試論烈士陵園檔案信息化建設

文/福建福安民政局 何麗萍

根據初步統計，我市目前擁有區縣級以上的烈士陵園兩處，屬部門管理烈士紀念設施八處，烈士墓計有一千多處。如何將這些紀念設施的管理工作系統化，將其位置、管理情況、烈士簡介等納入到統一的管理渠道中來，是一項未來主抓的工作，更是促進檔案管理朝向現代化發展的客觀要求。我市緊跟時代發展脈搏，堅持用檔案信息資源引領烈士陵園管理的方針，經過普查實踐，已經基本形成了一個功能完備的數字化烈士陵園管理平臺，讓烈士陵園檔案建設從理論分析走向了實地踐行。

一、烈士陵園檔案信息化建設的內涵

烈士陵園檔案信息化建設的內容很全面，其中包括如陵園位置、保護情況、所占面積、墓主姓名及生平簡介等內容，管理時基本要依據一設施一圖片、一墓地一圖片的要求進行信息配發工作，以期達到設施管理的信息化，為將來形成更好的烈士紀念設施管理規劃提供方便。而檔案信息化內涵本身是有必要先行加以探討的，筆者以為：所謂的檔案信息化意指在檔案建設管理過程中，用數字化帶動檔案信息資源開發的過程，并且實現管理及服務的同步數字化。按照這樣的理解，烈士陵園的檔案信息化等同于檔案的數字化，具體包括如下幾方面，首先是檔案信息本身的數字化，烈士陵園的基本紙質資料等通過轉化形成電子資源；其次是檔案管理工作的網絡化，讓信息在網絡環境中更完整，更為節省人力物力。最后是在網絡環境下的信息管理綜合化，達到資源的優勢共享，防止“閉關自守”情況對于檔案資源的浪費效應。以上是檔案信息化建設對于烈士陵園管理的意義，而若想真正實現上述設想，必須從實際工作出發，尋找問題、發現不足，在劣勢位置強化，促進管理工作的真正進步。

二、在普查工作中發現的檔案管理問題

在具體的普查工作中，筆者總結出檔案信息化建設所牽涉到的如下問題，第一是創新和安全間存在矛盾。我市原有的檔案管理工作以快速查詢使用為前提，但是為了保證檔案的絕對安全，查詢使用就難免會受到一定程度的影響，而當檔案管理系統朝向更深層次發展時，也會由此出現同系統整合間的不相融以求更新現象。對于系統的更新問題，須以創新思維進行應對處理，此時創新思維的進程同網絡本身的安全缺陷便出現矛盾，一方面硬件資源易于遭受人為損壞，另一方面軟件資源也會受到病毒干擾，再兼之安全意識薄弱、內部管理不利，很容易讓烈士陵園檔案信息出現損毀遺失。第二是當前實際情況同標準化建設的矛盾，因為烈士陵園檔案信息具有一定復雜性，而國家相關體系又處在分散管理的狀態，政出多門、各行其道，使得管理標準化難以實施。第三是技術發展水平遲緩，雖然電子文件有其優越性，但是卻在保管條件與保管期限上存在不足，如果這些問題得不到解決，則管理效果反而會差于紙質檔案。再者，有些紙質檔案陳舊，尚未及時轉化成電子檔案，損毀的可能性也極大，也是要及時處理的。第四是人員安排上的問題，就當前我市烈士陵園檔案管理工作來說，有專業人才，但是卻不能完全發揮出作用，年輕人才又遲遲得不到補充，將來容易出現知識老化斷層障礙。

三、烈士陵園檔案信息化建設近期可能的發展空間

烈士陵園檔案信息化建設的必要性體現于處理傳統檔案的不足上，也體現在已經形成的信息化檔案的優化上，無論是哪項工作，無論是采取哪種形式的優化處理，其最終目標都是讓烈士陵園檔案信息得到最大可能的保存，并使保存下來的信息得到充分利用。從保存和利用的兩大目標來分析，根據我市已經形成的可行性方案，目前檔案信息化建設需要做好如下幾方面工作。

第一是求真務實、建立科學可行的先期普查工作制度：要入村入戶，按照各村鎮的實際情況，把烈士紀念設施登記落實；而在普查之初，必須保證宣傳工作的到位，一些鄉鎮可能會出現認識不到位、主動性差的問題，此時可以利用電視媒體進行公告播放，使烈士紀念設施的登記做到不出現遺漏點，甚至可以使一些設施的知情人主動到辦公室咨詢報告，減少工作難度；要增加查找設施點的辦法，立足于本地區實際情況，對照資料上的烈士名單，逐一過濾，逐級過濾，采取督促同指導相統一的辦法，對開于個別錯填及漏填的項目予以糾正，協助推進問題的處理；要建立完善的普查制度，使相關工作得到穩步推進，普查工作開展伊始，首先劃清普查工作聯絡人員的職責，每一村、每一居委會的具體都有聯絡員進行聯絡布署，而為了加強各聯絡員的信息溝通，則可以建立相應的網絡信息平臺如QQ群等進行溝通；普查工作要強調整體與部分的完整結合，因為這項基礎性工作所涉及的區域與方面較多，必須突出中心、把握重點，以當地烈士名錄中所記載的烈士人員名單為中心，以重點陵園管理單位為重點，把所有合葬的烈士人員名單清理清楚，并開展烈士生前參與戰役的調查記錄工作，全面翔實準確填報各項信息，與此同時加大指導監督力度，發現問題及時溝通、及時解決。

第二是建立相對完善的數據服務體系并做到規范化審核錄入，檔案信息化管理具有形成最大可能發揮數據庫優勢、發揮網絡媒介優勢、達到信息資源共享等特點，而因為技術進步促使的信息化與數字化程度的持續推進，原有的各地區烈士陵園封閉式數據庫極有可能做到兼容互通，讓信息共享的范圍進一步推進。在這種形式下，各地區的檔案信息就應當予以分層處理，分成限制級與非限制級兩個類別，用以確保陵園管理工作中不宜外泄信息的安全性，毫無疑問，因為時代的發展進步，限制級信息會越來越少，而非限制級信息則會越來越多，這會給檔案信息化建設工作注入新的活力，且更能滿足受閱群體的心理需求，達到信息管理體系的完善性、統一性、協調性與開放性。而接受信息服務的人員在利用信息檢索工具的時候，還可以給檔案信息本身提供瀏覽記錄數據，為接下來的統計分析工作帶來便利，可謂一舉而兩得。在進行數據的審核及錄入時，數據處理工作要保證規范及時，應將信息的審核及編排工作做好，對于鄉鎮所上報的普查記錄要仔細審核、糾正失誤，信息錄入人員要予以正規培訓，培訓之后才能登錄使用，在使用信息軟件時，對于存在的問題要及時反饋溝通，并與鄰近地區的人員進行交流學習，保證數據的準確無誤。

第三是做到檔案服務手段與信息管理模式的創新，烈士陵園檔案信息化建設給受閱者帶來了更加方便的服務，針對一些有特殊價值的檔案資料，可以通過設置特定的網站頁面，或者是制作形成電子化宣傳刊物等模式，把原始檔案資料中的信息用更為大眾化的方式表達出來，使更大范圍的受眾能夠較容易理解檔案內容。這種把此前烈士陵園檔案被動僵化模式進行處理，使之變為積極主動宣傳模式的辦法，利于烈士陵園檔案的保管、使用，讓檔案信息的需求者可以從不同渠道獲取有關檔案信息，方便信息的使用范圍擴大化，對檔案管理本身而言，也是有利的。此外，烈士陵園的檔案信息化建設，不但使普查編錄者與受閱者雙方都能獲益，也可以讓雙方做到更好溝通，達到人性化交流互動，這就是所謂的信息管理模式交互，普查編錄者同受閱者達到某種默契，雙方在信息共享活動中能夠各取所需、各盡其職。更兼之檔案管理工作本身即具有滯后性，如果想要讓檔案管理同烈士陵園設施的發現及保護不致相隔太遠，則更必須保證普查編錄者同受閱者之間的聯系，讓檔案的入冊、索引、信息瀏覽反饋等環節實時互通。

四、總結

無論是哪個行業、哪個部門，檔案信息化建設都被看做是一項繼往開來的重要任務，這項任務不但涉及到人力、物力、財力的調配，也會涉及到科技建設、體制變革等復雜因素，讓這項工作朝著更健康的方向發展，誠可謂是任重而道遠。相關的工作人員一定要以可持續發展觀為指導，不斷增強檔案信息資源的利用效率，給烈士陵園的管理工作提供便捷服務。

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