新形勢下如何加強電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)

梁麗寧

（廣東電網(wǎng)公司 肇慶供電局，廣東 肇慶 526000）

0 前言

電力企業(yè)檔案在電力事業(yè)的發(fā)展建設(shè)中起著關(guān)鍵作用，它是企業(yè)的無形資產(chǎn)，是企業(yè)發(fā)展、經(jīng)營和管理的基礎(chǔ)，是企業(yè)信息資源的寶庫，所以電力企業(yè)檔案管理的工作在企業(yè)管理中尤為重要。當(dāng)今社會，信息資源已經(jīng)成為參與市場競爭和社會生活的重要戰(zhàn)略資源，信息化在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用和推廣，進一步改善了傳統(tǒng)的檔案管理模式和辦公軟件環(huán)境，有效提高了企業(yè)檔案管理的質(zhì)量和效率。在新形勢下開展企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，是企業(yè)施行檔案管理改革的重要組成部分，也是企業(yè)實現(xiàn)跨越式發(fā)展和可持續(xù)發(fā)展的必然選擇。

1 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的意義

企業(yè)檔案信息化管理是在信息時代背景下產(chǎn)生的檔案理論與實踐，是檔案資源和檔案各項管理過程通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸保存，將原有不同載體的檔案資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、進行信息化有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案資源的社會共享。隨著計算機的普及、檔案的進一步開放、電子文檔的實行，檔案利用將出現(xiàn)跨地域、跨行業(yè)的局面，突破時空界限，成為企業(yè)經(jīng)濟活動的一個重要內(nèi)容。因此，加強企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，不僅是全面提高檔案利用率，最大限度地滿足企業(yè)各部門對檔案利用的需求，而且是企業(yè)經(jīng)濟活動正確決策的必然要求。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的好壞直接關(guān)系企業(yè)的信息服務(wù)和經(jīng)濟效益。

2 企業(yè)檔案管理面臨的主要問題

2.1 檔案利用和管理困難

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案對企業(yè)檔案進行了一定的整理與存放，但也難以避免一些人工操作上的失誤，因此加上時間的積累就會導(dǎo)致企業(yè)在檔案利用和管理方面的困難。在傳統(tǒng)意義上的檔案管理中，紙質(zhì)檔案與人工管理在一定程度上使企業(yè)檔案管理上存在著嚴(yán)重的問題，無形中增加了檔案管理工作的難度，并且隨著檔案種類的增多和企業(yè)的快速發(fā)展，這種檔案的利用與管理都會損耗大量的財力物力，因此，企業(yè)應(yīng)該盡快建立有效的檔案管理模式。

2.2 檔案管理的效率低

紙質(zhì)是傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式的有效載體，但效率不高。傳統(tǒng)意義上的檔案管理需要經(jīng)過復(fù)雜的工序，完成檔案的收集和存放管理，但正是在同樣的檔案管理過程中，浪費大量的人力財力，但卻沒有切實提高企業(yè)在檔案管理上的工作效率，因此造成了很大的資源浪費。再加上紙質(zhì)檔案無法進行長期的保管和利用，所以紙質(zhì)形式的檔案管理已經(jīng)無法更好地適應(yīng)企業(yè)在現(xiàn)代化社會發(fā)展中的需求。

2.3 檔案的評定管理落后

企業(yè)在檔案管理上普遍存在效率低下、利用困難等問題，這在很大程度上影響了企業(yè)檔案的評定管理。傳統(tǒng)意義上的檔案需要在一定時間內(nèi)進行評定，并有效利用恰當(dāng)?shù)姆绞匠浞职l(fā)揮企業(yè)檔案的價值。但是由于傳統(tǒng)意義上的檔案管理會受到眾多因素的制約，所以在這種管理模式下會給企業(yè)檔案的清理和鑒定工作帶來很多管理上的障礙。由此可見，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理沒有建立起有效的管理體系，因此導(dǎo)致企業(yè)檔案冗余，在某種程度上加大了企業(yè)檔案的管理難度和費用支出。

3 強化企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

3.1 引進和培養(yǎng)檔案管理的信息化人才

檔案的信息化管理建設(shè)是企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的重要任務(wù)，因此企業(yè)檔案管理的信息化應(yīng)該有效引進并培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人才，有效完善企業(yè)在檔案上的管理工作，盡早實現(xiàn)檔案管理的信息化，促進企業(yè)的快速發(fā)展。因為管理人員自身的技術(shù)水平和素質(zhì)直接影響到企業(yè)檔案管理的質(zhì)量以及信息化的建設(shè)進，如果企業(yè)自身不具備優(yōu)秀的管理人才，即使擁有再先進的設(shè)備也無法發(fā)揮作用。當(dāng)然，在企業(yè)檔案管理的信息化進程中，企業(yè)要對從事檔案管理人員提出更高的發(fā)展要求，不斷加強對自身的能力和素質(zhì)教育，所以，企業(yè)應(yīng)該有效引進科學(xué)的檔案管理人才的培訓(xùn)和引進體系，進一步為企業(yè)檔案管理工作提供人才保障。

3.2 完善檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

企業(yè)在檔案管理方面還存在很多問題，因此企業(yè)應(yīng)該有效結(jié)合自身的實際情況，采取有效的檔案管理方式來保證企業(yè)日常工作的順利開展。但隨著信息化的發(fā)展以新興技術(shù)的更新?lián)Q代，企業(yè)在檔案管理上一定要實現(xiàn)信息化，完成企業(yè)的現(xiàn)代化管理，逐步建立起適合自身的企業(yè)檔案管理模式。另外，計算機和信息技術(shù)的發(fā)展進步也大大提高了信息的存儲能力，因此企業(yè)在檔案管理上可以實現(xiàn)高效的信息統(tǒng)計、管理、查找、瀏覽和發(fā)送等形式，真正實現(xiàn)起企業(yè)檔案的信息化化管理。

3.3 加快企業(yè)檔案的信息化和電子化建設(shè)

企業(yè)檔案的信息化管理應(yīng)該建立在信息化基礎(chǔ)設(shè)備和企業(yè)紙質(zhì)檔案電子化的建設(shè)之上，這樣就可以為管理的信息化建設(shè)構(gòu)建有效的平臺。所以，檔案的信息化管理和企業(yè)檔案的電子化，應(yīng)該通過計算機技術(shù)將傳統(tǒng)意義上的文件信息實現(xiàn)對企業(yè)檔案信息的收集、整合，進而真正實現(xiàn)企業(yè)檔案的電子化，便于人們使用。此外，企業(yè)檔案的信息化管理是建立在一定的軟件平臺之上，但在實際操作中很大企業(yè)都沒有真正實現(xiàn)規(guī)范性的統(tǒng)一管理，所以嚴(yán)重影響了企業(yè)在檔案管理工作中的電子化與信息化進程。但隨著現(xiàn)代化管理的發(fā)展，企業(yè)務(wù)必要建立規(guī)范化的檔案管理平臺，逐步實現(xiàn)對企業(yè)傳統(tǒng)檔案的電子化轉(zhuǎn)化，為檔案的信息化管理提供有力的支持。

3.4 加強檔案管理中的相互交流

企業(yè)在檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計和開發(fā)上都由專門的人員負責(zé)，因此在用戶需求與設(shè)計上存在一定的問題。在完成檔案信息的管理系統(tǒng)之后，再對系統(tǒng)進行整體性的協(xié)調(diào)和調(diào)整就會存在更大的困難，并且還會嚴(yán)重影響檔案管理系統(tǒng)在工作中的正常發(fā)揮，在某種程度上造成了不必要的資源浪費。所以，這就要求企業(yè)在進行檔案管理信息的系統(tǒng)建設(shè)過程中就要在用戶與設(shè)計的工作人員之間建立有效的相互交流模式，從而為檔案管理系統(tǒng)在實際運用的進程中，為用戶和設(shè)計的工作人員提供有效的交流平臺，為系統(tǒng)工作的良好運行奠定堅實的發(fā)展基礎(chǔ)。可見，只有通過對企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的相互交流模式的完善，才能有效推動檔案管理信息化建設(shè)的健康、可持續(xù)發(fā)展，這樣企業(yè)節(jié)能在激烈的競爭中始終保持強大的競爭力，取得更大的進步。

4 結(jié)束語

綜上所述，隨著信息化社會的飛速發(fā)展，這位企業(yè)的發(fā)展提供了更加優(yōu)異的外部發(fā)展環(huán)境，因此在快節(jié)奏的發(fā)展環(huán)境中，企業(yè)要想加強自身的市場競爭力，就必要建立并不斷完善檔案管理的信息化建設(shè)，從而更好地適應(yīng)現(xiàn)代化社會的發(fā)發(fā)展需求。同時，企業(yè)檔案的信息化管理也是企業(yè)檔案部門的一項重要工作，直接影響著而企業(yè)正常運行，所以一定要抓好檔案管理的信息化工作，實現(xiàn)企業(yè)的健康發(fā)展。