加強聲像檔案的收集與管理

周玉梅

（綏化市節約用水辦公室 黑龍江 綏化 152000）

一、概念

聲像檔案資料是各企業在從事各種活動中形成的，對企業有保存價值的照片、底片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。它具有客觀性、形象性和科學技術性的特點，能生動形象地再現本單位有關方面的工作及成果，客觀反映和記錄本單位管理工作的真實面貌，具有現實查證和追溯歷史的作用。它和文字、圖紙檔案一樣，經過收集整理形成了各行業聲像檔案，也是檔案的重要組成部分。

二、為何要做好聲像檔案資料的收集工作

（一）聲像檔案資料收集、保存的必要性

聲像檔案資料是開展各項工作最真實的寫照。它形成于各項工作之中，真實地記載了開展各項工作的過程與結果、成功與失敗、經驗與教訓等。要做好某項工作，離不開齊全的計劃、嚴密的組織、適當的調控、認真的總結。在這些環節中必然形成大量的有保存價值的珍貴資料。比如，設備改造、生產車間的規劃改造、搬遷、大型技術改造項目、產品結構的更新換代等等，都會形成專門的系列聲像資料。將這些聲做資料收集、整理的過程就是對每一項工作最好的回顧和總結。總結中可以直接地檢查其工作是否達到了預期效果和問題產生的原因所在，并能從中吸取經驗和教訓。否則，一個單位每年轟轟烈烈的工作，攝錄人員到現場拍照、錄音，如果其聲像資料沒有被收集整理存檔，就等于沒有記錄。如果沒有很好地保留這些資料，或保存的只是幾張照片及只言片語，對于企業將是一個無法彌補的損失。

（二）聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求

比如照片、底片需要同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，加之照片、底片分離則難以保存齊全。時間長了，攝影人員自己也很難追憶的準確和全面。同時由于各企業管理分散，且僅考慮個人或本部門工作的便利，致使部分聲像檔案長期在個人或科室內部保存，不移交檔案室統一保管，特別是隨著人員變動和機構調整，則會造成聲像檔案的流失。本來是很珍貴的影像資料，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值，這是檔案管理工作的重大缺陷。

（三）聲像資料收集齊全是提高檔案質量的重要前提和保證

本單位在經營活動中形成的大量的聲像資料是工作、生產、經營過程最真實、最原始、最珍貴的記錄，不但具有憑證作用，而且，對以后開展各項工作具有很重要的參考利用價值。聲像資料要轉化為聲像檔案也要經過鑒定、篩選甚至濃縮。如果聲像資料收集不齊，或者數量很少，就無法從中鑒定、篩選出有價值的內容并使其轉化為檔案，也就無法保證檔案的高質量，也談不上利用和參考。因此，要保證檔案的“質”，首先要滿足一定的“量”。做好聲像資料收集就是要在“量”上下工夫，為保證聲像檔案的“質”提供前提條件。

隨著辦公自動化系統的日益普及辦公條件的改善，在各部門工作和各項重大活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，一是檔案管理部門要針對聲像檔案管理現狀，加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。改善由于聲像檔案普遍存在的歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，使之不得直接影響檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。二要改變聲像檔案管理嚴重滯后于檔案工作的整體發展水平的現狀，給我們收集、整理、服務利用提供更多的操作空間，以將這些收集齊全經過鑒定、篩選、整理的聲像資料、轉化為高質量的聲像檔案，為企業留下寶貴的財富。同時，建章立制加強指導和監督、促其逐步規范管理。注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為組織好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。

三、如何做好聲像資料收集管理工作

（一）加強學習宣傳貫徹《檔案法》，提高全員檔案意識，增強法制觀念

取得單位領導的重視和支持。如果領導對檔案工作重視的程度不夠，企業檔案管理制度不健全，與經濟責任制未能掛鉤，獎懲不明確、不兌現，在執行管理制度的，就不能行之有效地行使監督職能，勢必造成檔案執法監督不力。搞好聲像檔案工作不僅是檔案主管部門的事情，各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。比如要利用生動實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用，爭取單位領導的大力支持，特別是要提高各級領導及有關人員的檔案意識，營造良好的檔案工作氛圍。考慮將聲像資料管理和歸檔工作納入聲像管理人員的崗位責任制，使之合法化、制度化、規范化，調動檔案管理人員的積極性。對歷年歸檔工作搞得好的部門或人員，應進行業務評價并給予表揚或獎勵、總結他們的經驗，用以指導工作。這樣對其他部門的歸檔工作也是一個促進，能起到積極的推動作用。二要把文件資料的收集工作作為考察干部工作業績的一個參考。考核干部的工作情況時，不僅要看他的工作業績，也應將是否把平時工作中所形成的大量文件資料收集齊全、整理有序，且妥善保存，并按規定及時上交歸檔，作為考核的一個參考依據。

（二）加強管理，制定措施，狠抓制度落實

通過聲像資料收集工作同時能反映單位的管理水平。聲像資料歸檔是否及時、齊全完整，從一個側面也反映了一個單位或部門管理水平的高低。如果管理水平高，從宏觀上看，應該是決策、計劃、實施、反饋、調整、評價等各步驟運轉正常；從微觀上看，也必然是規章制度嚴謹、人員調配合理、工作井然有序、獎勵處罰嚴明。在各項工作中均會形成完整、系統的文件資料。相反，如果管理水平差、工作零亂、要求不嚴、賞罰不明，形成的文件資料必然是殘缺不全、雜亂無章，甚至是一片空白。

檔案工作的好壞，也可以說是單位或部門管理水平的一面鏡子。要改變聲像檔案管理的現狀，必須制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作。避免攝像設備閑置，沒人會用，難以充分發揮作用；或存放在科室或個人手中，沒有合理利用；或使用人員頻繁變動，不能熟練使用設備，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，使聲像資料缺項或不完整，給以后聲像檔案的產生及歸檔留下遺憾。特別是隨著人員變動和機構調整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發利用。

也就是說，產生聲像檔案的第一關形成和歸檔不把好關，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是“亡羊補牢”了。

（三）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道

要實現聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。1.通過正常移交接收。科室移交檔案室，檔案室移交區檔案館。2.重點單位、重點科室重點收集。對本地重點單位、立檔單位重點科室產生聲像檔案比較集中的，要有重點地強化收集，經常溝通及時掌握情況。3.重點人物（攝錄人員）直接征集。有一部分攝錄人員除擔當本單位的攝錄任務外，還被指派（或聘請）攝錄本地區的重大活動、重要會議、城市建設、外事活動等。對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。4.廣泛的社會征集。對散存在民間的聲像檔案，運用發公告、發文件、上門實地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻、建立名人全宗、個人代存等方式廣泛征集。

[1]胡先鐵.聲像檔案“收集難”對策[N].中國檔案報，2001年.

[2]李敏秀，構建城建聲像檔案工作模式[J].城建檔案，2010（6）.