離退休工作檔案管理問題與對策思考

摘 要：尊敬老人一直是中華民族積極提倡的傳統美德，隨著企業改革的不斷深入以及社會老齡化問題的日益凸顯，老年人的權益保障也日益受到關注，本文針對離退休工作檔案管理中存在的問題展開積極探討，并提出一些發展建議，旨在拋磚引玉，促進相關工作的更好開展。

關鍵詞：檔案管理；離退休；工作

隨著人口老齡化與城鎮化進程的不斷發展，企業改革的不斷深入，企業退休人員的隊伍也在不斷壯大，這些人在我國社會主義現代化建設中立下過汗馬功勞，政府相關部門也非常注重對其晚年基本生活權益的保障。積極構建企業退休人員社會化管理服務平臺，其中，檔案管理也是該項工作的前提和基礎，是確定企業退休人員所享受待遇標準的重要參考依據，如何推進離退休工作檔案管理的科學規范化，也是各勞動保障部門亟待思考面對的問題。

1 退休人員工作檔案管理存在問題分析

1.1 基礎設施薄弱

結合國家社會保障部門的數據調查發現，在企業離退休人員工作檔案管理中，基礎設施建設還比較欠缺，很難滿足現代檔案建設管理的工作需求。主要表現在工作環境非常簡陋，不少地區缺少存放資料的專門庫房[1]，甚至將資料散放于辦公室或者存放于臨時租賃場所，未能施以有效的防火、防水及防蟲措施，極易造成檔案資料毀損。在缺少檔案庫的情況下，這些檔案資料存放在箱子里，也不便查詢與檢索，再加上管理人員的態度不重視，很容易導致相關資料殘缺不全。針對上述不足，究其產生的原因主要在于缺少經費保障，無論是部門設置、人員培養還是庫房建設，都需要經費資金來實施保障。

1.2 制度保障欠缺

對于企業離退休人員工作檔案的管理，缺乏科學有效的管理機制。在管理實踐中，很多離退休人員的工作檔案仍由原單位管理，未能及時移交至當地社會保障管理部門，參保資料和退休檔案分別由社保機構和企業進行管理，造成多頭管理現象[2]，不利于對信息的準確及時把握，亦不利于雙方的溝通交流。如果一個人的社保資料存放于不同單位，且管理方法手段各不相同，也很難保障其合法權益。對于一些較小或者破產改制的企業，如果未能將離退休人員的檔案資料移交相關部門，很容易造成資料丟失或毀損，損害當事人的合法權益。總體來說，對于制度建設保障措施，等級較高的部門要好于等級較低的部門，經濟發達地區要優于欠發達地區。

1.3 人員素質不高

在市場競爭日益激烈的今天，企業管理人員更加注重經濟效益，而疏于對檔案的管理，以致相關檔案管理工作處于被動應付的局面。從員工自身的角度看，對檔案管理重要性的認識也不足，甚至認為其不會影響自己的升職與加薪，從而在整個單位內部形成對檔案管理工作的消極懈怠。對于離退休人員的檔案管理，相關部門及管理人員的重視度更低，檔案資料被隨處安放，仍沿用最原始的手工管理方式，從業人員甚至還是兼職人員，在文化素養和專業知識方面都很難勝任新時期的檔案建設需求。

2 完善退休人員工作檔案管理的建議

2.1 加強基礎設施建設

不斷完善和改進離退休人員工作檔案管理的基礎設施，首先需要解決的是經費問題。對此，既需要相關政府財政部門鼎立配合，通過諸如財政撥款的方式解決資金難題，也離不開相關企業的積極配合以及社會力量的支持，通過多渠道多方法積極籌措資金，加強建設檔案管理工作的基礎設施。在資金問題得以有效解決后，首先，建立“企業退休人員檔案管理中心”，將分散于各單位各部門的企業退休人員檔案資料進行統一集中管理，提升查詢和管理效率；其次，按現代化的管理標準建立庫房，配備基本的檔案管理設備和溫度控制器、做好“八防”措施，并在日常管理中做到整潔、安全；再次，建立退休人員檔案管理數據庫，將離退休人員的個人信息輸入其中，實現聯網操作，為離退休人員社會化管理提供綠色通道，也有效拉近了政府與民眾的距離。

2.2 完善制度保障措施

加強立法工作，不斷加大對離退休人員工作檔案的管理力度，各檔案管理行政部門也應嚴格加大對相關法律的執行力度，堅持依法治檔，逐漸把相關工作納入國家檔案管理的工作范疇，嚴格維護相關工作的規范性和嚴肅性，力求實現新的突破。結合法律規定，不斷完善各項規章制度，對退休人員的檔案移交工作加以規范化，具體表現如下：規范檔案接收工作，建立規章制度來規范檔案管理的登記、整理、移交、歸檔和錄入操作，如在登記時嚴格按照要件內容進行逐一登記，在驗收時進行逐一清點并核對，對于登記表與實際檔案要件存在的內容偏差，應在與相關單位核對后及時更正，實現檔案交接工作的科學化、制度化和規范化。

2.3 全面提升人員素質

加強基礎設施建設和健全保障制度是前提和基礎，而管理工作的成敗與效果最終離不開管理人員的實踐與操作，建立一支現代化檔案管理隊伍也勢在必行。對此，可從如下幾方面開展相關工作：首先，人員選聘，適宜采用公開招考的方式，選取那些責任心強、心理素質高以及具備檔案管理服務意識的人員；其次，從系統內選聘責任心強、政治可靠并具備相當學歷水平的高素質人才；再次，建立完備長效的人才培養機制，在做好崗前培訓的基礎上，結合相關人員后續工作特點及其發展意愿，從工作技術及服務意識兩個層面進行針對性培養，全方位提升其服務能力。

3 結語

隨著國家經濟水平的不斷發展，政府也更加重視對離退休老年人基本生活權益的保障，努力構建企業退休人員社會化管理服務平臺，本文針對離退休工作檔案管理發展存在的問題與不足，針對性的提出一些發展改進建議，旨在希望借此促進相關工作更好服務于離退休老年人，促進國家繁榮發展。

參考文獻

[1]劉曉梅.企業離退休人員檔案管理和服務的思考[J].群文天地，2012（04）：210-212.

[2]劉青.企業退休人員人事檔案管理工作探析[J].黑龍江檔案，2012（02）：68.

[3]王俐寧.對企業離退休人員檔案管理和服務的思考[J].中國高新技術企業， 2008（12）：369-370.

作者簡介

張楊（1978-）女，吉林省通化市人，吉林省通化市離退休人員檔案管理中心 研究方向：離退休人員檔案管理。