醫院設備檔案網絡化管理的幾個成功要素

王曉萍

廣東省肇慶市第一人民醫院，廣東肇慶 526000

隨著互聯網時代的發展，醫院信息化是服務水平、綜合實力和現代化管理水平的重要標志。醫院檔案信息化管理是必然趨勢，且很多醫院都在實施和探索，文書處理過程和歸檔、人事檔案和病歷檔案等實現網化管理。但醫院設備檔案信息化管理相對滯后，原因有多方面，究竟如何更好地將設備檔案導入網絡化管理，筆者曾幾次參與醫院檔案管理信息系統開發，對醫院設備檔案網絡化管理談幾點成功要素。

1 成功實施設備檔案網絡化管理的要素有哪些

1.1 科領導重視，完善組織管理架構

醫院設備檔案管理信息化是對設備科的管理模式和思維方式等進行一場改革和創新，設備科長因此對該項工作應該充分重視和參與。經實踐證明，科室信息化管理取得成功的首要條件是科領導的支持和參與。在研究、設計設備檔案管理信息化時，必須是科負責人牽頭，并主動向分管的院領導匯報開展工作的設想、進展情況和需要解決的問題等，爭取院領導的重視、支持和授權，科負責人和具體操作者才能獲得更多的支持和授權，醫院計算機管理中心、信息科等部門才會主動配合和參與，共同設計開發檔案信息管理系統。另外，在實施過程中會遇到很多問題需要具體解決，有具體的職責和分工實施起來更順利，應該成立信息化領導小組，設備科長任組長，設備科科副長任副組長，設備檔案管理人員、信息科和計算機管理中心的技術人員是小組成員。組長和副組長負責溝通協調，設備檔案管理人員負責制定檔案管理信息系統方案，信息科和計算機管理中心技術員負責軟件、網絡方面的開發和產品的選擇，形成一個既分工又合作的工作氛圍。

1.2 做好實施方案，設計設備檔案信息管理內容

制定設備檔案管理信息系統方案，是該項工作的核心任務，設計時最需要明白的問題就是設備檔案網絡管理最終實現的目的是什么？要將檔案信息化到什么程度？目前最緊急迫切需要解決的是什么問題？就是說，以上的問題都要在實施方案中有具體規劃。醫院設備檔案信息管理系統的基礎和前題是標準化工作。編制一套科學、合理、實用和簡便的設備檔案管理程序，可以根據每臺設備的實際歸檔內容，設計各種信息表格適合設備檔案全過程管理，如：設備論證信息表、設備購入信息表、設備使用信息表、設備檢修信息表、設備鑒定信息表、設備報廢信息表、設備查詢信息表、設備經濟效益信息表、系統管理等；也可以根據醫院設備的管理功能，設計申請管理、計劃管理、合同管理、驗收管理、固定資產管理、使用管理、維護管理、計量管理等。根據各醫院醫療設備檔案管理的需要選擇適合自己的信息表格。設計時，還要了解醫院信息化程度，如數據庫的使用水平，建設規模等，來確定檔案管理的信息化流程、設備檔案資料數字化轉換，切忌一味追求新技術，要從本院的實際出發，這樣的實施方案才能既符合醫院自身的特點，又能使設備檔案管理信息化與醫院信息化同步發展。

1.3 重視軟件的實用性和先進性

在醫院信息化建設中，普遍存在“輕軟件、重網絡、重硬件”情況，由于軟件不可視性，而對軟件吝于投入，這樣會容易造成失衡，引致資源浪費。所以要重視軟件的研制開發，將先進的管理理理念融入到設備檔案管理信息系統中。在開發軟件或選擇產品前，多與兄弟醫院交流溝通，可以到實施了醫療設備檔案管理信息化的兄弟單位參觀學習，借鑒別人的先進經驗，少走彎路。無條件開發軟件的醫院可以買他們的產品或找其他公司開發，但不能滿足本醫院管理一些比較個性化的需求。有條件開發的醫院可以根據自己的設備檔案管理量身定做，其優點在于方便軟件使用后的維護和升級。由于檔案信息系統的開發并不復雜，目前很多醫院都有條件開發自己的產品。設備檔案信息化管理的目的是方便查詢和管理，實現資源共享，在設計時考慮建立相關文件與數據字段之間的“超級鏈接”，實現相互關聯。如果醫院的網絡還未建成，采用的數據庫管理系統要廣泛兼容，可以保證前后臺軟件實現最好的兼容，或在設計時實現檔案系統和后臺數據有專用接口，運行速度將更快一些。若醫院已建成或正建網絡，建議以醫院所選后臺數據庫為后臺，以便全院共享設備檔案信息資源。

1.4 重建制度流程后的指導

實行醫療設備檔案信息系統管理，是通過對設備檔案資料的數字化轉換，建立信息化的工作流程，使醫療設備檔案管理工作得到完善和優化，起到規范建檔程序，健全管理制度。在網絡管理實施過程中，不可避免涉及設備檔案管理流程的重建，由于醫療設備遍布全院各科室，設備檔案的形成貫穿于設備管理的全過程，各種資料是不同步收集，如使用管理、維護管理、經濟效益分析、報廢管理等具有連續性的動態管理。工作流程的重建將會給設備使用科室的操作員、設備維修技術人員等會帶來影響，設備科要有足夠的認識和重視，所以在系統啟動時，制定一些操作指南派發各科室，檔案管理人員和計算機技術人員主動上門進行宣傳指導，不僅要講清楚系統如何使用,更加要把設計理念和管理流程講清楚，這樣才能讓操作人員更好地理解和消化，盡快掌握操作流程，縮短磨合期，盡量避免影響醫院業務工作，使設備檔案網絡化管理順利鋪開。

1.5 不斷持續的維護和升級

醫院設備檔案管理信息系統的使用，并不是終身受用、萬事大吉，而是意味著維護階段的開始，據了解，在軟件開發組織中60%以上的人力用于軟件維護。在使用系統過程中，為了使軟件適應操作系統或編譯系統的升級，因改變新的環境而修改程序。由于醫療設備檔案起步較晚，全國尚無統一規范，處于自我摸索和積累經驗階段，目前還存在管理制度不健全，建檔和管理滯后等現象，缺乏規范的工作流程和管理制度，所以，信息系統的使用過程就是規范流程、健全制度的過程，為了滿足流程的變更、制度法規的變動、業務擴展和改變、數據量增大等需求而增加或擴充軟件功能，進行完善性維護。另外，為了軟件的可維護性和可靠性得到提高，為進一步改進適應未來打下基礎而修改軟件，進行預防性維護。為適應醫院的業務發展，只有對系統不斷的優化、改造和升級，延長系統的使用周期，系統投資得到保護，避免因小問題而重建系統的后果，節約資源以免浪費，所以，不僅要注重軟件的開發，更加要重視持續的維護和升級。

1.6 注重人才的培養

要實現醫院設備檔案管理信息化，最根本的因素是人才，醫院不僅需要一批既了解醫院業務、又懂信息專業的人才，更加需要信息化素質較高的檔案管人才和中層管理人才。雖然目前很多醫院已建成醫院信息化系統，但很多都是通過外包形式進行建設和管理，醫院缺乏自己的應用型、復合型醫藥信息化人才，因此立足特色，培養醫院自己的醫藥信息化人才是設備檔案網絡化管理的基礎，也是醫院信息化長遠發展的要求。設備檔案實行信息系統管理，是醫院實現全面網絡化、數字化和信息化管理的一個組成部分。如果操作人員對信息技術認識甚少，在實施系統時必然不能很好地配合系統技術人員，而影響系統的實施效果。因此，在設計檔案信息系統之前要強化員工信息化素養，對于從事檔案信息系統規劃、分析、設計、實施、管理的相關人員可以組織外出參觀、邀請專業的培訓教師授課等形式，開闊視野，更新知識與時俱進，了解檔案信息化管理將會給設備管理和業務流程化都帶來的影響，學會部分檔案應用軟件的開發、信息數據庫的建設及信息服務等。直接操作者可由本院計算機管理中心組織內部培訓，主要是檔案信息系統操作的培訓，包括網絡基礎知識、網絡安全知識等，使系統的應用者具備簡單的計算機及網絡維護知識，掌握一些常用問題的處理，使信息系統具備日常運行能力，并為計算機管理中心節省工作量。

2 結語

醫院設備檔案網絡化管理是一個漸進的過程，也是一個復雜的系統工程，不可能一步到位。只要領導重視，明確目標，做好方案，科學實施，注重應用型、復合型醫藥信息人才的培養，利用設備檔案管理促進信息化，信息化推進設備檔案管理，也能夠建設一個適合自己醫院的設備檔案管理信息系統，來提升醫療設備的服務水平和管理水平，最終實現醫院設備檔案資源共享。

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