大數據背景下職業院校學生管理工作信息化重構

□單耀軍

在互聯網技術和媒體技術迅猛發展近20年后，IT領域浪潮已表現出從IT精英和專業數據分析師，迅速關聯到參與Internet、高科技以及商業營銷活動的人群中，其中還涉及政界人士。2013年，也被國際眾多主流媒體和專業人士稱作“大數據元年”，大數據的力量逐漸顯現，“大數據”年代已經來臨。“大數據帶來的信息風暴正在變革我們的生活、工作和思維，大數據開啟了一次重大的時代轉型”。從計算機階段，再到互聯網階段，現在發展到大數據階段，這是產業革命發展中的必然階段。而職業院校作為為產業發展培養和輸送人才和智力的重要基地，學生管理工作面對大數據所帶來新形勢、新情況和新環境，應該做出怎樣的應對，這已是擺在學生管理工作者面前的一道現實的課題，有效的應對策略應該是在重塑職業院校學生管理工作理念的基礎上對學生管理工作進行信息化重構。

一、問題提出背景

大數據時代給我們帶來一個有關大數據核心價值的邏輯，即在社會管理、商業經濟、教育培訓等領域中，科學決策已是基于數據挖掘和運算分析，逐漸遠離直覺判斷和經驗引導，“大數據”蘊含的巨大信息能量和前瞻能力在教育衛生管理和經濟形勢預測等相關領域中作用初顯。

在我國教育信息化步伐已走過20多年，國家曾啟動多項有關教育信息化的重大項目工程，《國務院關于大力推進職業教育改革與發展的決定》曾指出：加強高等職業教育信息化建設，推進現代信息技術在教育教學中的作用，積極發展現代遠程職業教育，開發職業教育資源和多媒體教育軟件，為職業院校和學生提供優質教育資源。隨著我國社會信息化程度不斷加深，教育信息化也步入關鍵期，教育部在 《國家中長期教育改革和發展規劃綱要（2010-2020年）》中明確提出：信息技術對教育發展具有革命性影響，必須予以高度重視，又在《教育信息化十年發展規劃（2011-2020）》中提出：我國教育改革和發展正面臨著前所未有的機遇和挑戰。以教育信息化帶動教育現代化，破解制約我國教育發展的難題，促進教育的創新與變革，是加快從教育大國向教育強國邁進的重大戰略。

二、大數據內涵及時代特征

（一）大數據內涵定義

到目前為止，沒有一個流行的大數據定義，涂子沛對大數據的定義是指一般的軟件工具難以捕捉、管理和分析的大容量數據，一般以“太字節”為單位，大數據之“大”，并不僅僅在于“容量之大”，更大的意義在于：通過對海量數據的交換、整合和分析，發現新的知識，創造新的價值，帶來“大知識”、“大科技”、“大利潤”和“大發展”。

（二）大數據時代特征

大數據在處理半結構化數據以及非結構化數據方面，會推動信息技術及產品的加速融合與創新發展。面對大數據市場不斷涌現出的數據產品、信息技術、網絡服務、商業形態等，也對大數據提出了存儲有效性與分析實時性的現實挑戰。對海量數據的快速處理和精準分析，也會推動企業級的信息系統在智能開發、數據挖掘等方面的創新融合過程。

大數據具有了以下時代特征：數據鏈條中的關鍵節點是人，不再是PC終端；數據處理具有實時性；處理行為更顯碎片化；含有位置等數字化地理信息；數據準確度、純凈度極高。

三、目前職業院校學生管理工作信息化現狀

隨著高等教育的大眾化階段的到來，給職業院校帶來的是學生數量增加及國家對職業院校人才培養要求的提高，職業院校大學生由于其培養目標的特定以及生源質量的差別，在職業院校學生管理工作領域對從業者信息化能力和工作信息化程度均提出了更高的要求。

（一）結構化數據較少，信息化挖掘處理難度大

目前大多數職業院校學生管理工作信息化程度不到，積累和收集的數據結構化程度低，對于大量存在的文本、文檔、音頻、圖片、圖像、視頻等非結構化數據以及郵件、網頁、報表、資源庫等半結構化數據的挖掘、處理尚處在初級階段，這也是造成職業院校學生管理工作針對性較差、系統化程度不高、決策支撐力度低下的主要因素。

（二）信息化程度不高，處理信息量較大，信息查找過程繁瑣

職業院校的輔導員配比一般都無法達到教育部要求，大學生的招生管理、學籍管理、宿舍管理、黨團活動管理、后勤醫療管理、社會實踐管理、獎貸勤補管理、就業管理等眾多管理活動，則經常處于“人少活多”的尷尬境地，過程中會伴隨產生大量非結構化數據。目前很多職業院校仍采用文件夾層級存放數據的通常管理方式，造成結果是文件夾數量眾多，存放路徑雜亂無序，邏輯性匱乏。有些職業院校自行或委托第三方開發學生管理工作系統，可是由于沒有系統的頂層設計，各子系統間信息交互性差，融合度低，系統查詢效率很低。

（三）信息傳輸系統化程度低，傳輸效率差

當前職業院校學生管理工作普遍試行了信息化，但系統開發水平低下且過程滯后，已完成的工作系統缺乏高效系統間整合，致使系統化程度較低，數字信息的傳輸仍停留在依靠第三方移動通信或通信軟件（如QQ）完成的基礎上，數據在傳輸的過程中主要還依靠郵件或通訊軟件的附件，傳輸效率較差。

而學生管理信息交換方式應該呈現出的是，數據申請者通過系統終端直接提出使用申請，數據管理者判斷該申請是否合理，合理則將反饋所申請的信息，壓縮了中間環節還提高數了據交換傳輸效率。目前職業院校學生管理工作涉及部門多，部門間的系統壁壘致使數據申請過程繁瑣。在數據傳輸過程中，輔導員則充當了系統中繼的角色，這會產生三種影響：第一，使原本點對點的直接數據服務增添了很多中間環節，降低了數據傳輸效率；第二，輔導員在發揮中繼作用時，很可能錯過需要及時處理的數據請求任務，這無疑對數據傳輸產生極大延遲；第三，輔導員的中繼作用幾乎涉及學生管理工作中全部過程，因此數據請求量較大，信息類別相對復雜，加大了輔導員的工作任務，明顯降低了信息傳輸時效性。

（四）系統開放性差，“信息孤島”現象普遍，部門間信息共享不暢

職業院校學生管理工作由不同部門分別承擔，學生信息也分類存放于不同部門。如黨務信息由黨委組織部門負責管理，院系基層黨委作為輔助角色協助管理；教務信息由學校教務部門負責，各院系基層教務組織協管；學生科研信息由學生科協負責管理；后勤信息由后勤部門（集團）掌管；團學信息由學工部、團委主管，各院系學工辦、分團委協管。不同部門間掌握的學生信息在部門間流動性差，而且使用有關信息須向有關部門信息負責人提交申請，待取得許可后，有關信息才可以開放，整個過程協同效率低下。有部分職業院校在招生管理、學籍管理、宿舍管理、黨團活動管理、后勤醫療管理、社會實踐管理、獎貸勤補管理、就業管理等專項學生 管理中初步嘗試信息化實現，由于開發者分別使用的開發語言存在一定差異，各類子系統相對獨立運行，信息交互通常模式：數據導出、數據格式再加工、數據導入等過程中，數據傳遞環路密閉性差，人為增加了傳遞環節的誤差，系統間數據格式兼容性差，協同工作效率低下。

（五）信息數據系統整合度低，無效信息量大，匯總過程困難

學生管理工作信息量大、結構復雜、類型繁多，且涉及部門眾多。職業院校學生管理工作傳統工作時期即未使用信息化系統時，基本依靠數據的原始文件存放形式而非系統數據文件形式。在進行數據匯總時，由于來源于基層的數據與要求的形式有差別，既是可能是很微小的差別，在數據匯總時很可能造成匯總過程出現錯誤提示或者明顯誤差，進而造成匯總工作難度加大。在匯總過程中，由于信息數據格式操作性偏差，或者無用數據的干擾且識別信息刪除不利，很容易造成無效信息對結果的嚴重影響。

四、學生管理工作的信息化重構

大數據已經成為一種重要的戰略資源，通過不斷滲透社會各行業領域和社會部門進而不同程度地影響職業院校的運行與管理，大數據時代的到來必將推動現有學生管理工作的信息化重構，使其不僅有助于教育教學活動，更有利于學生管理的科學性、針對性和時效性。宏觀來說，大數據使職業院校學生管理決策層可以更準確地掌握學生動態，科學制定和實施學生管理政策。微觀層面，大數據也可提高學生管理部門決策質量和效率，推動工作創新，給學校整體教育教學工作以強力支撐：一是提升管理水平。學校各院系部門可通過對學生海量數據的實時分析，以掌握學生動態并快速準確作出應對，通過科學管理以提升教育教學整體質量；二是提高管理效率。職業教育行業，通過整合來自市場、社會和相關行業的海量數據以調整培養目標和培養周期，增加學生就業附加值，顯著提升畢業生核心競爭力和就業滿意度；三是推動管理創新。職業院校可以從學生的學習、生活以及實踐活動產生的海量數據中找到創新的動力，進而改善目前的職業教育的教育職能，創新職業教育模式。

（一）信息化重構原則

1.頂層設計原則。創新職業院校學生管理工作信息化應有頂層設計，兼顧整合性、系統性、綜合性因素，由于信息化工作涉及面廣，對人力、物力、財力的投入要求高，為了避免重復建設以及無效投入，并進一步提升投入產出比，重構應堅持頂層設計原則，對規劃、投入、建設和管理實施統一標準，以學生綜合管理系統為設計重點，推進主要學生事務流程信息化，全面考慮學生需求特點，系統性地開發學生管理工作信息化系統。

2.穩步推進原則。職業院校學生管理工作信息化是一項長期的系統工程，貫穿于學校管理的全過程，是一種動態管理過程，涉及幾乎學校所有部門。由于其信息化的特性，對相應的技術要求和業務知識要求提出了更高要求，涉及學生管理的業務流程、信息化系統的整體掌控、管理理念的創新等。因此信息化是一個長期的系統工程，需要單位內和部門間的團結協合。在推進過程中，要注重科學性、系統性、普適性，還要兼顧前瞻性和開放性，這都促使職業院校的學生管理工作信息化需要在頂層設計的前提下堅持穩步推進的原則，分步實施，扎實前行。

3.安全保密原則。職業院校學生管理工作系統中的大量信息涉及個人信息以及有關涉密信息，機密性強，這就對信息化重構過程的信息安全提出了更高要求。可以通過實施相關的信息技術手段以及建立相應的安保制度，重置全安保密措施，嚴格的行政管理和運行監督，避免非法入侵和泄密事件，以維護學校和師生切身利益。

4.信息共享原則。重構學生管理工作信息化系統的目的之一就是信息共享，是改變現有職業院校管理工作中“信息孤島”現狀的有效手段之一，也是貫穿學生管理工作信息化重構過程的重要原則，信息共享最終是為了滿足學生成長成才、全面發展的客觀需要。在進行信息化重構時，應建立一個綜合性數據服務中心，方便學生分享使用，更有利于相關部門對接學生管理工作，不斷提升管理服務的質量和效益。

5.開放前瞻原則。職業院校學生管理工作信息化重構應充分考慮信息化系統的開放性和前瞻性。開放性是指其能夠更好兼容支持多種網絡交互協議，前瞻性是指其在開放性的基礎上更充分地考慮先進性和擴展性。學生管理工作系統信息化重構應該能將各種格式的數據信息集成在學生管理信息系統內，以適應新舊工作系統間的信息傳輸與更新。

（二）信息化重構模型

在分析借鑒了美國印地安那州立大學Will Barratt博士所提出分析模型基礎上，從學生管理工作中四要素角度出發，創新提出了“政策、人員、技術、實踐”的四面體信息化重構立體模型。四個要素間是相互依賴、相互影響的，政策影響實踐過程,實踐推動人員發展,人員影響技術應用，技術推動政策制定（如圖1所示），在學生管理工作信息化重構中應充分考慮這四個要素，不斷實現學生管理工作的個性化與精細化目標實現。

圖1

（三）信息化重構措施

1.頂層設計與規劃。職業院校學生管理工作信息化重構需進行頂層設計，包括學校學生管理工作相關基礎設施的規劃與建設，學生管理工作信息化資源的重新配置，管理機制的建立與管理團隊的配備，信息化重構所需專項經費的投入，信息化重構的實施與評估。

2.人才培養與引進。職業院校學生管理工作需要制定信息化人才發展計劃，采取 “雙輪驅動”戰略，首先，支持校內學生管理工作者培訓提高信息化能力，構建校內學生管理工作者發展學習平臺，支持學生管理工作者提升信息化素養；其次，加強有關學生管理經驗的信息化專業人才的引進力度，以加快學校學生管理工作信息化步伐。

3.資源整合與利用。職業院校學生管理工作需要整合學校相關資源，提高資源的利用效率，營造良好的信息化學生管理工作的應用環境，爭取政策支持、資金投入、技術支撐等。只有有效地整合現有資源，才能真正提升學生管理工作效率。

4.過程監管與評估。學生管理工作信息化建設是一項系統性、長期性的工程，其規劃與建設都要有嚴格的監管，信息化實踐與應用還要有科學的評估。要成立專業的評估部門，制定專門的評估措施與辦法，對學生管理工作信息化實施量化及可視化評估與督導。

5.信息文化營造與引領。學生管理工作信息化重構是一個文化內化的過程。在信息化重構過程中，管理人員和大學生都有營造信息文化的內在潛意識，他們信息化素養的提升也正是對信息文化的認可與認同的肯定。學生管理工作信息文化涵蓋系統規劃，制度建立，信息道德的弘揚與引領，學校信息文化氛圍的營造等。

大數據給職業院校的學生管理工作信息化提出了更高的要求，對現有工作系統進行信息化重構是實現目標的唯一途徑。對現有學生管理數據挖掘基礎上不斷完善半結構化和非結構化數據采集與分析體系建設，才能不斷優化學生管理工作策略，更清晰地描述學生整體信息，更科學地劃分學生群體，最終實現職業院校學生管理工作的個性化和精細化目標的實現。

[1]涂子沛.大數據：正在到來的數據革命[M].南寧：廣西師范大學出版社,2012.

[2]維克多·邁爾·舍恩伯格,肯尼思·庫克耶.大數據時代：Big Data[M].盛楊燕,周濤,譯.杭州：浙江人民出版社,2013.

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