淺析高校檔案信息化建設

侯 平

（濰坊學院，山東 濰坊 261061）

近年來，隨著信息化技術的發展，我國高校檔案管理建設取得了明顯的成績，信息化程度得到了逐步的提高，各單位的檔案管理工作因此而進行著從手工管理方式向現代化管理的轉變。但是，實際上，這種轉變只是初步的，高校檔案管理的信息化程度仍然偏低，例如，檔案資源中豐富的信息未得到充分挖掘利用。同時，在檔案信息儲存和處理的數字化、收集與傳遞的網絡化過程中，還有許多具體問題需要加以解決。

一、高校檔案信息化建設中存在的問題

（一）認識上存在誤區

檔案信息化直到目前尚未形成一套較為完整的理論，因此，對檔案信息化建設必然存在著認識上的誤區。最突出的表現是認為信息化就是電子化、數字化，把檔案文獻的數字化、檔案信息網絡化的建設等同于檔案信息化的建設。許多高校在目前缺乏實施細則標準與指標體系的情況下，過分追求檔案工作的“現代化”“、信息化”，過于追求紙質檔案數字化的速度、進度、完成量，僅僅注意到了信息化的表面現象——電子設備，而沒有注意到信息化由內及外的全部內容，除設備的配置外，更重要的還在于規劃與論證的研究、資源與內容的建設等等。“數字檔案館”的概念是個不斷豐富的過程，對館藏歷史檔案的數字化加工是其中一個比較重要的課題。近年來，相當多的檔案館把大量精力放在數字化加工上，但不少檔案館的著眼點還只不過是想通過對歷史檔案的數字化加工，改變目前頻繁進出庫房借閱檔案的勞頓之苦，而在一定程度上忽視了正在形成的電子文件的收集和管理問題。

另一誤區就是認為信息化是檔案部門或有限的幾個部門的信息化，缺乏系統觀，不能與全校的信息化建設統籌規劃、同步發展，不能同圖書館、網絡中心和其他信息機構合作，以整體優勢實現信息資源共享；落后甚至脫離于整體規劃，把檔案信息化變相為檔案部門的信息化，給檔案信息化建設的使用乃至發展蒙上不確定的陰影。

（二）管理上存在漏洞

首先，缺乏有力的宏觀調控。高校主管部門對檔案信息化建設的發展缺少周密的計劃和強有力的組織，沒有把檔案信息化納入學校整體的發展格局中，因此，往往在政策、資金、技術等方面缺乏支持力度。其次，高校檔案信息化存在盲目建設、重復建設問題，不重視投入產出的分析。在檔案信息化建設實施中目標體系混亂，中長期目標與短期目標錯位，方案不切實際，設備購置過于超前，從而造成了相當的浪費，使信息化建設難以持續發展。再次，信息流通中也存在許多問題。如各類檔案信息不平衡，某些信息貧乏，而某類信息過剩；一些檔案信息在加工處理和流通過程中失真；檔案信息加工遲滯，使信息價值受損，甚至失去價值；信息服務缺乏針對性和預測性等等。

（三）質量上存在不足

主要表現以下幾個方面：

一是不能很好地與信息需求相協調，在建設的標準化方面做得不夠。在設計檔案信息網絡的體系結構、選擇網絡的軟硬環境、確定相關的技術標準時，不能采用已成熟的信息技術及其成果，確保其可行性和可靠性；較少考慮信息技術的發展，使檔案信息網絡系統在技術上具有先進性、前瞻性和可擴展性。檔案信息化建設的相關標準，不僅體系復雜，而且因信息技術的急速發展而處于相對的變動之中。

二是缺乏一定的前瞻性與安全性。未能很好地立足現實，把握未來發展尤其是信息技術的發展趨勢，沒有足夠重視技術標準的更新。同時，檔案信息化建設的安全性原則是一項綜合性的系統工程，信息網絡的基礎設施建設、上網檔案信息的準備、網上檔案信息管理服務及網絡環境的維護等各個環節都密切關聯著安全問題。目前高校在這些安全方面所采取的態度和措施都是不足的，在建立、規范、聯通網絡，實現館藏檔案數字化、傳輸網絡化、資源共享化、服務對象與需求擴大化，應加強安全意識和措施。

二、高校檔案信息化建設的應對策略

胡錦濤同志曾經指出：“檔案事業是黨和國家事業發展的一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業。”高校檔案信息化建設必須適應高校教育體制改革的要求，創新機制，提高認識，實現檔案管理的網絡化、數字化、規范化和科學化。

（一）進行整體規劃，確保經費投入。高校檔案系統的信息源點多面廣、縱橫交錯、關系復雜，如果不進行科學合理的整體規劃，很難把信息化建設工作推行下去。應該由檔案和計算機兩方面的專業人員組成一個規劃小組進行整體框架設計，結合本單位的實際情況，制定出包括近期實現目標和遠期發展方向在內的整體規劃，同時也要制定出包括各項切實可行的方法、措施在內的具體實施方案。整體規劃要符合校情，避免好高鶩遠、華而不實，要本著量力而行、適當超前的原則，確定各階段分步實施的計劃。在具體措施的選擇上，要遵循適用的原則，所有被整合處理的檔案信息必須能夠適應信息被提供利用的需要，發揮好檔案保存和延續“社會記憶”并為現實各項工作服務的功能。

（二）完善管理制度，不斷拓寬信息采集渠道，提高標準化水平。檔案是最重要的歷史記錄載體，不論采取什么樣的手段進行管理，其自身具有的反映歷史、佐證過去的固有屬性不應該改變。實現數字化以后，檔案的保存、保密、查閱、復制等一系列管理上的問題將隨之發生變化，其焦點是電子檔案上網以后如何維護檔案數據庫的安全、限制調閱權限及保護好知識產權和科研教學機密。因此，建立一整套在數字化背景下的規范的管理制度，是完成好這項工作的前提，沒有制度作保障一切工作將無章可循。上網以后，有時一個不經意的失誤給學校乃至國家帶來的負面影響是難以估量的，因此檔案信息化建設必須做到有章可循，有章必循。

高校的檔案館（室）聯網以后自然就成為本校檔案信息的中心節點，也就是說在發揮檔案信息資源庫作用的同時還應是檔案信息傳輸的樞紐。檔案上網的目的就是使使用者快捷地獲取更多的檔案信息，挖掘檔案信息資源、不斷充實檔案信息數據庫應成為檔案工作的一項經常性的任務。重點是采集和處理好本校有價值的檔案信息，特別對二級單位的信息采集應形成制度、不留死角；其次是對校外有價值的、權威的檔案信息網站應建立鏈接，以方便本校師生查閱。

加強電子文件的歸檔和管理，實現網絡環境下的電子文件的實時接受、歸檔、管理和利用，確保有價值的電子文件及時、完整、真實、有效地保存在檔案部門，為“電子公文和紙質公文一樣得到科學保管和有效利用”奠定基礎。加快館藏檔案的全文數據庫建設，在做好原有館藏檔案文件級目錄數據庫建設工作的同時，加強機讀目錄數據庫的建設，加快實現手工檢索向計算機全文檢索的全面過渡，為檔案利用提供最大的方便。建立檔案信息安全保障體系，采取切實有效的技術手段和管理措施，做好身份認證和密鑰管理，加強計算機網絡管理系統的監控，存儲檔案信息的設備要加裝有效的防毒軟件，內部局域網要與一切外部網實行物理隔離，各種數據庫要及時進行備份，保存到符合保管要求的脫機載體上，確保檔案信息的安全保密和系統運行安全可靠。在利用安全上既不能只強調利用而忽視保密，將不該上網公開的內容公開或未設置訪問權限，又不能只強調保密而限制利用，使可利用的檔案信息過少，應堅持利用和保密并重的原則。

（三）加強隊伍建設，培養檔案管理人才。檔案信息化建設的過程與新知識、新技術的普及密不可分，因此人才隊伍建設問題是檔案信息化建設成敗的關鍵。高校檔案部門要把培養和鍛煉一支現代化知識型的檔案管理人才隊伍作為一項戰略任務來抓，加強對檔案信息化人才建設工作的宏觀管理，遵循人才成長規律，根據不同的人員類別進行合理的培養安排，最大程度地發揮所長。一是配好檔案管理人員。要選派思想素質好、工作認真負責、文化水平高并且具有一定檔案業務知識的同志擔任檔案管理工作；二是穩定檔案管理隊伍。學校應多為檔案管理人員創造有利條件，鼓勵檔案管理人員安心工作，不應將適合檔案管理工作的人員隨意調離，嚴格控制不合理的人員流動；三是加強檔案工作培訓。學校應為專兼職檔案管理人員創造條件，支持他們參加培訓班、業務研討會、學術交流、專題講座。學習內容不僅是檔案方面的知識，還應有相關的現代化辦公技術、計算機網絡技術的知識，以及教學評估方面的知識等。

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