城建檔案數(shù)字化應(yīng)用探討

文/武漢市土地利用和城市空間規(guī)劃研究中心 付珺

從我國現(xiàn)有的城建檔案的發(fā)展來看，計(jì)算機(jī)以及相關(guān)軟件的應(yīng)用極大的促進(jìn)了城建檔案工作的發(fā)展。在這種背景下，城建檔案數(shù)字化應(yīng)用效率的高低直接影響到我國城建檔案工作的工作效率，正是從這個(gè)層面出發(fā)，本文結(jié)合城市建設(shè)工作的實(shí)際，對(duì)城建檔案數(shù)字化應(yīng)用進(jìn)行深入的研究與探討。

一、城建檔案數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)分析

一是經(jīng)濟(jì)效益的提高。城建檔案數(shù)字化的應(yīng)用，將傳統(tǒng)的以紙質(zhì)管理為方式的城建檔案工作變?yōu)榱藱C(jī)讀檔案，使得保管費(fèi)用與保管空間得到了極大的節(jié)約，同時(shí)還具有查詢方便的特點(diǎn)，進(jìn)而極大的節(jié)省了由于反復(fù)復(fù)印紙質(zhì)檔案而造成的成本增加。

二是辦公效率的提升。城建檔案數(shù)字化的應(yīng)用極大的提高了城建資料的歸檔工作效率，同時(shí)還促進(jìn)了城建檔案利用效率的提升。城建檔案數(shù)字化應(yīng)用能夠?qū)崿F(xiàn)即時(shí)數(shù)字信息的有效運(yùn)用，為管理者決策快速的提供服務(wù)支持。城建檔案數(shù)字化應(yīng)用促使城建信息超越了時(shí)間與地域的限制，進(jìn)而有效的提高了城建檔案管理的工作效率。

三是安全性的提高。城建檔案數(shù)字化的應(yīng)用通過信息控制中心實(shí)現(xiàn)了對(duì)城建檔案的實(shí)時(shí)保護(hù)，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比更加安全，保存的時(shí)間也得到了延長。同時(shí)，還有效的降低了城建檔案中存在的被篡改的幾率。

二、城建檔案數(shù)字化應(yīng)用現(xiàn)狀分析

（一）檔案數(shù)字化法律應(yīng)用方面存在問題

在我國城建檔案處在紙質(zhì)檔案與電子文件兩者共同管理的狀態(tài)。紙質(zhì)檔案因?yàn)槠鋬?nèi)容都是以紙質(zhì)作為載體的，因而比較難于變更與涂改。正是因?yàn)榧堎|(zhì)檔案所具有的這些特性，能夠確保其將原來的內(nèi)容進(jìn)行很好的保存，所以有著較強(qiáng)的法律效果。而以電子文件方式所保存的城建檔案由于可以通過計(jì)算操作進(jìn)行復(fù)制與更改，且發(fā)現(xiàn)存在著一定的難度，這就導(dǎo)致其本身的法律效果問題的解決需要一個(gè)過程才可以實(shí)現(xiàn)。

（二）檔案數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用方面存在問題

城建檔案數(shù)字化應(yīng)用中所涉及到的技術(shù)應(yīng)用問題較多，如長期存取、數(shù)字信息失真、安全性等等。通常情況下，磁盤的保存期是三年到五年，光盤是三十年左右，同時(shí)還受到溫度、存儲(chǔ)格式以及硬件配置等諸多條件的限制，加之計(jì)算機(jī)語言之間的轉(zhuǎn)換問題，都會(huì)檔案信息的存取帶來一定的困難。再如計(jì)算機(jī)病毒以及黑客人為或偶然事故都使數(shù)字檔案的安全性面臨著威脅。城建檔案數(shù)字化應(yīng)用多面臨的諸多技術(shù)問題也是城建檔案數(shù)字化應(yīng)用應(yīng)關(guān)注的問題。

（三）標(biāo)準(zhǔn)化方面存在問題

城建檔案數(shù)字化在應(yīng)用過程中必然會(huì)實(shí)現(xiàn)所在區(qū)域城建檔案館、國家城建檔案館以及全球城建檔案館之間的信息資源共享。信息資源共享目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)本身是個(gè)動(dòng)態(tài)的系統(tǒng)化過程，需要城建檔案數(shù)字化在應(yīng)用過程中存在相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。只有這些標(biāo)準(zhǔn)的存在以及各個(gè)城建檔案館的有效應(yīng)用，才能實(shí)現(xiàn)不同城建檔案館之間的銜接，進(jìn)而促進(jìn)城建檔案數(shù)字化應(yīng)用的發(fā)展。而我國現(xiàn)有的城建檔案數(shù)字化應(yīng)用過程中標(biāo)準(zhǔn)化方面還存在著難以統(tǒng)一等諸多問題。如部分標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范超過了城建檔案的工作范圍和整個(gè)城建檔案工作標(biāo)準(zhǔn)銜接存在障礙等等。

（四）城建檔案數(shù)字化應(yīng)用人員素質(zhì)亟待加強(qiáng)

從我國現(xiàn)有的城建檔案數(shù)字化應(yīng)用的人才情況來看，還存在著缺乏高技術(shù)人才，尤其是在城建檔案與信息處理兩個(gè)方面都有一定能力的復(fù)合型人才極為短缺。我國有的區(qū)域的城建檔案館雖然引入了先進(jìn)的設(shè)備，但是由于缺少必要的工作人員，極大的限制了數(shù)字化所具有的優(yōu)勢(shì)作用的發(fā)揮。

三、城建檔案數(shù)字化應(yīng)用的優(yōu)化策略

（一）城建檔案數(shù)字化應(yīng)用法律體系完善

從現(xiàn)有的城建檔案數(shù)字化應(yīng)用來看，主要涉及的法律包括著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、檔案以及隱私權(quán)保護(hù)等多個(gè)方面的法律問題，城建檔案數(shù)字化應(yīng)用法律體系的不斷完善就是前述這些法律問題不斷優(yōu)化的過程。只有完善的城建檔案數(shù)字化應(yīng)用法律體系才能確保城建檔案數(shù)字化應(yīng)用工作的進(jìn)步。這就要求我國不同區(qū)域的城建檔案管理部門需要從當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況出發(fā)，以現(xiàn)有的城建檔案數(shù)字工作的現(xiàn)狀以及發(fā)展趨勢(shì)出發(fā)，結(jié)合本區(qū)域的實(shí)際情況確定城建檔案數(shù)字化應(yīng)用的政策與措施，進(jìn)而通過這些應(yīng)用法律體系的不斷優(yōu)化來推動(dòng)城建檔案數(shù)字化應(yīng)用的進(jìn)步。

（二）優(yōu)化城建檔案數(shù)字化技術(shù)水平

在城建檔案數(shù)字化應(yīng)用技術(shù)在應(yīng)用中正如前文所述，涉及到的技術(shù)較多，因而需要在應(yīng)用實(shí)踐中通過不斷建立健全管理系統(tǒng)來優(yōu)化技術(shù)在城建檔案數(shù)字化應(yīng)用中的效果。這就要求行業(yè)本身通過城建檔案信息的分析與技術(shù)應(yīng)用方面的理論研究與實(shí)踐應(yīng)用等工作的加強(qiáng)，來提高技術(shù)水平。城建檔案數(shù)字化技術(shù)水平的優(yōu)化其本質(zhì)是城建檔案數(shù)字集成化管理，通過建設(shè)一個(gè)可以提供包括城建數(shù)字檔案信息生產(chǎn)加工在內(nèi)的所有流程的實(shí)時(shí)監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)不同技術(shù)之間能夠有力的協(xié)作。通過對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和通訊、數(shù)據(jù)遠(yuǎn)程訪問、數(shù)據(jù)交換、元數(shù)據(jù)以及網(wǎng)絡(luò)安全等多類技術(shù)的集成，將分散在不同載體與不同區(qū)域位置的城建檔案信息實(shí)現(xiàn)集成化管理，綜合發(fā)揮科學(xué)技術(shù)在城建檔案數(shù)字化應(yīng)用中所具有的優(yōu)勢(shì)作用。

（三）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化方面的工作

城建檔案數(shù)字化應(yīng)用還需要城建檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化的有力支持。對(duì)于城建檔案數(shù)字化應(yīng)用來說標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是數(shù)字化應(yīng)用的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)城建檔案信息共享的必要條件。也就是說，城建檔案應(yīng)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)處理方法與統(tǒng)一規(guī)范的操作文件，應(yīng)加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化方面的工作。從我國現(xiàn)有城建檔案數(shù)字化應(yīng)用中標(biāo)準(zhǔn)化方面的工作來看，主要包括信息化標(biāo)準(zhǔn)與數(shù)字化檔案管理規(guī)范兩個(gè)方面的內(nèi)容。從信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的層面來看，主要應(yīng)加強(qiáng)的工作包括城建檔案信息的采集、整理、安全保障、網(wǎng)站的管理以及數(shù)字化城建檔案應(yīng)采用的格式標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。從數(shù)字化檔案管理規(guī)范的層面來看，主要應(yīng)加強(qiáng)的工作包括檔案接收標(biāo)準(zhǔn)以及檔案管理實(shí)施細(xì)則等內(nèi)容。只有這些工作的不斷加強(qiáng)，才能讓城建檔案在數(shù)字化應(yīng)用過程中實(shí)現(xiàn)順利接收、便捷管理以及資源共享等。

（四）加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化應(yīng)用隊(duì)伍建設(shè)

由于城市檔案數(shù)字化應(yīng)用本身所具有的專業(yè)性與涉及面較廣的實(shí)際情況，決定了應(yīng)不斷的提高現(xiàn)有的城建檔案數(shù)字化應(yīng)用中工作人員的專業(yè)知識(shí)與實(shí)踐水平，不斷的加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化應(yīng)用方面的隊(duì)伍建設(shè)。城市建設(shè)部門應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況不斷的通過教育與培訓(xùn)等方面的工作，提高現(xiàn)有城建檔案工作人員在數(shù)字化應(yīng)用方面所具有的專業(yè)知識(shí)水平以及實(shí)踐技能，同時(shí)還應(yīng)不斷加強(qiáng)外來人才的引入工作，只有內(nèi)外結(jié)合的方式才能快速的促進(jìn)城建檔案數(shù)字化應(yīng)用隊(duì)伍整體素質(zhì)的提高。

城建檔案數(shù)字化在應(yīng)用還應(yīng)關(guān)注到社會(huì)需求。以社會(huì)需求為基礎(chǔ)確定城建檔案數(shù)字化管理的工作目標(biāo)，同時(shí)還應(yīng)信息化發(fā)生規(guī)律為基礎(chǔ)來優(yōu)化城建檔案工作，避免城建檔案數(shù)字化應(yīng)用脫了社會(huì)實(shí)踐與技術(shù)實(shí)踐，只有兩者有效的結(jié)合才能真正的促進(jìn)我國城建檔案數(shù)字化應(yīng)用水平的提高。

四、結(jié)束語

綜上所述，城建檔案數(shù)字化的應(yīng)用過程本身是一個(gè)動(dòng)態(tài)的系統(tǒng)化工程，受各地城建檔案管理情況不同的影響，其在具體的應(yīng)用過程中需要結(jié)合當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。伴隨著城建檔案工作的發(fā)展，數(shù)字化應(yīng)用也會(huì)面臨更多的新問題與新情況，這就決定了應(yīng)不斷的加強(qiáng)在城建檔案數(shù)字化應(yīng)用方面的研究。

[1]郭麗華.城建檔案數(shù)字化管理發(fā)展思路之探討[J].城建檔案,2012(02):49-50.

[2]閻育新.城建檔案數(shù)字化管理略談[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(05):157.