設計院辦公自動化設計與應用

李亮

摘要：對設計院辦公類活動進行自動化設計和應用的這一高新科技是計算機技術迅猛發展的結果，是計算機技術根據設計院辦公的一些特點進行歸納、設計出的一種適用性強的技術，這類技術通過利用計算機技術的強大優勢，更容易輕松地處理不斷增多的公文、報告、數據等電子類工作，提高我國的信息化辦公的能力。

關鍵詞：設計院；辦公自動化；辦公自動化設計

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-2374（2013）23-0037-02

當今的社會可謂是一個全信息時代，計算機網絡的發展給我們的生活產生了極大的影響。人們傳統的生活、工作以及學習方式都發生了一定的變化，出現了信息爆炸、網上購物、數字住宅、網絡辦公、無線上網、網上旅游、國際互聯、遠程教育、遠程醫療、電子商務、虛擬社區等一些新方式。其中因辦公自動化能夠將辦公信息和工作流程進行有效管理，實現管理信息的資源共享，能夠提高工作的效率。辦公自動化如此多的優勢，使其成為很多的企業、公司和院校等一些辦公單位所要廣泛應用的一項技術。因此，辦公自動化從設計到應用整個環節都受到廣泛關注。

1 辦公自動化概況

1.1 有關辦公自動化定義

辦公自動化是由OA（OFFICE AUTOMATION）英譯過來的一個科技名詞，它是電腦科技飛速發展的一個重要產物。辦公自動化主要是根據工作流的有關概念和工作原理，借助Internet/Intranet等方面的技術，為企業內部員工方便快捷地提供共享資源，提高員工之間協同作戰的能力的這么一項高新技術。相對于傳統復雜、低效率的手工辦公方式，辦公自動化在信息采集、信息處理等環節實現了迅速和全方位的優勢，成為企業管理以及企業決策的一個重要的參考依據。通過一些應用軟件為企業的日常辦公、協作以及企業人員之間協同工作提供支撐的平臺。

1.2 辦公自動化功能的設計

對于辦公自動化的功能設計主要是從訪問控制模塊、工作流管理模塊、每部短信模塊、在線視頻會議模塊這四個部分來著手。根據各自模塊的工作特點，采取一定方法來進行相應的自動化功能設計。這四個部分涵蓋了辦公自動化的所有職能，這些職能是對傳統的辦公室工作的改良和提升，提高了辦公效率，有助于實現辦公的現代化。

2 辦公自動化在我國的發展情況

辦公自動化在我國由產生至今先后經歷了以下四個發展階段，在每個階段中，辦公自動化動獲得了一定的發展，辦公自動化的各項功能不斷地趨于完善，具體內容如下：

2.1 桌面辦公時代

桌面辦公時代是辦公自動化發展的第一個階段，該階段主要是通過Lotus1-2-3、WPS、MS Office軟件等來運行和工作，在這個階段，辦公的方式由手工轉向了電腦，工作效率得到一定的提高。

2.2 E-mail及群件的時代

E-mail及群件的時代是辦公自動化發展的第二個階段，在此階段中，辦公自動化功能不斷增加，能夠實現一些交流與共享，同時一些基本的流程管理也由此階段產生。辦公自動化在此階段的辦公軟件也有所提高，先后出現了Lotus Notes、MS Exchange及各種E-mail軟件和

系統。

2.3 OA系統時代

該階段主要是以B/S應用方式為應用模式，延續了Lotus Notes的生命力，配置的流程管理逐漸成為了應用的標準，并且在辦公自動化各軟件系統中，J2EE及.NET平臺開始占據優勢地位，對辦公自動化的功能應用逐漸走向成熟。

2.4 協同時代

協同時代是辦公自動化發展的第四個階段，該階段主要是對OA進行繼承的基礎上，對OA進行不斷的發揚和擴展。傳統的辦公自動化的獨立功能應用逐漸走向跨功能的全面信息與流程的整合。在對工作流、知識管理、門戶技術等方面的功能應用技術逐漸成熟。

3 設計院辦公自動化的應用

再完美的設計只有在應用環節得到充分的實踐，所進行的設計工作才有意義，因為設計的最終目的即為在現實企業、公司的一系列辦公活動中得到廣泛應用。

3.1 自動化在辦公信息方面的應用

不管企業、公司又或者是事業單位的規模情況、業務量狀況如何，都會對很多的工作事件進行處理。這一環節中會涉及到很多信息和內容，在處理這些數據或信息時，也比較容易出現一些紕漏。將自動化方式應用到此環節中能夠有效地解決此類問題。因為自動化技術主要是由電腦來操作，避免了一些人工失誤，同時還能夠實現對信息的快速、及時、準確、科學查詢，對一些無用的垃圾信息進行及時的清除等多方面的優勢功能。辦公自動化在這些方面還能夠為企業內部的工作人員提供一個用來交流和溝通的平臺，能在很大程度上提高工作效率。

3.2 自動化在辦公流程方面的應用

不管是企業單位還是事業單位，各單位進行的工作都是按照一定的流程來進行，這個工作流程會牽涉到很多的人員活動、資源調配、資金調度、原料配制、單位間聯系等多個方面，辦公流程及包括橫向上的工作內容，還包括縱向上的聯系與活動，這一系列的工作十分復雜，要耗費大量的資源。將辦公自動化應用在辦公流程中，能夠在很大程度上降低傳統辦公對資源的消耗。辦公自動化通過結合辦公流程環節的運行特點，再借助計算機技術的強大優勢，設定出專門針對此環節的一系列方便操作的管理

功能。

4 結語

辦公自動化的設計和應用會涉及到很多方面的內容，信息量較為復雜并且數量龐大，會牽涉到眾多的工作崗位以及工作人員，對這些信息進行處理的流程也較為繁瑣多變。因此，辦公自動化的設計和應用不是一件輕易完成的事情，需要持續不斷地對辦公自動化進行關注和完善，使其成為減輕辦公難度、提高辦公效率的一項新發明。

參考文獻

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