高校財務檔案信息化管理芻議

袁芙蓉

摘要：高校作為人才成長和培養的重要場地，高校的財務檔案是記錄和反映高校財務狀況的重要史料，是高校檔案的重要組成部分。本文針對高校財務檔案信息化管理的特點，結合當前面臨的情況，提出建好、管好、用好財務檔案，提高財務檔案信息化管理工作水平。

關鍵詞：高校；財務檔案；信息化；管理

現代檔案管理工作已成為復雜的系統。高校的檔案工作，是高校的檔案館、室直接對檔案實體和檔案信息進行管理，并提供利用服務的各項工作的總稱。高校檔案管理包括基礎工作和利用工作兩大部分：收集、整理、鑒定、保管、統計等工作屬于檔案實體管理；編制目錄、文獻匯編和參考資料等信息加工，連同提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借等信息輸出，同屬于檔案信息開發。檔案管理的對象是檔案，服務對象是檔案利用者，要解決的基本矛盾是檔案的分散、零亂、量大等狀況，與社會利用檔案要求集中、系統之間的矛盾。近年來，高校辦學規模不斷擴大，辦學層次的不斷提升，加強高校財務檔案信息化管理，成為當前高校檔案管理中的一項重要課題。

一、高校財務檔案的定義及特點

高校財務檔案是指高校在行使教學、科研、社會服務和文化傳承這四大功能過程中，直接形成的具有保存價值的各種財務支出和收入材料。與高校財務檔案管理相關的法規是《會計檔案管理辦法》。

《會計檔案管理辦法》明確了高校財務檔案的范疇：是指記錄和反映單位經濟業務的會計憑證，會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料。財務檔案是重要史料和證據，每年形成的檔案應當由高校財務部門按照歸檔要求整理裝訂成冊并編制財務檔案保管清冊，在財務年度終了后可暫由財務機構保管一年再移交檔案機構統一保管。

隨著國家財政經濟工作的不斷發展，財務標準的變化越來越頻繁，各種標準劃分越來越細。隨著高校計算機網絡技術的發展，產生了一種新型檔案信息形態———信息化管理，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存貯，以網絡化的方式互相連接，從而提供及時利用，實現資源共享。

二、高校財務檔案信息化管理的重要性

檔案管理的基本性質是一項管理性、服務性、政治性的工作。檔案部門通過提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理水平則要適應不斷增長的社會需求。當前，各個高校都在加強內涵建設，提高綜合管理水平。財務檔案管理水平。隨著經濟社會的不斷發展，信息化建設已經成為我國現代化建設的重要組成部分，高校財務檔案管理也必須順應時代要求和社會發展，走信息化建設之路。

三、高校財務檔案信息化管理的可行性

高校財務檔案信息化建設包括網絡系統、數據庫系統、標準化系統、安全系統等，主要內容是指相關部門在科學收集、開發、管理、利用、儲存高校財務檔案時，大量運用現代信息技術，可使傳統的以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數字格式轉變。使檔案形成科技含量高、儲存便捷安全、查詢迅速、全面電子化、環保無紙化的特點。計算機在高校檔案管理中，被用于自動編目、自動檢索、自動轉檔和對有保存價值的文件輔助立卷。這些廣泛應用，使得高校檔案部門使用計算機管理財務檔案，有著得天獨厚的條件。

電子財務檔案本身具有巨大的優越性：易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞；存貯形式多樣，既可以存貯于軟盤、硬盤、光盤中，也方便打印輸出；便于計算、分析，快捷獲得所需結果。電子財務檔案不僅可以滿足日常條件查詢、統計分析、制作數據報表、開展數據交換的需要，節約了辦公成本，還有利于專業管理，便于檔案資源的統一整合，極大地提高了工作效率和工作質量。借助現代化的設備和手段，高校財務檔案管理基本上應用電子計算機處理和儲存，形成電子財務檔案，利用的效率越來越高。

四、高校財務檔案信息化管理存在的問題

缺乏統一標準：在進行財務檔案管理信息化建設的時候，任何高校都是從零開始，從無到有的，這就導致高校財務檔案管理信息化建設沒有統一的標準作為參考；建設目標不明確：目前，還有很大一部分高校在檔案管理模式上沒有形成一種統一領導、分級管理的體制，還沒有清醒地認識到檔案管理信息化的重要性；部門之間缺乏協作：不少人都有這樣的認識———高校財務部門是最忙的，檔案管理部門是最閑的，兩個部門往往也互相推諉，缺乏協調配合；財務檔案管理隊伍整體素質有待提高：從事人員中，能夠運用現代化技術手段搜集和整理財務檔案，尤其是可以將紙質檔案有效地轉變成數字化檔案的人員較少。

五、高校財務檔案信息化管理的注意事項

首先，要及時采集動態數據。傳統的檔案大都以紙質為載體，實現檔案管理的信息化，必須向數字化檔案管理轉變。高效能的高校財務檔案信息庫一建立，必須立即著手數據的錄入。在轉換過程中，為了保障其質量和完整性，必須注意數據準確、內容完整、錄入規范、數據庫安全。

其次，大力提升檔案工作者的素質。隨著信息高速公路進一步拓寬，數字化的存儲技術儲存已經變成現實。由于檔案信息數字化的發展，檔案信息呈爆炸式地增長，檔案利用的驟增———一方面要對文件進行準確分類，另一方面根據利用者要求提供所需信息，使檔案信息分析成為一項非常重要的工作。這就需要加強培訓，使從業人員掌握計算機操作、數據錄入、數據庫管理、網絡管理等基本技能，最終實現對專業性較強的高校財務檔案的精準把握。

參考文獻

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（作者單位：川北醫學院）