(shù)據(jù)的記憶文件，編制相應(yīng)的差錯的報告。

另一方面，輸出控制是指在完成對電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入與匯總處理過程后，系統(tǒng)對相關(guān)會計資料輸出過程的控制。電算化系統(tǒng)輸出內(nèi)容包括數(shù)據(jù)處理結(jié)果輸出與控制信息輸出兩方面。數(shù)據(jù)處理結(jié)果的輸出控制就是會計報表準確性的控制。一方面，對于系統(tǒng)輸出的會計報表要及時進行人工檢查，根據(jù)會計憑證的順序號檢查有否缺漏與重疊，根據(jù)報表的合計數(shù)來檢查數(shù)據(jù)的準確性。另一方面，對系統(tǒng)輸出的會計報表要妥善保管，注明報表的編號、份數(shù)及日期等信息。此外，控制信息的輸出是指電算化系統(tǒng)運行過程中涉及到內(nèi)控的相關(guān)信息輸出的過程，這也是企業(yè)相關(guān)人員進行內(nèi)部控制的重要依據(jù)，保證會計資料復(fù)核的準確性。

三、加強會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制制度的措施

針對會計電算化系統(tǒng)給企業(yè)會計內(nèi)部控制所帶來的影響以及電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的流程，要加強會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制需要從事前、事中與事后三方面入手。

（一）加強會計電算化崗位分工，沖突崗位進行分離機制