關(guān)于城市建設(shè)檔案管理的探討

劉岳影

[摘要]隨著城市建設(shè)的不斷發(fā)展，與之相輔相存的檔案工作也成為城市建設(shè)發(fā)展中的重要環(huán)節(jié)。城市建設(shè)檔案一文一字的記載著這個城市的發(fā)展過程，記錄了城市文化改革、文明進(jìn)步的步伐。城市建設(shè)檔案管理在不同時期都要有創(chuàng)新與發(fā)展，這是在信息時代對檔案工作發(fā)揮最大經(jīng)濟(jì)效益的需要，在不同的時期就會有相應(yīng)的問題出現(xiàn)，本文就當(dāng)前的城市檔案管理中存在的問題展開分析，進(jìn)而作出相應(yīng)的對策，使之檔案工作為建設(shè)社會主義和諧優(yōu)質(zhì)社會而服務(wù)

[關(guān)鍵詞]城市建設(shè) 檔案管理 管理改革

[中圖分類號]G250.74

[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A

[文章編號]1672—5158（2013）05—0403—01

前言

城市建設(shè)檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理在整個活動過程中對國家和社會產(chǎn)生具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。對于人類社會來講，檔案能夠幫助人們把握事物的客觀規(guī)律，能夠詳細(xì)的記錄并真實的反映人類的活動，更是積累城市建設(shè)經(jīng)驗，進(jìn)行城市建設(shè)技術(shù)儲備的手段，同時也是城市建設(shè)活動的產(chǎn)物。基于這樣的情況，我們必須加強(qiáng)城市建設(shè)檔案的管理工作，有效地發(fā)揮城市建設(shè)檔案的社會化功能，提高城市建設(shè)方案的利用率。

一、城市建設(shè)檔案工作的意義及現(xiàn)行體制的形成

城市建設(shè)檔案管里的內(nèi)容繁縟而復(fù)雜，包容最完整、最豐富、最真實可靠、最持久系統(tǒng)、最集中精煉的城市建設(shè)信息，很能體現(xiàn)出這個城市在當(dāng)段時期的各方面發(fā)展。城市建設(shè)檔案管理采用信息化方法管理城市建設(shè)檔案信息，從建立城市建設(shè)基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)庫的角度出發(fā)，建立城市建設(shè)檔案電子信息庫，實現(xiàn)城市建設(shè)檔案時代信息化，從而被廣泛共享。

建國初期，我國各城市城建部門就開始設(shè)立基建檔案室，1980年8月，國家經(jīng)委、建委、科委和國家檔案局發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》明確指出“在大中城市應(yīng)當(dāng)建立城市基本建設(shè)檔案館，收集和保管本城市應(yīng)當(dāng)長期和永久保存的基本建設(shè)檔案。”自此，各城市先后建立基本建設(shè)檔案館，直接隸屬市建設(shè)或規(guī)劃行政部門。

二、目前城市建設(shè)檔案管理中存在的問題

1.檔案的信息化建設(shè)的力度不能夠滿足社會的需要

檔案的信息化建設(shè)力度不能夠滿足社會的需要的問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，在信息化的建設(shè)中，系統(tǒng)或軟件的開發(fā)過慢。對于軟件和系統(tǒng)的開發(fā)來說，其是對傳統(tǒng)檔案管理工作的管理手段的升級，這項工作需要從橫向和縱向兩個方面去分步實施，即必須要從地區(qū)和整個系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)籌安排，但是就目前的情況來看，其開發(fā)工作沒有積極的應(yīng)對。第二，信息化建設(shè)中的硬件水平較低。要想實現(xiàn)城市建設(shè)檔案的信息化，就必須要是資源能夠進(jìn)行共享并可以快速的流轉(zhuǎn)。但是通過調(diào)查我們發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前在硬件的配置和網(wǎng)路的組建方面仍舊存在著滯后嚴(yán)重的問題。當(dāng)前，僅僅依靠人力來完成城建檔案的收集、整理、保管等工作是不能夠滿足信息化發(fā)展的需求的。第三，管理的理念落后陳舊。對于信息化的檔案管理工作來說，其與過去的管理工作有著本質(zhì)的區(qū)別，因此，必須要加強(qiáng)管理理念的轉(zhuǎn)變，加速管理知識和手段的更新。但是，這方面恰恰是當(dāng)親城建檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)。

2.檔案資源的收集和處理缺乏必要的規(guī)范

首先，當(dāng)前收集檔案的方式過于單一。目前檔案檔案的收集主要還是以紙質(zhì)檔案為主，特種載體的檔案的收集較少，不能夠滿足社會的需要。其次，對檔案資源的處理不夠規(guī)范。這一問題主要有兩個方面：第一，只重數(shù)量而不重視質(zhì)量。收集檔案較為盲目，范圍粗放，致使收集的檔案中具有價值的檔案較少；第二，檔案的整理和分類工作不到位，造成了大量的物力資源和人力資源的浪費。

3.有關(guān)城建檔案的行政執(zhí)法的落實力度不夠

這個問題主要體現(xiàn)在兩個方面：城市建設(shè)檔案的執(zhí)法細(xì)則不夠完善；行政執(zhí)法過于緩慢。當(dāng)前，伴隨著我國法治社會建設(shè)的不斷完善，我國已經(jīng)制定了相關(guān)的法律法規(guī)來為城建檔案的相關(guān)工作提供法律支持，同時也對其服務(wù)的領(lǐng)域進(jìn)行了有效地拓展，但是卻缺乏相應(yīng)的實施細(xì)則。此外，對于因城市建設(shè)檔案管理工作不到位而造成的檔案散失和不移交檔案等情況，執(zhí)法單位常常是聽之任之，執(zhí)法過程過于緩慢。

三、城市建設(shè)檔案管理的改革

1.處理好專業(yè)管理與綜合管理的關(guān)系，合理整合檔案資源，實現(xiàn)檔案綜合利用

城建檔案重點是指工業(yè)、民用建筑；市政、公用、交通基礎(chǔ)設(shè)施；風(fēng)景園林、市容環(huán)衛(wèi)、防洪、抗震、人防、軍用等檔案資料，是系統(tǒng)的專業(yè)檔案資源，城建檔案應(yīng)當(dāng)實施專業(yè)管理，這是城建檔案工作本身的性質(zhì)、任務(wù)由以及作用所決定的。具體來說，應(yīng)當(dāng)發(fā)揮專業(yè)管理在專業(yè)、技術(shù)、信息資源等方面的長處，將城建檔案工作納入建設(shè)行政主管部門歸口管理。檔案行政管理部門則應(yīng)在宏觀上加強(qiáng)對包括城建檔案、氣象檔案、財務(wù)檔案等在內(nèi)的各類專業(yè)檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，充分調(diào)動和發(fā)揮各行業(yè)、各部門工作的積極性，幫助個專業(yè)管理部門水平，而不是越俎代庖、實施多頭管理、重復(fù)管理。在此基礎(chǔ)上，各類檔案資源也應(yīng)當(dāng)通過掃描、建立數(shù)據(jù)庫、資源共享等方式，實現(xiàn)檔案資源的合理整合、綜合利用，共同發(fā)揮檔案工作在社會建設(shè)發(fā)展中所起的作用。

2.扎實抓好城建檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，加強(qiáng)城建檔案人員培訓(xùn)。

根據(jù)城建檔案事業(yè)發(fā)展的新趨勢和檔案干部隊伍建設(shè)的新要求，組織開展城建檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，努力提高業(yè)務(wù)、專業(yè)技術(shù)和依法管理水平。認(rèn)真實施城建檔案從業(yè)人員持證上崗制度。要搞好城建檔案從業(yè)人員的上崗培訓(xùn)工作。努力創(chuàng)新城建檔案眼務(wù)機(jī)制。加強(qiáng)城建檔案信息的分析研究，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)水平，以服務(wù)城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理工作為中心，不斷加強(qiáng)城鄉(xiāng)建設(shè)檔案法制建設(shè)，全面收集、科學(xué)保管、充分利用城鄉(xiāng)建設(shè)檔案，大力開展檔案信息化建設(shè)，增強(qiáng)服務(wù)意識，提高管理和服務(wù)水平，才能充分發(fā)揮城建檔案的信息工具、工作參謀、管理助手的作用，才能多層次、全方位地為城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理工作提供及時、優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

3.城建檔案的制度化，建立完善城建檔案執(zhí)法機(jī)制

城建檔案管理是一項涉及到檔案的產(chǎn)生、收集、處理、管理等一系列過程的紛繁復(fù)雜的系統(tǒng)工程。如果沒有完善的管理制度就無法保證檔案管理工作的正常運行。所以，要完善現(xiàn)有的檔案管理規(guī)章制度，將檔案管理制度化，另外，要將檔案管理制度化，另外，要將檔案管理的不同領(lǐng)域細(xì)化，根據(jù)實際情況分別設(shè)定特定的規(guī)章制度，將檔案管理制度化。

各級建設(shè)行政管理部門要認(rèn)真執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國城市規(guī)劃法》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等法律、法規(guī)、規(guī)章，并結(jié)合當(dāng)?shù)貙嶋H，根據(jù)新形勢下城建檔案工作的新特點，制定加強(qiáng)本地區(qū)城建檔案工作的政策和措施。要完善城建檔案行政執(zhí)法機(jī)制，開展城建檔案行政執(zhí)法檢查，加大執(zhí)法力度，提高依法管檔、依法行政的水平，建立依法收集、依法管理、依法提供利用的新機(jī)制，真正把城建檔案事業(yè)納入法制化軌道。

結(jié)束語

城市建設(shè)檔案是我國研究政治、經(jīng)濟(jì)和歷史等方面的重要信息資源，而且其所提供的信息資源具有很強(qiáng)的真實性和可靠性，在實踐生活中具有很強(qiáng)的利用價值。因此，必須要加強(qiáng)對城市建設(shè)的檔案的管理。對于當(dāng)今的管理工作來說，其必須要與時俱進(jìn)，要符合科學(xué)發(fā)展觀的要求，并城市建設(shè)、發(fā)展的實際需要為基礎(chǔ)有針對性的完善檔案管理工作。只有這樣才能夠更好的解決當(dāng)前檔案管理中的問題，才能夠使城市建設(shè)檔案所蘊(yùn)藏的豐富資源在各個領(lǐng)域發(fā)揮出不可代替的作用，才能夠有效地推動城市建設(shè)的發(fā)展。