對中職學校檔案管理的幾點思考

唐信紅

（貴州省財政學校，貴州 貴陽 550004）

檔案，是溝通歷史與未來的橋梁，是連接社會與人生的紐帶。中等職業學校檔案建設水平如何，檔案工作怎樣與教育、教學、科研、管理、服務等各項活動密切結合，是值得我們進一步探討的課題。隨著教學改革的不斷深化，教育事業的不斷興旺發達，對中等職業學校檔案管理提出了更高的要求，有許多項目有待我們努力去完善。我們要不斷提高檔案管理水平，不斷掌握新的現代化運用技術，充分發揮檔案在日常工作的利用價值，更好地為學校管理、教育、教學工作服務。

一所學校辦得好與壞，檢查檔案室，查閱檔案資料便知答案。檔案是學校發展的記錄，是學校管理的縮影。中職學校尤其要注重檔案建設，把檔案建設納入學校工作日程，做到規范有序，科學合理，使學校管理上水平，上臺階。

中職學校檔案是指中職學校在教育教學、黨政管理、學校建設以及其他各項活動中，直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、數據等不同形式的歷史記錄，是全體師生員工勞動智慧的結晶，是歷史的憑證，是學校的財富。中職學校檔案工作是學校各項工作的重要組成部分，因此，加強中職學校檔案管理工作，是學校教育教學的需要，學校應該在抓好教學管理的同時，認真作好學校檔案管理工作。

1 中等專業學校檔案管理工作現狀分析

1.1 檔案管理人員素質尚待提高

中等專業學校的檔案管理人員應具備一定的理論文化和基本政治素養；懂得黨和國家關于檔案管理方面的政策；懂得檔案工作的基本理論原則和基本方法；具備一定的檔案管理工作能力和必要的文字表達能力。面對檔案逐步電子化及網絡建設的快速發展，中等專業學校檔案隊伍中迫切需要一批現代化信息管理技術方面的人才。但目前中等專業學校檔案管理人員的素質能達到上述要求的為數不多，他們中有改行搞檔案工作的；有兼職做檔案工作的；還有的則是剛從學校分配來的學生。這支隊伍在數量上雖較龐大，但質量上還遠不能適應當今檔案管理工作的需要。并且較優質的專業人才還在不斷地流失。

1.2 檔案信息載體結構單一

目前中等專業學校檔案館（室）收集的主要是紙質檔案，各級檔案館（室）所藏聲像和照片檔案僅占極少部分，不少檔案館（室）聲像檔案基本還是空白。但是，中等專業學校的聲像等特殊載體的檔案數量呈逐年增多的趨勢。究其原因，主要是承擔錄像任務的部門，為了自己工作方便，錄像帶不愿移交檔案館（室），或不能按時完整地移交檔案館（室）。檔案載體的單一化已與利用需求產生了較大矛盾，如果不能及時解決，那我們的滯后將更為嚴重。

1.3 管理方式相對落后

國內中等專業學校的一些檔案館（室）的管理方式有些還是手工作業。文件立卷歸檔后，檔案工作人員還需對其進行再加工，如調整與編目。這種機械的手工抄寫，不僅重復性勞動工作量大、時間長、速度慢，同時也極大地限制了檔案的處理速度。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對這些有價值的檔案資料進行有效地開發利用，查閱檔案也因管理方式落后，案卷調動頻繁，而造成磨損嚴重，且檢索速度慢，查找準確率低、查全率低。

1.4 檔案材料收集難度較大

中等專業學校檔案收集方法采取部門立卷后交檔案館（室）歸檔。但有些部門的領導及做具體工作的有關人員對檔案收集管理工作不重視，將部門立卷視為額外負擔，或為方便本部門用，當檔案管理部門催促時不是以種種理由進行搪塞，就是采取漠然置之的態度。這些往往因為歸檔立卷不及時而造成材料積壓，有些文件因保管不善而殘缺不全。還有些人，為自己使用文件方便，將應歸檔的文件長期鎖在自己的抽屜中。再者就是一些少數兼職檔案員總是強調客觀理由，以在本部門承擔著許多其它工作難以抽出時間為借口，拖延此項工作，在檔案館（室）的一再催促下才倉促整理，結果收集到的檔案雜亂無章，材料殘缺不全，有正件缺附件，有批復無請示，有的同一份材料重復收集，等等。

2 加強中等專業學校檔案管理工作的對策

2.1 健全制度，集中統一管理

嚴格部門檔案考核制度，健全中等專業學校檔案人員崗位責任制，把完整、系統地收集整理檔案工作納入基層領導和檔案管理人員的崗位責任制，并與考核、獎懲、定職掛鉤。各部門中層領導要責成檔案管理人員做好本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，定期移交給本單位的檔案館（室），實行集中統一管理。

2.2 提升檔案隊伍素質，強化復合型人才的培養

檔案隊伍自身素質的高低直接影響著檔案事業的興衰。檔案管理隊伍中特別是兼職檔案員，在中等專業學校綜合改革各部門都面臨著緊縮編制的情勢下，每個工作人員承擔的工作任務越來越多，身兼數職，可以說檔案工作僅是其工作職責的一部分，如果不對其加強培訓，必然影響到檔案收集、整理的質量，因此兼職檔案員的業務素質亟待提高。

2.3 改革和完善檔案管理體制

首先，由學校檔案館（室）負責，定期考核各相關部門檔案專兼職人員的業務業務工作，并與該部門綜合業績掛鉤，這樣才能強化檔案館（室）的行業管理職能。其次，檔案管理干部的調動要征求檔案館（室）的意見干部不流動，不符合事物發展的規律，但調動過于頻繁，也不利于檔案管理工作的開展。檔案工作專業性較強，業務上的熟悉和掌握不是一蹴而就的，如果人員變動過于頻繁，就很難有效地開展工作，也不利于學校檔案管理工作的正常運轉。其結果導致檔案利用率低下，檔案作用沒有得到真正發揮因此，中等專業學校檔案管理工作人員要保持相對的穩定，不要輕易換崗，確有其必要時，要征求檔案館（室）的意見，并妥善辦理交接手續。

2.4 應用新技術逐步實現現代管理

中職學校檔案管理上要與時俱進，即要正確確立中等專業學校檔案管理的理念，以及制訂一整套科學嚴密的與現代化管理相適應的管理體系和運行機制。首先要觀念現代化，即要正確確立中職學校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。其次在具體管理上要與時俱進，即要正確確立中職學校檔案管理理念，以及制定一整套科學嚴密的與現代化管理相適應的管理體系和運行機制。再次，在檔案管理中實現技術現代化，即采用計算機、傳真機和信息檢索處理終端等現代辦公設施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案管理的服務質量。

3 結束語

中職學校檔案管理工作也體現了一所學校的整體管理和教育水平，它是學校不斷創新調整自己管理方式的一部分。積極加強中職學校檔案管理工作，是中等專業學校自身發展的內在需要。

隨著教學改革的不斷深化，教育事業的不斷興旺發達，對中等職業學校檔案管理提出了更高的要求，有許多項目有待我們努力去完善。我們要不斷提高檔案管理水平，不斷掌握新的現代化運用技術，充分發揮檔案在日常工作的利用價值，更好地為學校管理、教育、教學工作服務。當然，對于檔案工作者而言，同時也要在具體工作中注意兩個問題：一是，突出本學校的特點和特色。在檔案的收集、整理、利用和檔案開發中應注意總結本校的典型經驗和自己獨特的教學內容和教學方法，更好地運用教學檔案為學校各項工作服務。二是，要更新知識結構。不斷提高教學檔案質量和管理水平，更新觀念，開拓視野，增強分析問題的能力，從而使學校的檔案管理逐步走向科學化、現代化。只有如此，學校檔案管理才能真正跨上一個新的臺階。

總之，中職學校檔案的建立和管理是學校工作的重要組成部分，學校的管理者應高度重視學校檔案管理工作，在建立健全學校檔案管理的各項規章制度同時，積極為檔案管理創造有利條件。學校檔案管理人員也應加強學習，與時俱進，努力提高自身素質，做好本質工作，使學校檔案工作在學生的學習與教育中發揮其應有的作用。

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