加強(qiáng)電子文件歸檔工作的思索

黃麗平

（黑龍江省雞西市聯(lián)通公司檔案室 黑龍江 雞西 158100）

隨著電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)相結(jié)合的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，電子文件大量產(chǎn)生。由電子文件“轉(zhuǎn)會(huì)”形成的電子檔案對(duì)傳統(tǒng)的以紙質(zhì)文件為主的檔案管理提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。由于電子文件產(chǎn)生、運(yùn)行、保管等方面具有許多不同于紙質(zhì)文件的特性，因此其歸檔管理的技術(shù)方法也不同于傳統(tǒng)的歸檔方式。如何保障電子文件齊全完整歸檔和有效利用，已經(jīng)成為人們所關(guān)注的重要新問(wèn)題。

一、電子文件定義及其特點(diǎn)

電子文件指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

它主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個(gè)特點(diǎn)：一是電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用。二是電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞。三是電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響。四是電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子文件的特性及其在歸檔中存在的問(wèn)題

（一）電子文件的易更改性。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文件從起草修改到印發(fā)都是在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行的。電子文件的刪除與更改非常容易操作，而且改動(dòng)后不留任何痕跡，把原始紀(jì)錄的內(nèi)容與形式覆蓋。此外，網(wǎng)絡(luò)上傳遞的電子文件有可能被非法截獲或更改，為確保其安全、準(zhǔn)確，需要我們?cè)诩夹g(shù)上做很多處理。

（二）電子文件制作過(guò)程的虛擬化使得對(duì)其原件的鑒定難以實(shí)現(xiàn)。電子文件制作者不一定像紙質(zhì)文件那樣必須制出一份或一批原件來(lái)行使職責(zé)，有時(shí)只制作一個(gè)窗口，將必要的信息集中在一起，并在需要的時(shí)候?qū)⑵漭敵?。這個(gè)窗口可以在眾多計(jì)算機(jī)上顯現(xiàn)出來(lái)，也可能被不同的收文者拷貝到他的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器上保存起來(lái)，在不同時(shí)間不同地點(diǎn)由不同人獲得的同一內(nèi)容文件，可以毫無(wú)區(qū)別，無(wú)法區(qū)分原件和復(fù)印件。

（三）電子文件非實(shí)體歸檔的特性。不論電子文件實(shí)際存放在什么位置，都可以做到在不改變物理存儲(chǔ)職能的情況下進(jìn)行邏輯歸檔，已經(jīng)歸檔的電子文件可能分布計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的各個(gè)角落，我們接收來(lái)的文件只是這個(gè)文件的存放路徑，真正的電子文件并沒(méi)有歸檔。一旦它所依賴(lài)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問(wèn)題，電子文件就可能永遠(yuǎn)丟失。

（四）電子文件信息與載體的相分離性。電子文件不再具有固定的存儲(chǔ)介質(zhì)，根據(jù)利用需要，可以采取不同的方式輸出。對(duì)于長(zhǎng)期保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，轉(zhuǎn)換載體，以防信息損失。一份電子文件沒(méi)有固定的載體，無(wú)法通過(guò)載體來(lái)判定電子文件的原始性。

（五）對(duì)原數(shù)據(jù)和背景信息的依賴(lài)性。原數(shù)據(jù)是關(guān)于數(shù)據(jù)（內(nèi)容）的數(shù)據(jù)，例如，文件上下文的關(guān)系和結(jié)構(gòu)就是原數(shù)據(jù)，電子文件的運(yùn)作往往在網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行，操作者互不見(jiàn)面，體現(xiàn)背景關(guān)系的信息可能存儲(chǔ)在其他地方，如不特意提供或補(bǔ)充這些原數(shù)據(jù)或背景信息，可能給電子文件的運(yùn)作和歸檔帶來(lái)問(wèn)題。

（六）電子文件不再具有特定的字跡。人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無(wú)法從字跡上分辨出其原始性。

三、歸檔電子文件對(duì)檔案管理工作的影響

（一）紙質(zhì)檔案的管理經(jīng)過(guò)幾次的改革創(chuàng)新。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理日趨規(guī)范化、現(xiàn)代化和信息化，從原來(lái)的手工操作到目前的計(jì)算機(jī)操作，無(wú)疑是一次檔案管理的進(jìn)步和突破，過(guò)去文件的形成，由文書(shū)按年度收集立卷后，交到檔案部門(mén)進(jìn)行整理，隨后再由檔案部門(mén)進(jìn)行分類(lèi)、排序，最后歸檔上架。繁瑣的工作流程帶來(lái)了一系列的問(wèn)題，如檔案查考難，時(shí)間長(zhǎng)，利用效率底等，因此使用電子文件歸檔勢(shì)在必行。電子文件歸檔給檔案管理工作帶來(lái)了諸多方便，為檔案的查詢(xún)、利用提供了便捷條件。

（二）歸檔電子文件是指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件。一要邏輯歸檔，可在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門(mén)移交的過(guò)程，可實(shí)時(shí)進(jìn)行；二要物理歸檔可以把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上向檔案部門(mén)移交的過(guò)程，可定時(shí)歸檔；三是歸檔電子文件的整理按DA/T22《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定的要求進(jìn)行。

（三）要想使用歸檔電子文件必須做到以下幾個(gè)方面，一是它具有真實(shí)性，電子文件的內(nèi)容結(jié)構(gòu)和背景信息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時(shí)的原始狀況一致；二是完整性使電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無(wú)缺損；三是有效性使電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性。

（四）歸檔電子文件的查詢(xún)利用，不在需要對(duì)它進(jìn)行類(lèi)似紙質(zhì)文件那樣的查詢(xún)，通過(guò)查詢(xún)流程環(huán)節(jié)，不同的用戶(hù)可以根據(jù)不同的需要，在使用權(quán)限的范圍內(nèi)，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行查詢(xún)利用。

（五）移交、接收與保管歸檔電子文件時(shí)，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真檢驗(yàn)。在檢驗(yàn)合格后將其如期移交至檔案保管部門(mén)，進(jìn)行集中保管。在已聯(lián)網(wǎng)的情況下，歸檔電子文件的移交和接收工作可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，但仍需履行相應(yīng)的手續(xù)。其保管方法，要求以及檢索和對(duì)外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

（六）移交、接收檢驗(yàn)電子文件時(shí)，文件形成單位在移交電子文件之前和檔案保管部門(mén)在接收電子文件之前，均應(yīng)對(duì)歸檔的每套載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，合格率達(dá)到100%時(shí)方可進(jìn)行交接。

四、電子文件歸檔管理的對(duì)策

（一）加強(qiáng)對(duì)電子文件的組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全電子文件的歸檔制度。各級(jí)文獻(xiàn)（檔案）管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)自身情況，技術(shù)環(huán)境制定電子文件歸檔的規(guī)章制度，標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容，并按照《電子文件歸檔》要求，制定符合本單位實(shí)際情況的分類(lèi)方案，電子文件的歸檔應(yīng)嚴(yán)格按歸檔工作程序和步驟，實(shí)行文件集中統(tǒng)一管理，有效地保證歸檔電子文件的真實(shí)性、公正性和有效性。

（二）實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。結(jié)合本單位實(shí)際情況，聯(lián)合軟件供應(yīng)商，使文件管理軟件與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)銜接起來(lái)。目前，電子文件紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成檔案一般采取雙軌制，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。搞好文獻(xiàn)電子部門(mén)文件形成單位的協(xié)調(diào)工作，可以促使紙質(zhì)文件管理和電子文件管理形成一個(gè)有機(jī)的整體。

（三）確保電子文件的原始性、正確性和準(zhǔn)確性。電子文件的制作者、管理者和檔案工作者應(yīng)積極采取信息安全技術(shù)措施來(lái)避免文件在傳輸、處理過(guò)程中的錯(cuò)誤，以保證電子文件的法律憑證地位。如：在電子文件形成過(guò)程中采取雙密碼隨時(shí)進(jìn)行加密保護(hù)；采用光筆簽名等簽署技術(shù)來(lái)確定簽名者與電子文件的關(guān)系，表示作者對(duì)該電子文件的權(quán)利和責(zé)任；通過(guò)利用分組密碼進(jìn)行消息認(rèn)證，對(duì)用戶(hù)進(jìn)行身份驗(yàn)證、設(shè)置防火墻等方式來(lái)防止其他系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)用戶(hù)對(duì)該機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪(fǎng)問(wèn)。

（四）建立存檔光盤(pán)長(zhǎng)時(shí)間可讀的保障機(jī)制。為了保證光盤(pán)的長(zhǎng)期可讀性，降低光盤(pán)存檔風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)當(dāng)對(duì)未進(jìn)館光盤(pán)把好質(zhì)量關(guān)，對(duì)已經(jīng)進(jìn)館光盤(pán)進(jìn)行定期檢測(cè)，并形成定期檢測(cè)制度。

（五）做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為只讀性文件，即只能讀、不能寫(xiě)的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性。扎實(shí)有效地開(kāi)展電子文件歸檔工作，為檔案管理工作的整體推進(jìn)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。