對高校如何進行網絡化檔案管理工作的思考

文/江蘇省鹽城技師學院 于蓓蓓

一、網絡化檔案管理的特點及優勢

傳統的檔案管理主要是以表格形式來實現的，只能滿足單一的信息需求，經常出現查詢不便，而且更新不及時，信息的有效性差等問題，不能更全面，更真實地反映高校的實際情況。而網絡化的檔案管理則可以以數字信息的形式來實現檔案的現代化管理，具有明顯的特點與優勢。

（一）網絡化檔案管理可以將管理對象數字化

網絡化的檔案管理并不是改變檔案原有的性質與內容，只是在其形式、載體還有管理與使用方式上作出改變。在檔案形式與載體上，不再單單采用傳統的紙質載體，而是進一步多樣化發展，以計算機等現代化信息技術處理載體為核心，不斷發展，不斷完善。

（二）網絡化檔案管理可以實現信息服務網絡化

傳統的檔案管理下，各類的信息資源是相對獨立的，缺少一定的關聯性，但是網絡化的檔案管理下，自動化的管理技術會將檔案管理與文書、資料、圖書、報刊等信息資源的管理結合起來，以一體化的管理手段，把高校內部的所有信息資源連成一片，開成一個完整、科學的高校內部信息資源系統，實現全校信息資源的共享，以便于使用者更有效地進行信息的存取與利用，提高高校內部檔案信息的利用效率。

（三）網絡化的檔案管理可以實現檔案收集的網絡化

檔案收集的工作雖然專業性相對不強，但是如何最大限度收集檔案信息成了決定室藏的水平，決定了高校檔案室的身價。網絡化的檔案管理下，檔案管理的工作者可以利用現代的信息技術與網絡技術，進行網上電子文件的傳輸，提高了檔案收集的便利性與廣泛性。

二、高校進行網絡化檔案管理的對策分析

（一）轉變觀念，建立現代檔案管理理念

目前，大部分的高校已經擁有自己的檔案信息管理平臺，可以進行基本上網絡化檔案管理工作。但是從信息管理平臺的投入使用來看，那是遠遠不夠的。另外，部分高校在開展網絡化檔案管理工作時，缺少整體規劃，會出現個別的學院獨立于學校整體檔案系統之外，擁有一套獨立的教務管理信息系統、人事管理信息系統、招生就業管理信息系統等，各自為政，學院與學院之間缺少溝通與共享，沒有從根本上實現全校數據的共享與交換。所以，對于高校而言，要實現網絡化的檔案管理，就必須從觀念上出發，隨著信息時代的更新，轉變觀念，不斷吸收新時代帶來的技術成果，將高校的檔案管理工作與現代化信息技術相結合，積極探索，不斷創新，不斷發展新業務，全面樹立現代化的檔案管理理念。

（二）加大投入力度，建立符合高校特點的檔案管理信息平臺

現階段，很多的高校在檔案管理信息平臺的重視不夠，資金與人力資源的投入相對較少，大多數檔案管理信息平臺都是從軟件公司直接購買的，只有少部分的高校是與軟件公司共同開發的，雖然軟件公司會根據高校的特點進行調整，但是在具體的操作中還是會遇到很多問題的，很多高校具體的要求是沒辦法達到的。所以，網絡化的檔案管理是需要一定的軟硬件設施作為配套的。高校應該加大網絡化檔案管理的投入力度，增加相應的硬件設備，根據高校的實際情況，與知名度高的軟件公司合作，設計適合高校實際的檔案管理信息平臺。另外，高校也要加強對專業人員的培養力度，可以根據高校自身的特點，有針對性地進行自主開發，打造符合高校實際的數字化信息平臺。

（三）更新檔案管理的業務知識，全面提高檔案工作者的綜合素質

部分高校由于人力資源的限制，很多的檔案管理者并非是科班出身，在檔案業務知識與業務能力上存在一定的局限性，隨著科學技術與信息化技術的不斷深入發展，檔案管理的設備不管是數量上，還是種類上與形式上都有了很大的不同，這就對檔案管理工作的綜合素質提出了更高的要求。所以，高校實行網絡化檔案管理，就要加大對檔案管理工作者的培訓力度，讓檔案管理工作者跟得上日新月異的信息技術水平，多學習，優化自身的知識結構，樹立良好的檔案信息管理意識，積極奉獻，從思想重視檔案管理工作，不斷創新，探索更好的信息化建設方法，提高專業的業務知識水平，增加業務能力，加強與外部的聯系與合作，積極引入新的方法，為高校的網絡化檔案管理提高堅實的人才保證，盡快實現檔案管理的現代化。

三、結語

傳統的檔案管理，僅能實現單一數據的管理，存取不便，不利于管理與利用，不能適應高校日益發展的需要，不能為高校的長遠發展提供有效的信息。所以，傳統的檔案管理終將被淘汰。而隨著時代與科技信息的不斷發展，網絡化的檔案管理應運而生。系統化、網絡化的檔案管理，一方面可以節省更多的資金與勞動力成本，另一方面可以提高高校檔案信息的利用率，從長遠來說，具有不可估量的積極意義。所以，對于高校來言，應該轉變觀念，重視高校的檔案管理工作，建立現代化的檔案管理理念，加大投入，不斷完善檔案管理的軟硬件設施，提高高校的檔案管理效率。

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