檔案管理科學化的關鍵是提高檔案人員素質

郭淼

摘 要：檔案管理在經濟建設和社會各項事業中作用凸顯，并日益受到廣泛的關注，對檔案管理也提出了更高的要求。同時不斷提高檔案管理人員整體素質，其意義深遠而重大。

關鍵詞：檔案管理；人員素質；科學化建設

檔案管理在經濟建設和社會各項事業中的作用凸顯，且日益受到廣泛的關注，要求人員素質高、設備先進、網絡建設完備，建立合理有效的、可操作性強的方案，解決現實中的具體問題，尋求解決的方法，推進檔案管理的規范化、標準化、信息化進程。

檔案是人類社會活動的原始記錄、是人類智慧的源泉，是社會文明的思想寶庫、是科學研究的重要資料、是可靠的信息啟示，最具有權威性和憑證性，是社會文明進步的重要標志。隨著時代的發展、社會的進步，在市場經濟體系建立的過程中，檔案作為國有機構、社會組織以及人們在社會活動中形成的有價值的各種形式的原生性信息積累和物化形態，以其包含的數量巨大的關于人民、組織、社會與經濟發展、自然現象和事件等各類信息資源，對促進人民對其自身的了解和形成社會民族意識產生世大的影響。

1 強化檔案管理人員的整體素質，逐步適應和實現檔案管理現代化

在新形勢下，要做好檔案工作，沒有強有力的檔案管理人員做基礎，沒有開拓創新的精神，沒有豐富的專業知識，提高和強化檔案工作就成為一句空話。檔案管理人員整體素質關系到檔案成敗，意義十分重大。因此經常進行專業技能培訓、嚴格考核、優勝劣汰，是提高檔案管理人員整體素質、做好檔案管理工作，提高檔案報務質量的根本保證，也是逐步實現檔案管理科學化的重要途徑。轉變檔案管理人員的思想觀念、提高檔案管理人員的管理人員的管理水平及信息技術應用能力，全面提高檔案管理人員的素質，逐步適應和實現檔案管理現代化。

1.1 檔案工作人員應具備的素質

隨著當前形勢和社會發展需要，檔案的經濟價值、市場價值逐漸顯現出來，這就要求檔案管理人員樹立超前服務、主動服務的意識，深入社會調查研究，了解信息需求方向，充分發揮好檔案信息資源的作用，服務經濟社會發展，所以檔案管理人員還需具備廣博的知識、現代信息技術應用能力、信息加工處理能力等。為適應新時期檔案管理工作，檔案工作人員必須具備較高的政治素質、高尚的職業道德、大膽的創新精神、嚴謹的工作作風、過硬的業務技能等素質。只有具備較高素質的檔案工作人員，才能更好地適應新形勢下檔案管理工作。

1.2 提高檔案工作人員的素質

隨著社會的發展，對檔案管理人員的要求也越來越高，檔案管理人員不僅要掌握檔案管理基礎知識，還要具備新的素質，概括而說，需要在意識、能力、精神3個方面有新的提升。樹立服務意識、安全意識和創新意識，打造操作能力、管理能力、學習能力；培養愛崗敬業、求真務實、甘于奉獻的精神。因此要抓好檔案工作網絡建設、抓好檔案隊伍建設、抓好檔案現代信息資源建設、利用現代化技術，實現檔案管理規范化、標準化、信息化。對檔案管理人員，按其所具有的專業技能層次分期舉辦各種檔次的專業技能培訓，請檔案學專家和實踐經驗豐富的專業人才傳授專業知識；定期實行嚴格的專業理論與實踐測驗。實行專業技能培訓考核、采取公開招聘，實行公平競爭，優勝劣汰。實踐證明，這也是提高檔案專業人員整體素質和工作質量的有效方法。因此，檔案管理人員要不斷學習新技術、新方法，掌握新的技巧，善于用現代科學管理手段來管理檔案。

2 管理科學化概念及作用

檔案管理現代化包括規范化、標準化、信息化。檔案科學化是當下的一個管理概念，首先是一種意識、理念、態度貫穿于檔案管理實踐中，使它成為檔案管理人員工作和生活中的一部分，切實成為檔案管理人員的自然習貫。規范化管理就是建立健全檔案法制意識、強化依法治檔、深入宣傳和貫徹執行《檔案法》和國家有關檔案工作的法律、法規，促使檔案工作逐步走上依法治理的軌道；標準化管理就是指在檔案工作領域內，由檔案事業主管會同標準化部門對檔案工作的管理、方法、概念、原則、質量、設施等制訂出科學統一的規劃和技術規范，并予以貫徹執行、修訂的全部過程，使檔案工作逐步規范化、統一化，以獲得最佳的工作循序和社會效益；信息化管理就是在文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程是在計算機和通訊線路中進行的，具有方便修改、復制、查詢、儲存的特點，沒有草稿與印稿、正本與副本的差異，實現與檔案的統一。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的統一。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案管理人員將面對更多的以磁盤為載體的儲存檔案，廣大信息檢索者關心的是信息的內容，把這些檔案信息綜合提供出來是檔案管理人員義不容辭的責任。不失時機地提供價值的檔案信息，必須有一個精選的過程，使得電子檔案具有系統性、真實性、價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。尤其是珍貴的歷史性檔案資料，一旦損毀、消失，其原始原貌無法復原再生，其損失無法估計。因此，不斷強化檔案管理，對于保護檔案資料，提高檔案服務質量，充分發揮檔案有著不可替代的憑證作用，至關重要。由此看來，檔案管理科學階級是檔案利用工作發展必然趨勢。

3 檔案管理科學化的目的

科技在發展，時代在進步，要求檔案管理也適應當代社會的發展。檔案科學化建設的最最終目的就是加強檔案信息資源的合理配置和科學管理，使檔案信息資源實現規范化、數字化、標準化、系統化、網絡化。《全國檔案事業發展“十五”計劃》明確提出了檔案信息化建設的主要任務是：制定檔案信息化管理的有關標準，研制、推廣檔案管理應用軟件；加強電子文件和電子檔案和管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管利用，保證電子文件，電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規范、聯通各區域網絡，建立全國檔案信息網絡，并入國有信息網。管理科學化可采用的模式有很多，適合本行業特點的模式是最佳的選擇，目前國內檔案管理信息化建設通常的做法是在建設計算機、網絡硬件平臺的同時，逐步實現檔案的規范化、無紙化、安全化管理。

4 檔案管理科學化是關鍵

隨著社會的日趨進步，我國的檔案事業也隨之發展。從最初的手工檔案管理，到公文、檔案一體化管理，不僅繁冗、復雜，浪費了很多的人力物力以及存儲空間，而且不可避免的是紙質的檔案不能長期完好的被保存下來。新技術革命的到來，計算機的廣泛應用，使檔案領域進入電子時代。檔案科學化建設正在掀起新的熱潮，為檔案管理建設注入了新的活力，加快檔案進入科學化管理的腳步。要求人員素質越來越高、設備更新快、網絡建設完備。隨著計算機信息管理網的建立與發展，電子檔案的使用越來越廣泛。電子檔案為檔案事業的發展提供了機遇，是對傳統檔案管理深刻的變革。為保證數據的可靠性和通用性，需要按照信息管理部門的統一要求進行文件格式的轉換、傳輸；電子誰的歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門很難完成；電子檔案歸檔的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。

新技術的應用、人為破壞、自然、災害、管理低效等導致檔案面臨著日益嚴峻的安全威脅。檔案安全保障體系構建的基本方針是預防、結合防范，在政策引導下建立一種完善長效的機制，才能使檔案管理和維護水平得以不斷提高，最終實現檔案管理現代化。