退休人員檔案社會(huì)化管理研究

郝慶君

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)及人口老齡化趨勢(shì)的不斷發(fā)展，作為有效保障退休人員基本社會(huì)權(quán)益的人事檔案，在公共行政管理工作中也得到了廣泛重視。本文結(jié)合該項(xiàng)工作的管理實(shí)踐，對(duì)如何促進(jìn)其社會(huì)化管理展開(kāi)必要探討，旨在拋磚引玉，促進(jìn)相關(guān)工作的更好開(kāi)展。

關(guān)鍵詞：社會(huì)化；檔案管理；退休人員

在新的發(fā)展形勢(shì)下，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，社會(huì)組織管理結(jié)構(gòu)也應(yīng)做到與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整和發(fā)展。作為以個(gè)人為單位進(jìn)行記錄的人事檔案，是發(fā)現(xiàn)、使用和管理人才的重要依據(jù)，也是維護(hù)老年人退休后基本生活保障的有效憑證，在維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展中具有重要作用。隨著國(guó)家對(duì)老年人社會(huì)權(quán)益保障的日益重視，退休人員檔案管理也成為檔案管理工作者必須面對(duì)的一個(gè)課題，而人事檔案管理社會(huì)化正是解決這一問(wèn)題的有效途徑之一。

1 檔案管理社會(huì)化簡(jiǎn)介

自2003年中辦發(fā)[2003]16號(hào)《關(guān)于積極推進(jìn)企業(yè)退休人員社會(huì)化管理服務(wù)工作的意見(jiàn)》頒布以來(lái)，作為一個(gè)新名詞，“社會(huì)化”集中反映了現(xiàn)代人的生活和工作方式，并在人事檔案管理活動(dòng)中產(chǎn)生了積極影響。作為緊跟時(shí)代潮流的一種社會(huì)管理模式，人事檔案管理社會(huì)化有效提升了該項(xiàng)工作的透明度和開(kāi)放性，相關(guān)管工作的精細(xì)度也得到有效改善，并有助于得到社會(huì)各界的廣泛監(jiān)督。隨著數(shù)字化進(jìn)程的不斷深入，檔案管理社會(huì)化程度更是得到了長(zhǎng)足發(fā)展。作為企業(yè)財(cái)富，黨和國(guó)家的高度機(jī)密文件，人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)肅的政治工作，為了促進(jìn)相關(guān)工作的更好開(kāi)展，對(duì)其社會(huì)化進(jìn)程的研究也勢(shì)在必行。

2 退休人員檔案管理社會(huì)化分析

長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)人事檔案一直與個(gè)人職業(yè)密切相關(guān)，對(duì)此，企業(yè)也設(shè)立了專門機(jī)構(gòu)加以管理，在無(wú)形中也增加了企業(yè)負(fù)擔(dān)。對(duì)于離退休職工而言，他們已經(jīng)離開(kāi)了工作單位，其對(duì)應(yīng)檔案資料也理應(yīng)轉(zhuǎn)為社會(huì)組織機(jī)構(gòu)加以管理。作為一種新型的人事管理模式，對(duì)離退休人員檔案實(shí)施社會(huì)化管理也有助于合理配置資源，減輕企業(yè)負(fù)擔(dān)。在我國(guó)，檔案雖小，其作用重要性卻非常大，是記錄個(gè)人政治、學(xué)籍、身份、工作、考核的重要材料，也是有效保障離退休人員社會(huì)經(jīng)濟(jì)權(quán)益的重要憑證資料，需由專業(yè)的人事組織部門加以審核確認(rèn)，一旦造成毀損，必將對(duì)相關(guān)人員日常經(jīng)濟(jì)生活造成不良影響。

對(duì)于退休人員人事檔案實(shí)施社會(huì)化管理既是可行的，也是必要的：從必要性來(lái)看，面對(duì)戶籍和人事管理制度的相繼改革，退休人員人事檔案管理社會(huì)化也勢(shì)在必行，主要表現(xiàn)為：既是人事檔案“檔隨人走”管理原則的需要，也是人事檔案管理機(jī)構(gòu)性質(zhì)不明的改革需要，更是社會(huì)化機(jī)構(gòu)合理、合法開(kāi)發(fā)和使用人才的需要。從可行性角度看，我國(guó)人事檔案管理體系建設(shè)已經(jīng)初具規(guī)模，管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不斷，管理技術(shù)也逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化和現(xiàn)代化，這也為退休人員人事檔案管理社會(huì)化提供了技術(shù)保障。

3 退休人員檔案管理社會(huì)化發(fā)展建議

3.1 檔案統(tǒng)一集中管理

要實(shí)現(xiàn)退休人員檔案管理的社會(huì)化，其前提和基礎(chǔ)是完成對(duì)現(xiàn)有檔案資料的收集、整理和歸檔。在過(guò)往工作中，員工檔案檔案主要由單位內(nèi)部相關(guān)部門進(jìn)行管理，依據(jù)個(gè)人職級(jí)和文化程度來(lái)劃分機(jī)構(gòu)，并結(jié)合具體崗位進(jìn)行工資發(fā)放以及繳納各種社保基金，這種管理方式也極易出現(xiàn)權(quán)責(zé)劃分不清，導(dǎo)致管理混亂。甚至對(duì)于一些已退休老員工來(lái)說(shuō)，其檔案資料仍由原單位進(jìn)行管理，造成檔案管理與其退休后的生活相脫節(jié)，也不利于維護(hù)其退休后的各項(xiàng)基本權(quán)益。對(duì)于退休人員的人事檔案資料，更應(yīng)集中由社會(huì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，也便于實(shí)現(xiàn)管理工作的社會(huì)化。對(duì)于集中管理的檔案資料，應(yīng)做好存儲(chǔ)保管工作，在詳細(xì)準(zhǔn)確驗(yàn)收交接后，存放于具有良好防火、防潮及防蛀性能的檔案室，檔案資料的存放也應(yīng)充分考慮信息檢索查詢的便捷性。

3.2 管理技術(shù)科學(xué)化

作為企業(yè)信息資源與信息資產(chǎn)的重要組成部分，檔案資料是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理的基礎(chǔ)，雖然退休人員已經(jīng)離開(kāi)企業(yè)，但其曾經(jīng)的閱歷經(jīng)驗(yàn)對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)也是一筆寶貴的財(cái)富。為有效促進(jìn)企業(yè)健康、穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展，對(duì)其工作人員檔案資料的社會(huì)化管理也勢(shì)在必行，應(yīng)確保其完整、準(zhǔn)確和安全。傳統(tǒng)的檔案管理基于一臺(tái)電腦和一部軟件就可以實(shí)現(xiàn)，企業(yè)在實(shí)施檔案管理時(shí)流程不夠規(guī)范、規(guī)定不夠合理、態(tài)度不夠重視，很難有效滿足網(wǎng)絡(luò)社會(huì)化的發(fā)展趨勢(shì)。而檔案管理社會(huì)化有效規(guī)避了上述問(wèn)題，在退休人員人事檔案管理中實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)據(jù)化管理，有效改善提升了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，也大大提升了相關(guān)工作的管理效率和科學(xué)化水平，并同時(shí)優(yōu)化改進(jìn)了相關(guān)工作流程，為社會(huì)相關(guān)機(jī)構(gòu)及人員的檔案管理服務(wù)提供了方便。

3.3 注重人才培養(yǎng)與發(fā)展

退休人員檔案社會(huì)化管理工作的推進(jìn)，離不開(kāi)充實(shí)的人才隊(duì)伍來(lái)有效保障相關(guān)工作的實(shí)施。為有效滿足新時(shí)期檔案管理工作的實(shí)踐需要，需要不斷加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，積極培養(yǎng)“一專多能”型人才。在相關(guān)工作實(shí)踐中，搞好退休人員的檔案管理工作，可從如下兩個(gè)方面具體落實(shí)相關(guān)工作：1）注重人才，包括引進(jìn)合適的人才，注重對(duì)人才的合理使用，考慮檔案管理工作的穩(wěn)定性，還應(yīng)讓員工安心穩(wěn)定工作，保障檔案工作人員的隊(duì)伍穩(wěn)定。2）后續(xù)學(xué)習(xí)，結(jié)合實(shí)踐發(fā)展需要，做好與時(shí)俱進(jìn)的技能培訓(xùn)。除此之外，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)退休人員檔案社會(huì)化管理的制度規(guī)范建設(shè)，有效保障各項(xiàng)工作的規(guī)范開(kāi)展，迅速及時(shí)提供檔案信息，為老年的生活需要提供保障支持。

4 結(jié)語(yǔ)

對(duì)退休人員檔案資料進(jìn)行社會(huì)化管理，已經(jīng)得到國(guó)家政策和地方政府的廣泛支持，在相關(guān)工作開(kāi)展中，也應(yīng)該不斷提升施工場(chǎng)所的硬件環(huán)境，從法律法規(guī)政策的角度加以規(guī)范，積極改善和提升管理服務(wù)隊(duì)伍的人員素質(zhì)，并積極使用現(xiàn)代技術(shù)手段，使得對(duì)退休人員檔案管理更加科學(xué)化和現(xiàn)代化。

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