如何做好文書檔案工作

魏曉萍

（江蘇海事職業技術學院，江蘇 南京 211170）

文書檔案工作是檔案管理工作中一項十分重要的、不可缺少的工作，業務性很強，又很細致，是單位正常管理工作的重要組成部分。它真實地記錄了單位發展、正常運作的全過程，有重要的查考使用價值。我們可以借助文書檔案更好地了解過去，把握現在，預見未來。因此，把文書檔案工作做好，是十分重要的。

文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個重要標準，是檔案存在的基礎與重要的資源發生地，直接關系和影響檔案資料的質量與完整性。實現文書檔案管理工作規范化、標準化，才能提高文書檔案利用率，為單位的建設與發展提供可靠的信息依據。

一、什么是文書檔案

檔案是由文件轉化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。一般文書檔案主要是由法規性文件和行政性文件轉化而來。根據國家有關規定，目前我們使用和形成的文件主要有：報告、請示、批復、函、會議紀要等。除此之外，文書檔案是人們熟悉情況、總結經驗、制訂計劃、處理問題的依據。人們遇到問題時常常需要從過去的檔案中查找依據，如果有檔案可查，許多問題就可以迎刃而解，工作也可以順利進行。事實證明，隨著時間的推移，文書檔案的作用越來越大，檔案保存的時間越久，作用也就越大。此外，它還是了解、研究社會政治、經濟等方面的基本依據。

二、文書檔案的收集整理

在文書檔案資料的收集整理過程中，一定要嚴格按照國家檔案局關于歸檔文件整理的規則和本單位檔案管理工作標準的要求執行。凡是反映本單位重大工作與活動，具有參考利用價值的文字、聲像制品、圖片等資料均屬歸檔范圍。如：上級行政部門及主管單位的來文；反映本單位各項工作活動，具有參考利用價值的文件材料，等等，這些都屬于文書檔案資料的收集范圍。

做好文書檔案的收集整理工作是十分重要的，它是檔案歸檔工作中的重要環節。在文書檔案的收集整理過程中，一定要認真、仔細、不怕麻煩，力求做到不遺漏任何一點有用信息，只有這樣才能完整地收集文件、材料，使文書檔案具有完整性、規范性。

在文書檔案的收集整理工作中不僅要有高度的工作責任心，認真辦事的工作態度，具備一定的檔案專業知識，同時要有一顆熱情、主動為大家服務之心。努力做好檔案服務工作，使大家逐漸認識到文書檔案工作的重要性。應努力爭取領導的重視，是做好文書檔案管理的關鍵。因此，在平日工作中勤請示、勤匯報，爭取領導的關注與支持；勤動手，經常把工作開展的情況、計劃思路、取得的成績和存在問題形成材料，向領導匯報。

三、文書檔案的現代化

現代檔案管理科學技術是當今文書檔案工作者必須學習的重要知識，應加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習，以便更加方便、有效地做好管理工作。隨著時代的發展，文書檔案管理也面臨許多問題，例如文件和檔案數量越來越多，管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案的質量。面對新時期、新工作的工作需要，只有實現文檔管理現代化，才能有效地解決管理中的一些難題。

1.掌握現代化技術，利用電子計算機技術。傳統的工作方法從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主，而現在電子計算機技術可以完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統計等一系列工作，使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環節與辦公自動化相銜接。這些現代化管理技術，迫切需要文書檔案管理工作者掌握和運用。為了盡快培養一批既熟悉檔案專業知識，又掌握新技術的人才，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，注重對計算機知識、信息技術的學習掌握，努力使自己成為具備檔案專業知識和信息處理技術的綜合型檔案管理人才。

2.利用現代化技術整理文書檔案。紙質文書檔案的整理工作十分繁瑣，效率不高，而且費時費力，只有引進現代化技術，才能使文書檔案的整理工作上一個新臺階，這是歷史的趨勢。

文書檔案管理應用計算機技術主要用于文書檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：（1）用計算機編制文書檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；（2）利用計算機進行文書檔案檢索。按照文書檔案著錄項目中所標志的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的文書檔案目錄及其原件；（3）利用計算機對文書檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。因此，為了實現文書檔案管理不同文件信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強文書檔案管理綜合應用計算機技術的研究，進行文書檔案管理的綜合化、現代化管理。

四、文書檔案的保密與利用

長期以來由于各級檔案人員的重視，文書檔案的保密工作做得較好，但在利用方面效果不太理想。如：部分檔案得不到充分的利用，造成了檔案資源的浪費；領導對檔案收藏情況不了解，不能及時有效地利用檔案，導致檔案工作人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現出來，等等。怎樣才能把檔案的保密與利用這兩者關系協調好，是擺在廣大檔案工作者面前的一大難題。檔案管理人員既要有扎實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識，要適應新形勢，敢于向傳統觀念挑戰，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，在檔案業務上有所創新，有所突破。把死檔變成活檔，把文書檔案真正利用起來，發揮它應有的作用。

保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是文書檔案管理工作人員的神圣職責。日常工作中，文書檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領導決策服務。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。一成不變地看待檔案的秘密性，無視其秘密性的時效和范圍，是不對的；但如果缺乏保密觀念，對涉密檔案無視其秘密性，無限制地擴大開放利用范圍，則也是錯誤的。因此，在開放檔案為社會各界所利用的同時，應當做好相應的保密工作。首先，要做好文書檔案的審查工作。審查工作是文書檔案開放前的重要前提，是開放文書檔案工作的一個重要環節，其主要任務是科學而準確地區分、判定文書檔案的開放與控制使用范圍。其次，要做好文書檔案的解密工作。文書檔案工作者應根據不同的密級采取不同的管理措施，以最大限度地提供利用檔案。

五、文書檔案存在的問題與對策

一是對文書檔案管理工作的認識還比較模糊。輕視文書檔案的現象還很普遍，有的甚至認為文書檔案整不整理都無所謂，導致很多文書檔案的收集和整理都不到位，有的即使整理了也不符合規定，造成很多重要資料流失。二是檔案工作人員的業務培訓有待加強。在有些單位和部門，由于不重視文書檔案工作，所以，文書檔案的管理人員大多沒有經過檔案專業培訓就直接接手工作。即使偶爾參與培訓，也是形式單一，次數有限，內容陳舊，并不能及時更新檔案管理理念，其專業素質與現代化的文書檔案培訓工作的要求之間存在一定差距，跟不上現代化檔案管理的步伐，更不能夠有效地提高檔案管理的水平。隨著計算機網絡技術的飛速發展，利用計算機進行檔案管理工作是現代化檔案管理的一個必然趨勢。檔案管理人員更加需要加強專業知識的培訓，使單位檔案管理工作更加標準化和規范化。三是文書工作和檔案工作的銜接存在問題。文書工作和檔案管理工作既存在直接聯系又有區別，是統一又分工的。在實際的文書檔案管理工作中，文書工作和檔案管理應該相互配合，建立一個分體式的管理體系。實際的管理工作中，文書和檔案應該實行一種分塊式的管理制度，這是一種有效的、相對科學的管理。但是在實際的操作過程中，這一體制卻在一定程度上拉開了文書工作和檔案工作之間的距離。文書工作人員檔案意識不強，檔案管理人員通常也很少考慮文秘工作，這使得兩者在銜接的過程中出現很多脫節的環節，存在很多不規范、不標準的現象。

以上種種，需要廣大的檔案工作者在工作實踐中不斷探索、不斷學習，摸索出一套切實可行的工作方法。只有這樣，才能把文書檔案工作做得更好。

［1］謝俊霞等.新時期加強檔案工作的幾點體會.檔案天地，2010.08.

［2］高原.檔案整理這些事兒.檔案管理，2011.05.

［3］牟丹宇，等.略談信息時代的文書檔案工作.陜西檔案，2010.06.