網絡環境下檔案信息化建設初探

黃夢華

（漯河職業技術學院 河南 漯河 462002）

隨著社會信息技術的快速發展，特別是網絡環境下多媒體技術的廣泛應用，檔案信息化建設已成為檔案管理的重要組成部分。作為歷史真實記錄的檔案和檔案工作，也在隨著時代的發展發生著變化。如何提高檔案信息化建設水平，增強檔案服務現實需要的能力和水平，成為檔案工作者認真研究的重要課題。

一、檔案信息化建設的重要作用

21世紀是信息社會，信息技術是當今社會最具潛力的生產力，信息化對我國社會主義建設事業的發展具有重要的作用和意義。以網絡技術的廣泛應用為標志的信息化為檔案事業發展帶來了前所未有的挑戰和機遇，加強檔案信息化建設成為檔案工作適應信息化社會發展的必由之路。

1.檔案信息化建設是提升檔案工作水平的重要舉措。檔案信息化建設為提升檔案管理水平提供了技術支持和有利條件。積極推進檔案信息化建設，實現檔案管理的數字化、信息化、規范化和科學化，充分利用多媒體、網絡等現代技術提升對檔案資源的采集、整合、加工和服務能力，最大限度地節約人、財、物的投入，努力提高檔案工作的質量和效率，促進檔案工作的管理和服務水平，更好的地服務于構建學習型社會，促進整個國家的信息化建設。

2.檔案信息化建設有利于創新檔案管理模式。網絡與數字化技術的廣泛普及和應用，為推動檔案信息化建設提供了技術支持和前提條件。檔案信息化建設既有利于提升檔案工作質量，另一方面有利于拓寬檔案服務領域，創新檔案管理模式。傳統的檔案的保管和存放，受到時間和空間的限制。利用現代信息和網絡技術推進檔案管理模式由既費時又費力的傳統紙質媒介為主的管理，向自動化、網絡化的數據信息管理模式轉變，可以突破時間與空間限制，任意轉化為異質載體，實現檔案信息數據的一次輸入，長期使用，既方便快捷，又大幅度提高管理能力和效率。

3.檔案信息化建設是提升檔案服務水平的必由途徑。檔案信息化建設推動檔案利用方式的改革，促進檔案服務水平的提升。一方面檔案信息化可以使檔案查詢和檢索更為快速和便捷。通過掃描等方式，把這些紙質文檔通過數字化加工后后，掃成可檢索的圖像文件，轉化成電子文檔，采用文檔管理系統進行管理，利用計算機檢索能夠被快速查找到，為用戶對所需檔案信息的查詢和利用帶來很大的方便。另一方面，檔案信息化管理減少大量不必要的事務性工作，大量的查閱、瀏覽任務可以在網絡上完成。檔案管理實現數字化存儲和利用，還可以使檔案利用者通過網絡數據共享查到需求信息，極大地位使用者帶來方便。

4.檔案信息化建設有利于檔案信息資源的開發利用。檔案信息化的根本目標是加快檔案的開發利用、實現信息資源社會共享，檔案信息資源開發利用是檔案事業的重要組成部分。充分發揮網絡環境下信息化的技術優勢，進一步拓寬檔案信息資源利用手段，不斷推進檔案信息資源開發利用工作。各級檔案部門應高度重視檔案信息化建設，積極開展檔案信息資源開發利用工作，運用現代信息技術手段對原始檔案進行數字化加工和存儲，逐步建立和完善檔案資料數據庫；利用專門網站發布開放檔案信息，為社會提供檔案信息服務，推進政府信息公開。

二、檔案信息化建設存在問題分析

1.檔案信息化建設體制機制不完善、不科學。從國家到地方的檔案信息化建設工作體系還沒有完整地建立起來，地區之間不平衡的現象非常突出。主要表現是：檔案信息化軟件建設受不同因素制約，缺乏頂層協調和設計，檔案管理部門各自為戰；檔案信息化軟件模塊設計不同，數據標準不一，給檔案信息應用系統整合應用帶來很大不便；檔案利用中的互相認證體系尚需建立。

2.檔案信息化建設存在重視不夠，認識不到位的問題。從總體上來看，檔案信息化建設發展不平衡，多數地區的檔案部門對檔案信息化在檔案事業發展中的重要性重視不夠，沒有真正把檔案信息化建設放在推動檔案事業健康發展的應有高度來對待。檔案信息資源在國民經濟與社會發展中的基礎性戰略信息資源地位沒有得到廣泛確認，以上因素導致檔案部門在檔案信息化建設上缺乏主動性和積極性，嚴重影響了檔案信息化的推進。

3.檔案信息化建設存在資金投入欠缺，數字化程度較低問題。我國目前檔案信息化基礎設施投入不平衡，離信息化建設的要求差距還較大。無論是檔案應用軟件開發、系統平臺建設、檔案數據庫建設，都需要較大的資金投入，大多數檔案館的檔案信息化軟硬件設施建設總體處于較低水平。許多基層的檔案館設施設備非常缺乏，與檔案信息化工作的需求相比還有很大的距離。各級財政在檔案信息化方面的投入有限，嚴重地影響了檔案信息化的推進。另外檔案數字化滯后，檔案數字化程度處于偏低水平，與建立覆蓋全面的檔案資源體系的要求還有差距。檔案數字化因資金投入缺口較大，影響了檔案信息資源的建設與開發利用。

4.檔案信息化建設存在人員素質較低，建設和管理人才匱乏問題。檔案信息化是檔案領域的一項新的工作，需要高素質的檔案建設與管理人才作支撐。為保障檔案信息化工作的順利推進，需要不斷提升檔案工作人員的素質，加大人才培養力度，目前，檔案管理隊伍中信息化建設與發展中所需要的復合型管理人才、熟練掌握和運用現代信息技術的人才嚴重匱乏，遠遠不能滿足檔案信息化建設的需要，制約了檔案事業的發展。

三、檔案信息化建設的具體應對措施

1.加快檔案信息化的立法和標準化體系建設。檔案信息化工作要加強立法、完善檔案標準規范體系。檔案信息化工作體系是檔案信息化建設的組織保障，在現行體制機制下，檔案信息化建設的工作重點一是理順檔案管理體制，完善運行機制，形成上下聯動、協同統一的檔案信息化工作體系。二是健全檔案管理和應用的法規制度，規范工作行為。通過完善和嚴格執行有關法律、法規和制度，加強監督檢查和執法，使檔案信息化建設走上規范化、制度化軌道。三是加強檔案信息標準化、規范化建設，為信息化建設提供必要條件。

2.積極推進檔案信息資源共享體系的規劃建設。檔案信息化建設的核心是檔案信息資源建設，具體是要利用現代信息處理技術和存儲技術做好檔案的數字化存儲和網絡平臺建設等基礎性工作，當前的重點工作是要加快推進檔案數字化和檔案信息資源共享進程，建設統一的檔案信息管理系統，實現檔案信息的收集、整理、轉換、生成、存儲、利用全流程網上進行，暢通電子檔案信息入口，著力推進檔案數字化和資源共享。

3.建立完善檔案信息化技術和資金保障體系。檔案信息化建設工作，離不開技術支撐和軟件、硬件相關基礎設施建設。系統化、網絡化、數字化、現代化的檔案館建設離不開強大的技術支持和資金保障。檔案信息化應用軟件開發、系統平臺建設，數字化轉換、數據庫的建設，都需要一定資金的投入，隨著檔案信息化工作的整體推進，各級各類檔案管理機構，既要進一步加大專項資金的投入，還要加強技術支持，推動檔案信息網絡互聯互通，打造檔案信息網絡共享平臺。

4.采取有效措施和技術手段構筑檔案信息安全保障體系。檔案信息安全體系建設是檔案工作的重中之重，是檔案事業順利開展的基本保障。確保檔案信息安全是檔案信息化建設的重要環節，也是保障新形勢下國家信息安全的一項重要內容。在檔案信息化建設過程中，要高度重視加強檔案信息安全工作，采取有效措施和技術手段，保證檔案信息管理系統運行安全、可靠，建立健全檔案建設、管理和應用等各個環節涉及檔案信息安全的規章制度，建立檔案數據備份和應對突發災難的檔案數據恢復機制，增強檔案信息安全保障能力，確保檔案信息的安全性和完整性。

總之，在信息技術迅猛發展的網絡時代，檔案信息化建設已經成為信息社會的必然趨勢。信息化對傳統檔案業務工作的變革產生了革命性的影響和推動，作為檔案部門和檔案工作者，應積極迎接信息技術革命帶來的挑戰和機遇，主動適應知識經濟時代檔案信息化建設的需要，不斷推進檔案信息資源的開發利用，滿足人民群眾日益增長的檔案信息需求。

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