論人事檔案的管理創新

彭瓊

摘 要：隨著市場經濟的不斷發展，檔案管理工作在經濟社會中的重要作用和重視程度得到了不斷提升，這對檔案管理工作提出了更高的要求。因此，作為檔案管理人員，必須提高檔案管理工作的科學水平和服務中心工作的能力，逐步實現檔案工作規范化、科學化、現代化，為社會和本單位提供更多有價值的檔案信息資源。

關鍵詞：檔案管理

檔案管理工作對我國現代企業制度的健康發展起著至關重要的作用。本文主要研究如何做好檔案管理工作，目的是立足于人事部門管理的現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢。

1 人事檔案收集工作中存在的問題

1.1 檔案管理工作的重要性淡化

很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。一些檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，對檔案管理工作重要性的認識力度不夠。

1.2 流動人員對檔案管理意識淡漠

流動人員對檔案工作的重要意義和作用認識不足，隨著社會不斷發展對人才的學歷學位要求的不斷提高，流動人員外出進修、培訓、工作、攻讀學位、出國留學的機會不斷增多。在此過程中，有的流動人員不知道要把形成的諸如入學、結業、畢業生登記表等人事檔案的材料應及時地交到人事檔案管理部門予以存檔，長時間存放在個人身邊，久而久之，造成人事檔案材料遺失或破損現象，影響了檔案的準確性和完整性。

1.3 缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造

目前，一般檔案管理工作都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網絡化發展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，落后的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術落后的主要原因有兩點：一是部分領導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少；二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有起到應有的作用。

1.4 缺乏制度化的管理流程，檔案管理工作的不規范

主要體現在：一是檔案收集不規范。在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規范。在立卷過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍。三是檔案利用不規范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用。

2 人事檔案管理問題的創新

2.1 加強宣傳、教育是做好檔案工作的重要基礎工作

只有通過廣泛宣傳活動，才能形成檔案工作的社會共識，才能從根本上體現檔案的價值。開展各種形式的檔案法律法規宣傳和教育，使檔案工作與群眾的日常生活密切地結合起來，促使群眾形成良好的檔案意識，為各項工作政策的貫徹執行打好堅實的社會基礎。與此同時，檔案管理人員應樹立正確的人生觀、世界觀、價值觀，立志為檔案工作貢獻出自己的才華。加強檔案管理人員業務知識培訓，使檔案管理人員認識到檔案的重要性，檔案管理的重要性。加強檔案管理基礎業務培訓，努力培養檔案管理人才。檔案管理工作專業性很強，要求檔案人員既要有高度的責任感，又要具有一定的檔案管理專業水平，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理人員只有不斷地學習豐富的專業知識，給大腦“充電”，開拓視野，優化知識結構，提高綜合素質，才能做好新時期檔案管理工作。

2.2 加大宣傳力度

定期對高校畢業學生及員工流動大的企業和單位定期宣傳檔案的重要性，主動把與群眾切身利益相關的檔案知識送到他們手中，及時協助已委托保管檔案的人員辦理日常業務，如職稱辦理、檔案調動等等，使托管人員了解檔案的作用，使他們在無形中接受檔案，知道檔案在日常的工作、生活中的重要作用，了解檔案的重要價值，提高大家的檔案意識和做好高校人事檔案工作的自覺性。

2.3 掌握科學化、規范化、現代化的管理技能

在信息化程度日益加深的現代社會，檔案作為一種特殊的重要信息，對其進行現代化管理是其必然的發展方向，流動人員人事檔案管理也是如此。現代化技術的核心是計算機、網絡通訊等現代信息技術，利用計算機技術對流動人員人事檔案進行信息存儲、檢索等，進而實現網絡化管理，是當前流動人員人事檔案管理需要重點解決的問題。相關部門應在現有人事檔案管理軟件的基礎上，開發出適合流動人員人事檔案管理的軟件，以便對檔案信息實行動態化管理。

2.4 建立、健全和完善檔案工作制度是實現檔案管理規范化的必要

措施

檔案工作綜合性強、涉及面廣，為了保證檔案管理工作的正常規范開展，必須建立健全的規章制度，對機構設置、管理體制、管理范圍、收集歸檔、整理、鑒定、保管、借閱、利用等各項工作做出明確規定，以使檔案在管理的全過程中達到規范化、制度化，為檔案工作的開展提供重要的制度保證。隨著政治經濟體制改革的不斷深入以及人事制度的改革，對考察、考核、學歷、學位、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來新的更高的要求。比如人才流動，檔案未隨著人員流動轉移等，也給收集材料增大了難度。檔案管理人員在收集檔案材料時：一方面應做到內部收集與外部收集相結合，在收到從外單位調入的人員檔案時，要認真清理、核實，發現有缺漏材料，要做到口勤、腳勤，及時與外單位聯系追補和不斷補充新的資料。另一方面，檔案收集工作應變被動為主動。檔案管理人員只有主動出擊，把收集工作做得更細、更好，做到主動與各部門聯系，收集各種相關材料，形成人事檔案材料收集網，保證歸檔材料齊全完整。

參考文獻

[1]周燕；對“檔案管理的點滴看法”[J]；檔案管理；2005年06期

[2]蔣紀蓓；“檔案化”與“檔案化管理”及“歸檔”[J]；檔案學通訊；2006年03期