加強檔案信息化管理，促進高速公路事業發展

于立彥　李鷗

摘要：社會經濟的快速發展與高速公路體制改革對檔案管理工作提出了新的要求，需要我們不斷加強檔案信息化管理，充分認識加強檔案信息化管理的意義，提高認識，建立完善的檔案信息化管理體系，轉變檔案管理手段，加強檔案信息資源的有效利用，提高檔案管理人員的綜合素養，促進高速公路事業的快速發展。

關鍵詞：檔案信息化；管理高速公路；檔案管理

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：1009-2374（2013）20-0113-02

隨著社會經濟的快速發展與高速公路體制改革的不斷深入，傳統檔案管理模式已經遠遠不能滿足現代高速公路檔案管理的需要。它對檔案管理工作提出了新的要求，要求我們將檔案信息從紙質檔案轉向“信息高速公路”，充分運用現代信息技術優勢，加速檔案管理的信息化進程，加強檔案信息化管理，所謂檔案信息化，即指在檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理，為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。使檔案管理在新形勢下更好地適應高速公路發展的需要，促進高速公路事業的穩定、快速發展。

1 加強檔案信息化管理的意義

1.1 有效提升檔案管理人員的工作效率

檔案信息化建設可以有效地節約管理人員的時間，提升其工作效率。傳統檔案管理人員由于采用手工收集、管理、整編等，工作往往量大低效。加強檔案管理信息化后，檔案管理實現實時化、自動化、網絡化，檔案數據一次錄入可無數次利用，還可有效實現檔案數據信息的共享。檔案信息化將為信息社會提供必要的、可靠的、大量的基礎性公共原生信息，滿足人們共享信息的需求，為社會公眾信息的開發利用提供基礎條件，為信息化起到支撐作用。檔案庫中的信息統計由于采用計算機處理，可以有效提高管理人員的效率，檢索查詢也更加方便，檔案查詢與檢索通過網絡可實現異地即時查詢；查詢手段也越來越豐富，檔案查詢可提供模糊查詢、分類查詢、組合查詢等多種查詢方式，檔案查借閱可控性也進一步得到增強。

1.2 有效提升高速公路部門效率

高速公路建設部門每年都要產生大量檔案資料，內容涉及科技、文檔、合同等重要信息，對部門的長期發展提供借鑒。加強檔案信息化管理后，將有效提升部門收集與管理信息資源的效率，實現檔案資源部門內部的網上共享，有控制地加以利用；有效解決紙質檔案丟失與損壞等問題，避免重要檔案資源的損壞及丟失；檔案管理信息化也有助于幫助立檔單位形成完整的檔案信息化網絡，形成部門電子信息資源中心，有效提升高速公路部門的工作效率，促進高速公路事業的發展。

2 提升全員檔案信息化管理認識

我們要徹底改變高速公路落后的檔案管理現狀，根據高速公路部門目前現狀，積極創造條件，把檔案管理列入高速公路部門發展規劃與經營目標中。我們要不斷加大宣傳力度，利用多種渠道、各種形式來提高領導與員工對加強檔案信息化管理的認識，使領導和員工徹底轉變思想觀念，充分認識到新形勢下加強檔案信息化管理對高速公路部門發展的重要意義，使相關職能部門積極主動地參與到檔案信息化管理業務學習以及建設中，以適應現代高速公路事業發展的需要，促進高速公路事業發展。

3 建立完善的檔案信息化管理體系

為了把檔案管理工作滲透到高速公路建設的各項工作中去，高速公路部門要在相關職能部室與基層單位聘請專職或兼職檔案員，使企業檔案管理工作形成制度，檔案管理要實現正常化與規范化。檔案信息化管理是一項業務性與技術性都很強的工作，它從檔案資源的形成到信息資源的歸檔，中間有許多環節，要確保檔案資源的正確、完整、齊全，高速公路部門要建立層層負責的檔案信息化管理服務體系。對各種施工圖、竣工圖、文件材料、財務、人力資源等檔案材料，要及時移交檔案管理部門建立信息檔案；我們要建立一套嚴謹的自上而下的檔案信息化管理體系，檔案形成部門、管理部門、使用部門要互相監督、互相制約，確保各種檔案準確、完整、及時的歸檔，并且確保檔案資源的質量，提高檔案資源的真實性與可利用性，從而促進高速公路事業的發展。

4 轉變檔案管理手段

隨著信息技術的不斷發展與社會的進步，高速公路檔案工作要順應時代發展的要求，積極轉變管理手段。

我們要借助先進檔案管理軟件的優勢，加強檔案管理軟件的開發或引進，運用簡捷實用的檔案管理軟件來加強檔案信息化管理。它對檔案立卷與整理能夠起到重要的輔助作用，有效減輕檔案管理人員的勞動強度。它有助于實現檔案信息的自動分類、組卷、調序、編制與打印卷內目錄等；我們也可以嘗試運用計算機技術進行圖紙掃描等，實現檔案管理工作的自動化。檔案自動化管理是當今高速公路部門發展的必然要求，高速公路事業的發展不僅需要檔案部門能夠第一時間提供豐富的檔案資料，而且還要為高速公路建設與管理決策提供幫助與參考，為高速公路技術改造與革新傳遞信息。另外檔案管理工作還要加強檔案信息數據的編研能力，不斷加強信息資源的開發，積極創造條件，定期將國內外高速公路建設等方面的資源援引過來，使高速公路建設與管理部門及時了解國內外現狀，給相關人員提供參考，促進我國高速公路事業的發展。

5 加強檔案信息資源的有效利用

檔案信息資源開發的最終目是使檔案資源得到充分利用，檔案利用效果如何是對整個檔案工作的評價和檢驗。由此可見，檔案管理的最終目的在于能夠積極發揮其社會效益和經濟效益，我們要將加強檔案資源的有效利用作為加強檔案信息化管理的一項重要任務，促進高速公路事業的發展。

如高速公路有時因自然或人為因素會發生一些問題，在排除與施工過程中需要查閱圖紙與相關的技術參數資料，如果能夠在第一時間準確地提供圖紙與技術參數資料，往往可以在最短時間內恢復高速公路的運行，使之將不便降低到最小程度，有效降低高速公路的經濟損失，節約大量人力、財力、物力等，充分發揮檔案資源的社會效益與經濟效益，實現檔案信息化管理的功能，幫助高速公路行業建立起為民服務的優良形象。

6 提高檔案管理人員素養

高速公路檔案信息化管理最終還需要高素質的檔案管理人員，我們要切實提高檔案管理人員的綜合素養，這樣才能做到檔案科學分類與管理，為檔案使用者提供方便快捷的利用。

檔案管理人員的責任心與職業道德素質是其做好檔案信息化管理的前提。檔案管理工作是一門專業性很強的工作，它要求檔案管理人員具有高度的工作責任感與良好的職業道德，要有樂于奉獻的精神；嚴格遵守檔案管理的各項規章制度是做好檔案信息化管理工作的關鍵。新形勢下的檔案管理工作迫切需要我們加強制度建設，嚴格依法治檔。我們要不斷完善檔案制度，包括歸檔制度、保管制度、保密制度、借閱制度、統計制度等，要切實做到有章可循、按章辦事。檔案管理人員要樹立“服務”觀念，并將之作為加強檔案信息化管理工作的出發點和歸宿；檔案管理人員的綜合素養直接影響檔案信息化管理工作的質量，我們要切實提高認識水平，不斷加強工作人員的繼續教育，不斷提高他們的專業水平，學習新方法、新理論，使檔案管理人員的素質能夠滿足檔案信息化管理的需要，促進高速公路事業的發展。

檔案信息化管理是時代發展的要求，作為高速公路部門的檔案管理人員，必須要付出辛勤的勞動，不斷地在檔案管理實踐中探索新形勢下檔案信息化管理的新思路、新方法，不斷加強檔案信息化管理，使檔案管理工作為我國高速公路事業的快速、穩定發展作出應有貢獻。

參考文獻

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