高校檔案管理信息化建設應用分析

文/云南林業職業技術學院 崔海生

目前，隨著科技的進步與發展，在我國諸多的高校里檔案管理工作存在著問題，比如說觀念陳舊、管理方式，學校的基礎設施等，在一定程度上制約著高等學校檔案管理的發展。如何突破這一瓶頸，筆者經過分析研究認為，要加強這一問題的解決，必須了解認識檔案信息化管理在檔案管理中的必要性和重要性，及時有效地采取恰當的工作方案和對策,來有效推進學校檔案信息化建設進程。筆者認為，當前最艱巨的任務就是對現有檔案管理模式進行創新和改革,采取恰當的對策和方案,構建以多媒體、網絡和通信等新技術為載體，加快我國高校檔案管理中出現的問題。筆者在本文中將結合實踐經驗談談對這方面的看法。

一、高校檔案管理中信息化建設應用的重要性和必要性

在文中第一段中筆者分析了檔案管理中存在的問題，筆者認為只有認識了問題，才能知道問題的嚴重性，這樣才能認識加強信息化建設的必要性和重要性。經過分析認為，目前我國高校檔案如果采取了信息化建設的應用它能以光盤、磁盤的方式作為信息存儲的載體,向數字格式轉變。現在計算機網絡化管理的出現,使計算機從輔助性的工具很快發展成一種工作環境,并伴隨著應用的普及而演變成一種工作方式。

二、高校檔案信息化建設存在問題

據不完全統計，目前我國高校檔案信息化建設中或多或少存在著問題，但可悲的是沒有被發現，依然采取以往的管理方式，嚴重制約影響著高校檔案信息化管理工作的發展。

（一）制度與法律不健全

經過分析，筆者認為，在高校檔案信息化建設中都存在著制度與法律得不健全。雖然一些學校有電子文件的法律法規，但不是很全面，不能滿足日益發展的需要或者不盡完善。這種狀況長期存在著，而且無人管理。

（二）存在管理觀念問題

觀念是長期滯留下來的，依然習慣于傳統的手工檔案管理模式和方法，重“硬件”輕軟件環境，重檔案信息資源建設、輕檔案信息資源利用等落后觀念。這些觀念的存在，筆者認為是人的問題。首先突破改變的是人要有檔案管理的創新理念，也要與信息化時代的需要相適應。

（三）基礎設施不完善導致

一般來說，高校檔案信息化建設的硬件設施包括存儲器、計算機、復印機、刻錄機等。在這些設備中如果缺少應有的資金來源保障的話，就不能很好的為之服務，也會導致信息化發展慢的原因，不能滿足于檔案管理的數字化、網絡化建設。

三、高校檔案管理信息化建設有效措施

高校檔案管理信息化建設中存在問題是一種常見問題，但是如何解決是每個學校檔案管理工作者的重要任務。結合實際筆者談談這方面的心得。

（一）檔案人員要樹立正確意識

這一點很重要，檔案管理人員要運用現代技術和信息技術應用于檔案管理工作中，工作中要不斷創新檔案管理工作，更要積極接受繼續教育及終身教育，努力培養自己具有更深的層次、更高的綜合素質，把自己從一般的管理者變為檔案信息專家，由傳統的“檔案保管者”變為“檔案信息管理者”。

（二）做好目標工作責任制

這就要求檔案管理人員將本單位形成的電子文件的收集、保管等工作納入自己崗位職責范圍，并落實到人。更要保證本單位產生的電子文件真實、完整、安全地保存，并適時通過數字化校園上的檔案管理系統上載到檔案室的服務器。

（三）完善檔案隊伍的建設

在這一點中筆者認為必須要有專業的團隊來管理。這個團隊的建設必須要有要引進相關領域人才，和對現有檔案工作人員進行針對性的培訓，不斷提高自身素養，恪守檔案工作紀律，認真貫徹執行《檔案法》。

不管怎么說，檔案信息化建設是高校檔案工作的重要內容，它服務的對象是學生，學生是高校的主體。從這一點來說，檔案管理人員要逐步完善學生檔案在收集和整理過程中的科學化、系統化，方便學生檔案的利用和查找，增加學生檔案的使用價值，發揮檔案應有的作用。筆者認為，這既是高校提高檔案信息化程度的標志之一,也是充分發揮高校檔案信息化管理平臺對提升高校檔案的管理效率和效益,擴大其規模、延展其功能、強化其開放性的重要體現。

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