區級檔案館檔案信息化建設應注意的問題

張 巖

（牡丹江市東安區政府檔案館 黑龍江 牡丹江 157000）

根據省檔案信息網絡建設的統一部署，全省檔案館信息化建設已取得了可喜的成績，為經濟建設提供快速、高效的信息服務打下了堅實的基礎。但是，信息化建設是一項復雜的系統工程，怎樣建好、用好信息化網絡系統，許多問題仍處在研究探討之中，筆者認為，當前要特別重視以下五個方面的問題：

一、進一步提高區級檔案館對檔案信息化建設重要性

檔案信息化建設是現代化建設的客觀要求，是檔案事業發展的必然趨勢，是對傳統檔案管理模式的重大改革。必須統一思想，充分認識檔案信息化建設的重要性和緊迫性。

檔案信息化建設是地方經濟建設的現實需要。檔案對研究過去、指導現實、預測未來具有無可替代的作用。利用好檔案信息，不僅可以在工作中少走彎路，而且可以從歷史對未來的昭示中產生新思路、找出新辦法、提出新對策。尤其對創新理論、地方經濟建設和社會保障等方面，具有十分重要的參考價值。只有加快檔案信息化建設步伐，才能盡快實現檔案信息資源共享，才能為當地經濟建設提供高質量的服務。

檔案信息化建設是檔案事業發展的必由之路。信息技術迅猛發展、廣泛應用，使檔案工作出現了許多新情況新特點。檔案類型增多、數量增大、科技含量增高；檔案載體由紙介質為主發展為磁、光、紙、電等多種介質并存，呈現多元化特征；檔案信息利用更加廣泛，深度開發的要求更高。傳統的管理模式已經不能適應工作需要，我們必須解放思想，開拓創新，加快實現檔案信息資源存儲的數字化、傳遞的網絡化、管理的自動化、服務的遠程化，努力推進區級檔案館工作向更高層次發展。

二、切實把握好檔案信息化建設的關鍵環節

科學規劃。區級檔案館要求檔案信息化建設“統一規劃、分布實施，重點突破、整體推進，邊建邊用、滾動發展?！眹@這一指導思想和目標，各區級檔案館應結合本單位實際，摸清情況，反復論證，制定切實可行的實施計劃，要重點把握三個方面的問題：一是堅持從自身實際出發。檔案信息化建設必須按照標準實施，但考慮到各單位的實際情況，在建設規模和模式上不搞“一刀切”，充分體現各檔案館特色優勢。二是突出重點。網絡建設、信息資源開發、安全保密等是檔案信息化建設的關鍵點，也是重點難點問題，必須高度關注，集中突破。三是注重實用。信息化建設要從實際需求和能力出發，切實把方便利用，發揮檔案最大效能，作為工作的出發點和落腳點。

集中力量建好數據庫和局域網。檔案館保存著大量珍貴的資料，這些檔案資料的數字化處理，工作量很大，任務十分繁重。一方面，要抓緊對現存檔案進行目錄錄入、全文掃描和圖像、語音采集壓縮；另一方面要建設技術先進，經濟合理，安全適用，質量可靠的局城網。

加大人才培養力度。檔案信息化建設專業性、技術性很強，需要從業人員具備多方面的專業知識和技能。一定要采取多種形式，通過各種渠道，加大人才培養力度。當前，要突出計算機和網絡使用管理、信息安全防護、多媒體等相關知識的學習培訓，全面提高檔案人員的素質和能力，以滿足檔案信息化建設的需要。

三、按照實際需要，設計檔案管理軟件，有序推進“數字檔案”工程建設

首先要事先做好規劃和規范管理工作，以避免重復和浪費。如機讀目錄數據交換格式、著錄標引、xml技術應用標準、電子文件存儲格式、計算機檢索體系質量評估和控制規范等各項內容，以提高整個檔案管理軟件的利用效果，保證檔案數據的查準率和查全率，實現信息資源的充分共享。其次要正確認識檔案信息化建設。檔案信息化建設主要是指檔案數字化，是檔案信息化建設中檔案信息資源建設的一個方面，主要是對現有館藏檔案的數字化。應從實際出發，根據檔案的實際利用需求組織實施。

四、采取技術措施確保檔案信息安全

在檔案信息化建設中，最為重要的檔案數據的安全。它是檔案信息化減少得以順利開展的基礎和關鍵之所在。加強檔案數據安全的措施，是多方面的，如數據加密、文件系統加密、硬盤加密、異地備份等，但最為重要的措施，還在于從其環境入手，以確保檔案數據的安全。

（一）強化硬件設備建設，確保檔案數據安全

硬件設備的安全是檔案數據安全的基礎，包括直接載體和間接載體。直接載體如計算機、硬盤和光盤等，間接載體如傳輸介質、網絡設備和安全設備等，都要配置良好性能的設備，同時要做好防盜、防毀、防電磁干擾及防電磁信息輻射泄漏等的工作外，還要及時備份數據，以應對意外的發生。

（二）強化應用軟件的保護，確保檔案數據安全

如果說硬件設備是檔案信息化建設的大環境，那么，應用系統就是檔案數據所處的“小環境”，它是特別的應用程序，其最大的威脅來自于內部或外部的非法訪問。

（三）加強系統軟件的安全性，保障檔案數據安全

操作系統是檔案管理軟件運行的平臺，是檔案數據運行的最大環境。一要使用正版操作軟件；二要安裝正版殺毒軟件；三要及時升級系統，以防操作系統的漏洞被黑客所利用，造成檔案數據受到威脅。

五、努力提高區級檔案館服務保密工作

檔案資源的收集是一項經常性工作，也是檔案信息化建設的一項基礎工程。區級檔案館沒有豐富的信息資源，為地方建設服務就是一句空話。目前看，這項工作存在的問題不少，相當一部分檔案資源收集不上來，長期散存在機關業務部門和個人手中，尤其是科技、專門檔案和聲像檔案收集難度更大，解決這個問題，一方面，檔案部門的工作要跟上，積極主動地上門收集，特別是技術資料、重要會議、搶險救災等大型活動形成的檔案資料，要千方百計收集齊全。另一方面，要教育廣大館員，增強檔案意識，自覺履行檔案法賦予的責任和義務，積極配合檔案部門做好收集工作。只有這樣，檔案信息化建設才能建立在牢固可靠的基礎之上。

突出服務重點。經濟建設是當前的中心任務，檔案館要緊緊圍繞這個中心開展工作，充分利用網絡優勢，主動向市民了解檔案信息需求，及時提供那些與“打贏”關系密切的信息，使檔案服務與中心工作“合拍“。要進一步改進服務方式，切實做到首長、機關需要什么信息，檔案網絡就能提供什么信息。不斷提高服務質量。建好檔案信息數據庫和網絡傳輸平臺，實現了信息自動查詢和遠程服務，為檔案的提供利用創造了更為有利的條件。區級檔案館要充分利用這個條件，提供深層次的服務，有預見性地對檔案信息進行系統整合，編輯加工，確保上網信息內容準確、條目清晰、查閱方便。要在智能化地“適時服務”、“超前服務”、“專題服務”和“綜合服務”上下功夫，多動腦筋，多想辦法，努力把檔案館服務質量提高到一個新水平。

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