淺析信息化技術對科技檔案的影響及對策

張 晶

（哈爾濱晶體管廠 黑龍江 哈爾濱 150000）

檔案是信息社會經濟和社會發展的寶貴信息資源，檔案資源信息化是新世紀檔案事業發展的必然趨勢，是國民經濟和社會信息化的一個重要組成部分，是將檔案資源和檔案各項管理過程數字化，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開發利用，實現檔案信息資源的社會共享，企業科技檔案是具有保存價值的科技文件，是企業檔案的重要內容，也是企業重要的知識資源。隨著現代信息化技術的發展，企業科技檔案工作遇到了新挑戰。如何面對信息時代對科技檔案的影響，采取應對措施，以適應新的要求，是企業科技檔案工作的當務之急。

一、信息化技術對企業科技檔案工作的影響

21世紀，以計算機和計算機網絡為核心的現代信息化處理技術，正在深入到社會的各個方面，同樣對企業科技檔案管理也帶來了巨大的沖擊，它不僅動搖了企業科技檔案工作的傳統觀念，同時也對檔案部門的管理模式、組織結構、檔案人員的知識結構等產生了深遠的影響。隨著信息化進程的加快，信息資源已經成為人類社會活動和經濟活動的重要戰略資源，信息技術的推廣應用給傳統的檔案管理帶來全新的挑戰，它的影響主要表現在以下幾個方面：

（一）檔案管理觀念要求現代化

美國著名學者尼葛洛龐帝在《數字化生存》一書中，向人們闡述了數字技術將改變我們的學習方式、生活方式、工作方式，人類文明已經真實地邁進了新的世紀，在人類社會已由文明工業時代向信息時代轉折的時候，也必將要改變我們企業檔案工作的傳統思想觀念和管理觀念。

（二）檔案實體要求數字化

檔案是檔案館的物質基礎，將現有紙質等為載體的檔案轉化成電子檔案是實現數字化的核心內容，計算機、網絡技術的廣泛應用，要求將館藏紙質等檔案轉化成數字的形式，即電子檔案，這樣才能使檔案資源進入信息網絡并實現資源共享。對紙張和照片檔案，可以采取掃描設備，如掃描儀，掃描后存儲到計算機中；對于錄音和錄像檔案，則可以采用轉錄卡等設備，轉錄成文件后存儲到計算機中。

（三）檔案信息傳輸要求網絡化

計算機網絡技術作為信息時代的主要特征，它的廣泛應用，產生了大量的電子文件，人類記錄信息、傳達信息和存貯信息的方式也隨著發生根本的變化。在互聯網絡條件下，人們可以隨時隨地進行溝通，而不受時空的限制，網絡技術具有開放、高速、快捷的特點，它在辦公自動化中的應用，極大提高了工作效率。檔案信息的交換必然通過網絡進行，而且隨著企業電子政務的推廣和電子文件的普及，電子檔案信息的收集、整理、鑒定、保管、利用、銷毀等一系列工作也同時在網絡上進行。

（四）檔案資源利用要求社會化

檔案信息化的根本目的在于更好地為社會提供利用，實現檔案信息資源共享。企業通過建立自己檔案網絡，利用自身的科研資源優勢和技術人才優勢，開發出可以公開的檔案資源，使得利用者不僅可以網上查詢檔案目錄，而且可以查閱具體的檔案內容，獲取更大的社會效益和經濟效益；同時，也可通過網絡宣傳我們企業的檔案工作，主動開展信息服務。

（五）檔案人員知識結構要求多元化

檔案管理現代化，離不開電子計算機和通信技術為主的現代科學技術，如自動標引、光盤存儲、多媒體技術、人工智能、網絡管理、信息安全管理等高新技術在檔案管理中將得到普遍應用。企業科學檔案工作的發展必須依靠一批既懂檔案專業知識又懂信息化建設的復合型人才。

通過檔案資源信息化，可以建立起多層次、多種類、跨系統的檔案信息資源，運用現有集中統一管理的檔案工作原則與管理體制，實現檔案信息資源的網絡管理和合理配置，實現檔案即時信息和歷史信息的鏈接作用，實現檔案室基礎與檔案館主體管理的一體化，從而使檔案信息資源成為國家的寶貴信息戰略資源，成為社會化的信息主體，這是檔案事業可持續發展戰略的重要內容。檔案是不可再生的資源，是孤本性的歷史記錄，但經過信息化的檔案是可重復、多平臺作用，以創造最佳的經濟效益和社會效益。

二、做好企業科技檔案工作的措施

（一）建立適應企業信息化要求的科技檔案管理新系統

目前普遍存在檔案信息化建設落后于企業信息化建設的狀況，嚴重影響了企業科技工作效率的提高。要改變這一現狀，就需要大力推廣應用數據倉庫、知識地圖、超文本技術、元數據等現代化的信息技術，開發出具有數據分析和決策支持功能的檔案知識管理系統，為使用者提供便利快捷的網上服務。當然，企業科技檔案管理系統的開發應與企業現代管理系統相銜接，確保檔案部門對本企業各類電子文件、電子檔案的收集、整合、控制和傳遞。企業科技檔案管理系統設計應遵循模塊設計、分層實現和循序漸進的原則。企業開發或購買的檔案信息管理系統應具備適應多種文件存儲格式，支持實時瀏覽，及具有網絡檢索功率，能夠實現收集整理、數據存儲、檢索瀏覽、借閱管理、權限控制、統計報表、鑒定銷毀、數據輸入輸出及格式轉換的控制與管理，滿足企業文檔一體化管理、流程管理和信息資源開發利用的需要。

（二）做好適應信息化要求的企業科技檔案保密工作

科技檔案保密工作主要包括科技檔案保密等級劃分、保密制度確定和保密委員會的定期檢查。在科技檔案中，商業秘密根據它的重要程序劃分為絕密、機密和秘密級。根據保密檔案的存放時間長短，密級可以變更或解密。與此同時，要制定嚴格的保密管理制度，強化科技檔案中商業秘密的管理。

（三）理順與信息及技術部門的分工協作關系

信息部門、技術部門和科技檔案部門都是知識管理的主要部門。搞好知識管理必須明確信息、技術及檔案部門的工作職責，形成緊密協作的工作關系。信息部門負責維護企業信息技術平臺、提供信息技術支持和各種信息資源搜集開發等；技術部門負責科技信息與知識的搜集、利用、開發和創新；科技檔案部門負責科技成果與文件等科技資料的歸檔及管理。對科技檔案管理業務的流程再造，必須與企業整體流程結合起來，打破傳統文件工作與檔案工作的界限，實現企業科技文件檔案一體化。在業務流程上進行統一的設計，將檔案管理的要求嵌入到文件產生、運轉歸檔、永久保存或銷毀的全過程。將科技檔案管理的要求，嵌入科技文件檔案管理系統是實現文檔一體化管理的重要措施，它體現了前端控制和全程管理的現代化文件和檔案管理理念，可有效地提高科技檔案管理的質量和效率。

（四）加強對電子歸檔及網絡數據庫的安全管理

應與信息部門合作，對各類現代信息系統所形成的文件如何歸檔做出規定，并從信息技術及管理兩方面著手，確保檔案實體及電子檔案的安全，確保網絡傳輸及檔案數據庫的安全。

（五）科技檔案歸檔范圍應隨企業發展變化及時調整

隨著企業的發展，經營范圍和技術創新手段及形式也在不斷變化，促使企業檔案管理范圍也在不斷變化。因而科技檔案管理者必須要有敏感的工作觸覺，將相關的科技文件及時歸檔，防止因科技文件泄密給企業帶來損失。

（六）繼續學習，掌握現代信息技術及相關知識

科技檔案管理是一門綜合性的管理科學。要做好企業科技檔案工作，就必須繼續學習，抓緊調整自己的知識結構，以適應現代信息技術日新月異地發展變化。科技檔案管理，不僅需要掌握知識資源管理知識和相關技術，而且還要掌握有關科學技術項目申報、成果鑒定知識，做好相關文件的查閱、存檔工作。隨著網絡信息技術的發展和應用，信息在檢索手段、途徑、范圍和檢索的效率上都發生了根本的變化，它突破了時空的限制，實現了服務角色的轉換，同時克服了信息間的脫節問題，使實現最大化的檔案信息資源共享成為可能，可以說，信息技術網絡化為檔案信息的社會化服務提供了最佳的技術手段和實現途徑。

特別需要提出的是，企業是國家科技創新的主體，企業科技工作是國家科技工作的重要組成部分。因此，作為一個科技檔案管理工作者，還要及時地掌握與本企業生產經營相關的國家科技政策、法規、以便更好地為企業領導決策科技咨詢和建議。