強化高校會計檔案管理 提高會計與檔案工作質量

文/無錫商業職業技術學院檔案室 徐榮靖

隨著高等學校事業的發展，財務規模的增大、財務活動范圍的擴大、會計業務事項的增多、會計核算電算化的推廣實施，使得財務會計工作日趨復雜和艱巨，會計檔案管理的工作強度和難度也隨之增大。因此，進一步加強高校會計檔案管理，提高管理水平就顯得更加重要。

一、高校會計檔案管理存在的問題

（一）歸檔資料不完整

目前許多高校僅將會計憑證、帳薄、報表和其他資料進行歸檔，對固定資產卡片、銀行存款余額調節表、銀行對賬單等沒有作為會計檔案管理，對會計憑證所附的原始憑證，學校內部沒有具體明確的規定，也沒有會計檔案移交清冊，特別是會計電算核算電子資料留存在財務部門沒有移交檔案管理部門，由于會計人員的更換、電腦的更換，有意無意、或多或少造成會計電子檔案資料的丟失。這種會計檔案歸檔資料存在不統一、不集中、不完整的問題，嚴重違反了《會計檔案管理辦法》的規定。

（二）歸檔時間不及時

在年度終了后形成的會計檔案，按《會計檔案管理辦法》規定,各單位每年的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由財務部門保管一年。一年期滿后,應當由財務部門編制移交清冊,移交本單位檔案部門統一正式保管。但是，許多高校為了查閱方便，拖延會計檔案移交檔案管理部門的時間，有的整體延遲移交，有的僅移交會計憑證、會計賬簿，會計報表、工資資料、合同、協議等會計資料不按時移交，出現拖欠幾年移交的現象，甚至出現會計檔案丟失情況。

（三）查閱制度不健全

會計檔案查閱、借出的批準權利沒有實行統一管理，有些部門和個人都可以下達查閱或借出的指令，隨意查閱或者復印，甚至出現被涂抹、拆封和更換現象。不僅違反了會計檔案保密要求，也違反了法律要求。由于會計檔案查閱制度不健全,部分高校出現了會計檔案霉變、毀壞，甚至遺失情況,增加了高校財務管理風險和檔案管理風險。

（四）鑒定銷毀滯后

《會計檔案管理辦法》規定,會計檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限又分為3年、5年、10年、15年、25年5類。目前，多數高校對會計檔案的鑒定銷毀工作普遍滯后，導致有效和無效會計檔案混雜存放，堆積如山，給會計檔案查閱和保管帶來很大困難。

（五）管理信息化水平不高

由于會計檔案量大、復雜，分類、編號、檔案編目等需要耗費大量時間，所以相當一部分高校會計檔案管理沒有實行信息化管理，會計檔案管理工作變成了會計資料的保管工作，給會計檔案查閱帶來很大的困難，影響了檔案的利用效率和檔案管理工作的效率。

二、高校會計檔案管理存在問題的成因分析

（一）認識不到位，重視程度不夠

高校分管財務領導和會計檔案管理人員對《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等法律法規的學習理解不夠，對會計檔案資料的重要性和會計檔案管理工作的重要性認識不足。站在決策、監督的角度重會計資料的形成過程，忽視預測、事后檢查對完整會計資料的依賴作用。特別是忘記了決策失誤或監督管理不嚴出現經濟問題時，會計檔案資料對解決問題提供的法律證據的重要性。

（二）內部管理制度不健全或執行不嚴格

一是沒有嚴格執行《會計檔案管理辦法》，僅從減少會計人員數量或工作量、隨時查閱的角度看，確定會計檔案歸不歸檔或歸檔地點，必然導致會計檔案歸檔資料不完整，歸檔時間不及時，存放管理不統一。二是查閱和借出管理制度不健全，沒有考慮會計檔案的保密性和完整性，審批權限不集中，查閱、借出、復印等沒有制度上明確區分，涂抹、損壞、替換、丟失等沒有嚴格的責任追究制度。

（三）財務部門與檔案管理部門職責不清

會計檔案什么時間移交、移交的范圍、移交的手續辦理、什么時間鑒定與銷毀等等，在這些工作中財務部門與檔案管理部門沒有明確的職責分工，各自從減輕自己工作強度出發，都在被動的工作。同時會計檔案的建立和日常管理尚未納入財務部門和檔案管理部門的年度工作績效考核，自然兩個部門也就不太在意劃分各自的職責范圍了，由此帶來會計檔案管理的不規范。

（四）專業人員缺乏，業務素質不高

會計檔案是一種專業檔案,檔案管理人員需要掌握會計和檔案管理兩個方面的專業知識。會計檔案由于管理環節的分散造成檔案管理工作非常不規范。相當一部分高校由綜合檔案室非會計人員兼管，沒有經過會計業務知識的專門培訓，對會計檔案的歸檔范圍和管理標準不清楚，使得整理出來的會計檔案案卷質量不高，難以保證會計檔案的完整性和安全性，檔案利用效率也較低。另外，財務主管受業務水平制約，對鑒定保存到期的會計檔案是否還存在繼續保存的價值，不敢輕易下結論，寧可無限期保存，也不肯按時鑒定與銷毀。

（五）會計檔案信息化管理推進力度不夠

會計檔案信息化管理程度不高的主要原因有以下三個方面：一是有些高校檔案信息化管理所需要的硬件設施和軟件配備的不足或不達標，無法實現或完全實現信息化管理。二是檔案管理人員計算機應用水平和檔案信息化管理技術不足，即使有足夠的硬件和軟件條件，也不能實現檔案管理的信息化。三是許多高校尚未制定檔案管理信息化的標準與要求，檔案管理人員習慣于傳統的檔案管理手段，不管效率如何，沒人考核，大家都習以為常。

三、提高高校會計檔案管理水平的措施和辦法

（一）加大宣傳力度，從思想上提高重視程度

提高會計檔案管理水平，首先要通過學校的相關宣傳媒體加強會計檔案管理規范性、政策性、重要性的宣傳，把會計檔案管理法律法規作為學校領導和教職工普法教育的重要學習內容。同時要編輯和整理重視和不重視會計檔案管理所產生的正反兩方面相應的案例加以宣傳，特別是對本校在不重視會計檔案管理中出現的問題及其后果更應該加以總結和宣傳，提高學校領導和相關人員的認識水平和重視程度。

（二）建立健全并嚴格執行高校會計檔案內部管理制度

制度建設是做好各項工作的前提和基礎，也是提高工作質量的保證。一是要建立嚴格執行國家會計檔案管理辦法的考核制度，把考核結果同相關部門與人員的工作業績和績效分配結合起來，從制度上約束和激勵他們執行國家會計檔案管理辦法的積極性和主動性。二是要建立財務部門和檔案管理部門職責分工制度。財務部門既是會計檔案形成部門，也是會計檔案經常使用部門。通過制度確保責任明確，有利于確定會計檔案管理中存在問題的責任承擔部門和人員，確保會計檔案的完整性、移交的及時性、保管的集中性。三是要建立會計檔案查閱、借出、復印的集中審批制度，明確不同情況的審批權限，無論是校內還是校外查閱或借出會計檔案，都必須嚴格遵循保密和安全原則。四是建立健全會計檔案缺失、涂抹、損壞、丟失等責任追究制度，無論是在會計檔案形成、歸檔、保管、查閱、借出、復印等過程中，都要對造成會計檔案不完整的責任部門和責任人進行處罰，確保會計檔案的完好無損。

（三）配備會計檔案管理專職和專業人員，加強業務培訓

配備既董會計業務掌握會計檔案管理知識專職、專業人員，是提高會計檔案管理水平的關鍵。會計人員擔任專職的會計檔案管理人員，應該加強檔案管理知識的培訓；檔案管理人員擔任專職的會計檔案管理人員，應加強會計知識的培訓。同時會計檔案管理人員也要不斷提高自己的業務自學能力。只有建立了復合型的會計檔案管理人員隊伍，才能真正發現問題、提出解決問題的辦法和建議，也才能從技術上和業務上解決問題。

（四）改革會計檔案鑒定與銷毀審批辦法

延遲進行會計檔案鑒定與銷毀工作是一種普遍的現象，形成問題的原因也是共同的，僅從高校自身解決這個問題是難以實現的，為此，應該重新審視《會計檔案管理辦法》有關會計檔案鑒定與銷毀的規定，改革現在的審批辦法。建議實行第三方審核、鑒定、提出銷毀意見的辦法，如由財政檢查機關、或會計事務所、或審計事務所、或有公證作用的其他專業部門辦理鑒定與銷毀工作，由高校支付相應的費用，這樣做既可以發揮第三方的專業優勢，也可以發揮他們對高校會計事項的歷史審計，高校領導銷毀過期檔案的后顧之憂問題得到有效解決。

（五）全力推進會計檔案管理信息化

隨著社會各個方面信息化速度的加快，檔案管理信息化是歷史的必然趨勢。高校應盡快按標準配備相應的檔案信息化管理所需要的硬件和軟件，加快會計檔案管理人員計算機和專用軟件使用的培訓，有條件的高校要帶頭開發適合自己信息化管理的操作軟件，加快實現檔案管理信息化的速度，提高會計檔案信息化管理水平，最終提高檔案管理的工作質量和工作效率。同時也可以解決會計電算化業務的電子檔案，因會計檔案人員計算機技術和會計電算化技術的缺乏，而不能與紙質檔案同時移交、集中管理的問題。

[1]紀麗霞.高校會計檔案管理工作之我見[J].黑龍江檔案,2012(05):59.

[2]李業巍.網絡環境條件下會計檔案管理初探[J].辦公室業務,2012(12):89.