關(guān)于創(chuàng)新離退休檔案管理模式的研究

摘 要：近年來，隨著我國(guó)老齡化程度的不斷加深以及人口總量的持續(xù)上升，我國(guó)的離退休人員越來越多，這使得離退休人員的檔案管理工作顯得愈發(fā)重要。然而，現(xiàn)有的檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)新形勢(shì)的要求，需要繼續(xù)完善和創(chuàng)新。本文分析了舊有的離退休檔案管理模式存在的幾個(gè)問題，并提出了創(chuàng)新離退休檔案管理模式的一些對(duì)策和建議。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新；離退休；檔案管理模式

人事檔案是在人事管理活動(dòng)中形成的，用來反映和記錄個(gè)人主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)，一人一檔，以備考察的文件材料。目前，離退休人員的檔案管理模式多沿用傳統(tǒng)的方式方法，妨礙了人事檔案作用的有效發(fā)揮。因此，需要通過創(chuàng)新才能推動(dòng)檔案管理模式的進(jìn)一步發(fā)展。

1 離退休檔案管理模式分析

離退休人員檔案管理模式大致有兩種，即集中式和分散式。

1.1 集中式管理模式

集中式管理是將離退休人員的人事檔案統(tǒng)一移交到檔案管理中心進(jìn)行集中管理。這種管理方式有利于人力、物力、財(cái)力等的節(jié)約，集中管理后，檔案管理人員不再需要頻繁往返于各檔案所在地，有效地暢通了信息渠道。另外，由于配有專門的管理人員以及完備的設(shè)備設(shè)施，使得原來檔案管理過程中存在的安全隱患得以消除。但同時(shí)，集中式管理需要雄厚的財(cái)物支持，由于集中式管理需要軟件、硬件系統(tǒng)雙過關(guān)，還需專門的管理人員，因此許多地方仍不具有集中式管理離退休人員人事檔案的條件。

1.2 分散式管理模式

這種方式較為常見，即將離退休人員的檔案存放在其戶口所在的鄉(xiāng)鎮(zhèn)或街道檔案管理服務(wù)中心。分散式管理后，由于各個(gè)檔案管理中心的軟硬件條件參差不齊，因此管理的標(biāo)準(zhǔn)很難一致，這就造成了一些地方的檔案管理規(guī)范遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)。分散式管理的優(yōu)點(diǎn)在于方便、靈活，由于檔案管理中心在接收了離退休人員的人事檔案后，隨之提供檔案的管理，并不需要再將檔案轉(zhuǎn)移，因此離退休人員或其他相關(guān)部門需要查閱檔案時(shí)，只需要去固定的、熟悉的檔案管理中心查閱，符合人們求近、求便的要求。但與此同時(shí)，分散的檔案管理中心大部分無法配備專業(yè)的管理人員，有些甚至不能實(shí)現(xiàn)電子化管理，因此這種方式與我們要建立的完善的檔案管理體制有很大的沖突。

2 離退休檔案管理模式存在的問題

無論是集中式管理還是分散式管理都存在著一些不容忽視的問題，只有先解決這些基本的問題，才能創(chuàng)新離退休人員檔案管理的模式。

2.1 思想認(rèn)識(shí)不到位

檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、默默無聞的工作，不容易取得引人注目的成績(jī)。就筆者所在的檔案管理中心而言，除了要承擔(dān)檔案管理工作之外，還要配合其他部門的工作等，任務(wù)繁重。加上缺少資金等的支持，使得很多工作人員認(rèn)為離退休人員的檔案管理工作不重要，只要能夠做到“守得住”，不泄密不丟失，能提供查閱就可以了，從而形成了離退休檔案管理工作長(zhǎng)期處于應(yīng)付被動(dòng)的狀態(tài)。

2.2 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)相對(duì)較低

在現(xiàn)有的檔案管理人員中，大部分缺乏專業(yè)方面的培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性不太了解，對(duì)檔案的管理要求以及文件材料等的整理、收集、歸檔等工作不太熟悉。并且許多檔案管理人員身兼幾職，不能做到全心全意投入到檔案管理工作中。

2.3 檔案管理方式落后

目前，大部分的離退休檔案管理工作仍舊停留在人工作業(yè)的階段。比如在裝訂的時(shí)候采用傳統(tǒng)的打孔方法，這種方法既有可能破壞原始記錄的完整性，又不利于新文件的插入和舊文件的修改刪除，工作效率相對(duì)低下。雖然也有配備了計(jì)算機(jī)、掃描儀等先進(jìn)設(shè)備，但是由于缺乏相關(guān)專業(yè)操作人員，使得設(shè)備利用率低。此外，目前尚沒有專門針對(duì)離退休人員的系列軟件，不能適應(yīng)新形勢(shì)的需要。

3 創(chuàng)新離退休檔案管理模式的對(duì)策

根據(jù)我國(guó)檔案管理部門當(dāng)前的基礎(chǔ)建設(shè)狀況，以及離退休人員檔案管理的特點(diǎn)，筆者認(rèn)為創(chuàng)新離退休檔案管理模式有以下幾方面的對(duì)策：

3.1 注重離退休人員檔案管理軟件的開發(fā)

檔案管理信息化是大勢(shì)所趨，這符合國(guó)家信息化建設(shè)的要求，也滿足檔案管理中心自身發(fā)展的需要。由于離退休人員檔案構(gòu)成比較簡(jiǎn)單，服務(wù)范圍、項(xiàng)目有限等，結(jié)合這些特點(diǎn)，開發(fā)具有針對(duì)性的檔案管理軟件系統(tǒng)。專門的離退休檔案管理系統(tǒng)不僅能夠長(zhǎng)期、大量保存人事檔案，而且省去了大量的人工勞動(dòng)，查詢檔案工作變的簡(jiǎn)單方便，文件資料的保密性大大增強(qiáng)，實(shí)時(shí)更新能力提升，并真正實(shí)現(xiàn)了離退休人員檔案的動(dòng)態(tài)管理。與此同時(shí)，還要建立覆蓋全市的離退休人員檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。全市聯(lián)網(wǎng)變成現(xiàn)實(shí)，將為各個(gè)檔案管理中心提供便利的互動(dòng)空間，并將很大程度地緩解檔案管理人員的工作

負(fù)擔(dān)。

3.2 集中為主，建立統(tǒng)一的離退休檔案管理中心

建立集中的離退休檔案管理中心有著以下幾方面的優(yōu)勢(shì)：

首先，集中式的檔案管理能夠有效地發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，是合理科學(xué)配置資源的內(nèi)在要求。其次，離退休人員檔案的集中管理有利于社會(huì)保障體系的有效運(yùn)行，例如可以為養(yǎng)老金發(fā)放部門及時(shí)提供完整的檔案等。再次，檔案的集中管理與信息系統(tǒng)的結(jié)合有效增強(qiáng)了數(shù)據(jù)記錄的準(zhǔn)確性。在應(yīng)用了信息系統(tǒng)之后，離退休人員的檔案處于動(dòng)態(tài)的管理之中，信息的更新、人員的增減等都能通過專門的離退休檔案管理軟件顯示出來，這實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)記錄正確、統(tǒng)一、規(guī)范的目標(biāo)。

3.3 分散為輔，建立街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)等檔案管理基層平臺(tái)

當(dāng)前離退休人員的數(shù)量十分壯觀，如果其人事檔案的整理、移交、歸檔等工作全都在市級(jí)檔案管理中心辦理，那么會(huì)造成市級(jí)檔案管理中心工作人員的任務(wù)過大，效率過低等情況的發(fā)生，因此，檔案管理工作應(yīng)適當(dāng)分配給各級(jí)基層的管理平臺(tái)。離退休人員的檔案在集中管理之前，需要經(jīng)過街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)的各級(jí)檔案管理中心進(jìn)行收集和整理，形成統(tǒng)一的規(guī)范，然后定期移交給市檔案管理中心，這就是集中為主、分散為輔的管理模式。

3.4 加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

離退休人員的人事檔案管理不同于在職員工的人事檔案管理。離退休人員年紀(jì)大，與單位聯(lián)系比較松散，對(duì)于離退休人員的養(yǎng)老金調(diào)整、社會(huì)化發(fā)放，醫(yī)療費(fèi)報(bào)銷，居家養(yǎng)老護(hù)理服務(wù)以及喪葬安排等許多事務(wù)性工作都需要不定期查閱其檔案，這對(duì)于檔案管理人員的敬業(yè)精神、工作態(tài)度以及專業(yè)技術(shù)都有非常高的要求。除此之外，還應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)專業(yè)素質(zhì)高的信息化人員隊(duì)伍。對(duì)于信息化系統(tǒng)中的應(yīng)用軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)等，需要配備專門的操作人員和技術(shù)人員，才能實(shí)現(xiàn)信息化真正正面作用于檔案管理工作。

4 結(jié)語

離退休人員為我國(guó)的社會(huì)建設(shè)作出了突出貢獻(xiàn)，他們是不容忽視的力量，是社會(huì)的“寶藏”。為了做好離退休人員的檔案管理工作，必須持續(xù)不斷地創(chuàng)新檔案管理模式，必須與時(shí)俱進(jìn)地完善檔案管理模式，最終更好地服務(wù)于檔案管理工作。

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作者簡(jiǎn)介

高寶麗（1977-）女，吉林省通化市人，吉林省通化市離退休人員檔案管理中心，研究方向：離退休人員檔案管理。