探析新時期醫院檔案的信息化管理

文/云南省建水縣人民醫院 瞿明紅

一、引言

新時期檔案管理的主要發展方向即為信息化管理，隨著科學信息技術的不斷發展，信息資源量的不斷增大，以及信息化管理的開發與利用，使得檔案的信息化管理被普遍應用。近幾年來，越來越多的企事業單位都在致力于實現檔案的信息化管理，并取得了不錯的效果。醫院是一個對檔案管理工作非常重視的機構，醫院的檔案集中了病案、各種報告表格、會議記錄、醫學研究等各方面重要的資料，醫院的檔案信息具有來源多元性，儲存多樣性，處理及時性等管理特點，如果采用純人工操作，必然是耗時耗力，而且檔案管理也不具系統性，所以，這就需要信息化的管理方式來解決檔案管理這一難題。但是，由于管理意識薄弱，管理技術落后等原因，醫院的檔案信息化管理水平并不是很高，仍然存在一些有礙發展的問題，這就要求醫院及相關部門采取一定的措施，來完善醫院的檔案信息化管理，提高檔案的信息化管理水平，使醫院的檔案資源發揮出其應有的社會及經濟效益，更快、更好的推動醫院的現代化發展。

二、醫院的檔案信息化管理存在的問題

就目前的醫院檔案管理情況而言，雖然一部分醫院的檔案管理信息化已經取得了初步的成效，然而，由于醫院領導階層對檔案信息化管理的不重視，從事醫院檔案管理相關人員的管理理念滯后，網絡信息化管理技術的落后，以及醫院相關配套設施的短缺等等原因，醫院的檔案信息化管理存在著許多問題，嚴重阻礙了對檔案的管理和利用，因此，要想提高對檔案的利用以及管理水平，必須先認真的分析檔案管理工作中存在的問題，才能找到解決問題的方法。

（一）檔案的管理模式陳舊

現階段，醫院檔案管理的信息化水平較低，管理模式較為陳舊，管理技術也落后，仍舊采用傳統的檔案管理方法即人工管理和經驗管理的方式，傳統的管理模式不僅要耗費時間而且耗費精力，在檔案的管理過程中，相關管理人員需要投入大量的時間、精力去系統的整理檔案和查詢信息，有時候也會由于人為操作的失誤而遺漏掉某些重要的信息，這就導致了檔案利用效率的降低和管理水平的降低。

（二）檔案管理人員的管理意識薄弱，管理技術落后

醫院的檔案包括病案、各種報告表格、會議記錄、醫學研究等各方面重要的資料，需要各個部門的全力配合，再由管理人員統一收集整理歸檔。但是，由于醫院檔案管理人員及相關管理人員意識薄弱，業務水平參差不齊，不能有效率、有規劃的完成檔案收集和整理工作，甚至有些檔案管理人員不能正確將檔案分類歸檔，給檔案的整理、管理以及利用帶來不便，甚至影響了醫院的運作。再加上，雖然有些醫院施行了檔案的信息化管理，但是管理技術仍有待提高。

（三）醫院對檔案信息化管理重視度不夠

現階段，醫院上級領導不注重檔案的管理管理工作，對于檔案的信息化管理的重要性也沒有深入的認識。上級領導對檔案管理工作的不重視就導致了下級管理人員對檔案收集和管理的不認真，最后導致醫院檔案的收集和查閱難度增加，檔案利用率普遍降低。由于醫院的硬件設備投放不到位，導致有的醫院雖然增添了將計算機等網絡設備，但是卻沒有安裝先進的與檔案管理相關的系統或軟件，不能有效的進行檔案的信息化管理與利用。此外，由于對檔案信息化管理的不重視，所以醫院對檔案信息化管理人才的培養也不是很重視，檔案的信息化管理理念的宣傳力度不夠，信息化培訓的機會也不多，使得醫院的檔案管理人員對檔案信息化管理知識了解不深，信息化管理技術也不能熟練地掌握，對于檔案的信息化管理制度和流程也不很清晰?？偟膩碚f，醫院的檔案管理意識及管理水平都相對落后。

三、如何實現及加強醫院檔案的信息化管理

當前，醫院檔案管理有的仍舊處于人工操作階段，有的雖然已經實現了信息化管理，但是相對來說對檔案信息化管理技術的掌握不夠熟練，也沒有系統的管理流程，所以，醫院的檔案管理及利用水平仍然有待提高，而解決上述問題就需要采取相關的措施，不斷地改革檔案管理理念，開發利用檔案的信息化管理技術，徹底的改革純粹人工操作的檔案管理，并且在此基礎上不斷地加強和完善醫院檔案的信息化管理技術及流程，努力提高醫院檔案的利用率。

（一）改革醫院檔案管理模式

隨著現代科學技術的飛速發展，網絡信息化技術的高度發達，信息化管理的發展已成為趨勢，越來越多的工作領域采取網絡信息化辦公模式，實現了檔案的信息化管理，即將文字、圖像、影響等檔案資料輸入電腦，制作成電子文件的形式，由醫院的各個科室的檔案管理員將電子文件傳送給檔案管理員進行匯總和分類管理，歸入檔案，并對整理好的醫院檔案電子文件進行保護等措施，保證檔案的安全和可靠。與此同時，可與數字化管理相結合，提高檔案的信息化管理水平和利用率。

（二）加強對醫院檔案管理員的理念和技術的培養

實現和加強醫院檔案的信息化管理的前提是，相關管理人員既要了解檔案管理的相關專業知識，又能熟練掌握現代網絡信息化技術，所以，醫院要加大力度培養信息化管理人才，以推動醫院檔案的信息化管理的實施與進步。而一名合格的醫院檔案信息化管理人才不僅要具備較高的責任心，能夠按照檔案管理的相關規定認真、負責的完成一系列檔案管理工作，主動掌握新的信息化管理方式，還要積極的參加檔案信息化管理的培訓學習，提升對檔案信息化管理的認識水平，學習相關的計算機及網絡知識，不斷的實踐練習，掌握信息化管理的技術要點，力爭成為一名綜合素質較高的檔案信息化管理人才，實現和加強醫院的檔案信息化管理。

（三）加強醫院檔案信息化管理的宣傳，增加資金投入

加強對醫院檔案信息化管理的宣傳力度是促進檔案管理工作實現信息化的重要力量，尤其是需要醫院的有關領導加大對檔案信息化管理的重視度和宣傳力度，以增強檔案管理人員的信息化管理意識。此外，還要增加資金投入，加大醫院硬件設施如計算機等的投入量，并不斷健全醫院的硬件設施系統，以完善檔案的信息化管理。首先要保證醫院信息化的設施具備較高的安全性、可靠性以及穩定性，能夠較高質量的完成醫院各方面信息的收集及整理，以便于檔案的信息化處理；其次，針對檔案的管理工作，醫院要投放一些性能較高的先進設備，以便于醫院檔案信息化管理的高效進行，促進檔案的信息化管理向著更加完善、更加科學的方向邁進。

四、總結

通過對醫院檔案管理的現狀分析，不難發現檔案管理工作中存在的問題，只有將這些問題解決才能有效的提高檔案的利用率，使其發揮其做大的效益。而檔案的信息化管理作為一種先進的現代檔案管理模式是值得醫院開發利用的，對醫院來說，檔案的信息化管理模式有助于提高檔案保存的安全性，能夠對醫院的信息資源進行有效地整合并實現資源的共享，使得檔案的查詢和利用更加的方便。有此可見，醫院檔案信息化管理的重要性，檔案的信息化管理對于醫院的發展有著重要的作用。但是，醫院在實現了檔案的信息化管理后，要采取一定的措施，不斷地根據科學的發展和醫院的實際需求完善檔案信息化管理技術和流程，如此，便能使檔案的作用得到最大程度的展現。

[1]孫蔚.談醫院檔案的信息化管理[J].現代經濟信息,2009(2).

[2]衡明慧.淺談醫院檔案的信息化管理[J].蘭臺世界,2011(z3).