論企業檔案現代化管理與信息化發展

喬丹丹

摘 要：隨著信息技術高速發展，傳統檔案管理正面臨著前所未有的變革——從紙質和電子混合檔案向全數字化檔案轉變、從人工檔案管理為主向自動檔案管理為主轉變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業、跨地域檔案管理轉變。檔案管理工作在企業乃至社會的發展中起著非常重要的作用，進行檔案管理相當于將各類知識進行濃縮、融匯，是信息的傳承。認識到檔案管理的重要性，并對其進行合理的開發與利用，可以達到事半功倍的效果。

關鍵詞：信息化；檔案管理；重要性

檔案，可以說是人類文化與知識的結晶，對其進行合理的開發、利用，實現檔案信息化，對各類信息資源進行分類、分析，加以提取并利用，既能提高檔案的利用效率，又能降低檔案管理的成本，還能為企業和社會提供優質的服務，可謂一舉多得。

1 對檔案信息進行合理的開發和利用，是企業生存與發展的重要保障

我們所說檔案的價值可以從兩個方面來理解，一個是檔案對于本單位的價值，另一個是檔案對于其他單位的利用價值。從這兩個方面我們就可以看出對檔案進行管理的重要性以及檔案的可利用價值。開發與利用檔案信息是企業求生存、求發展的需要。在市場經濟的法則下，適者才能得到生存，與時俱進的強者才能得到發展，這就好比逆水行舟，不進則退。所以，高明的智者或聰慧的企業家都能做到與時俱進，并高效地開發與利用檔案信息，為企業的發展提供決策依據。

1.1 檔案信息的生命力源于開發與利用

首先，要重視推廣交流以及服務環節的緊密連接。為適應市場經濟發展的規律，企業就要重視檔案信息的開發與利用，這是保障企業與時俱進的需要。因此要立足于廣泛地搜集信息，其中包括政策、高科技、新的管理模式、新技術推廣與應用等各方面的信息持有，并從中進行科學地整理、分類歸檔以及動用網絡平臺進行錄入，為企業的發展提供可靠性、科學性和前瞻性的信息。

其次，在信息的開發與利用的時候，要注意用科學的方法，加以甄別和求證，不斷提高分析、整理的能力，使其信息開發與利用功能得以釋放，進而提高信息開發與利用的工作價值。因為你提供的信息有吸引力、現實性強、參考價值大，就必然會引起領導者的注意和研究，這也是信息開發利用重要性的一個方面。

1.2 提供的檔案信息要及時準確

信息重要性具有可采用性和價值性。為此，檔案工作者要在浩瀚的信息之海中，應以獵人般的敏銳嗅覺、科學工作者般的縝密思維去匯集有用的信息，還要善于用檔案管理系統的網絡進行收集。為了確保信息的及時與準確就要定期舉辦各單位兼職檔案員培訓班，著力宣講檔案信息開發與利用的重要性、信息收集及時準確的必要性、檔案信息申報標準及要求。以此來提高信息提供者的素質，力求信息提供的質量高、可信度強，從而保證信息提供的時效性。

2 建立企業檔案信息網絡平臺的重要性

2.1 建立信息網絡為企業發展提供信息共享平臺

建立檔案信息網絡平臺是適應市場經濟高速發展、新科學、新技術不斷涌現的需要。因為任何一個企業不能做到與時俱進，就有可能被時代發展的大潮所淘汰；只有跟上時代的速度，適應時代發展的步伐，才能積淀發展的實力。為什么有的企業發展到一定程度就停滯不前了，而有的企業可以發展到跨國公司的高度？其中一個重要問題就在于企業領導者重視信息開發利用的程度。運用網絡平臺資源共享，其效能是顯而易見的。

2.2 建立檔案信息網絡，做到信息共享，共同開發與利用

企業檔案信息開發與利用工作有其獨到的地位與作用。為了使企業領導者在制定發展戰略規劃時體現其科學性，可行性，就必須發揮檔案信息開發與利用的功能作用。檔案信息系統在大范圍集成化、凝聚信息量，利用計算機管理就能使檔案管理實現現代化，因為隨著社會經濟、科技、文化的發展，檔案信息的總量也出現了驚人的增長速度。所以運用計算機的管理功能，就能使檔案信息達到圖、文、聲一體化，并在視覺和心理上，引起了領導者的關注。同時也體現出了檔案信息存儲量巨大、保管時限長、存儲成本低和調用與參考及時的顯著優勢。

2.3 建立信息網絡平臺強化檔案管理功能的需要

作為檔案管理部門有著得天獨厚的條件與優勢，這就是掌控大量的資料，存儲相當多的信息。因此，要把信息的開發與利用納入現代化管理工作之中，并不斷強化檔案管理的功能，提升檔案信息管理的質量。企業建立檔案信息網絡，就為企業檔案信息開發與利用提供一個平臺。檔案管理者利用網絡獲得大量信息，對信息及時進行分類開發編著。把企業內部網絡與檔案管理信息系統建立相關公開信息的鏈接就可以共享資源，在節約資源的同時，把信息公開職能逐漸遷移到檔案管理信息網絡中，讓檔案信息利用者形成一種意識，有利于檔案管理其他資源的開發利用。企業各職能部門就可以通過網絡平臺對檔案信息進行有效的利用與開發，從此提高其工作效率，為企業可持續發展發揮職能部門的作用，為企業增創效益。檔案管理部門要精心地做好檔案的收集工作，依據企業生產特點，切實搞好跟蹤服務。對企業的基建、技改措施、科研等項工作。需要檔案管理部門主動上門服務，以保障檔案收集信息齊全，這樣才能保證及時了解需求，提供必要的資料。例如：一個大型基建項目，從項目立項開始，檔案管理人員就要事先編制歸檔工作計劃、標準及要求，事中進行跟蹤管理，參與計劃與鑒定，事后進行歸檔資料的審查與驗收。凡是對企業有價值的信息都應為檔案收集的內容，以保證館藏質量。以此享有豐富的信息量，開發才會有豐富可采用的信息，利用才滿足企業可持續發展的要求。檔案管理工作職能的加強，就在于把檔案開發利用的價值植于生產，科研的建設之中，從而將檔案知識財富及其潛在的生產力轉化為直接的生產力，從而獲得新的效益。

3 著力提高檔案工作者的素質及信息開發與利用的能力

檔案的管理部門在認清企業檔案信息管理開發利用的重要性同時，也理應加強對檔案管理的科學性，信息開發與利用的價值性和獨特性進入深入研究，在保管好大量信息的前提下，應及時地進行分類、鑒別及收錄，為企業的發展提供科學有價值的信息。這就要求檔案工作者要注重提高自身素質與能力，以適應現代化檔案管理工作。為此，要強化五種意識：

3.1 強化學習與運用現代化管理知識的意識，提升檔案管理的能力

檔案工作者有別于其他專業，不僅專業性強，也要求其涉獵現代化管理知識，科學技術知識以及與檔案管理相關的法律知識等。應當提供檔案管理工作人員進修提高的機會，以不斷提高自身素養。其作用是活用檔案信息開發與利用，讓檔案信息所具有的功利性能有效地激活并開發與利用，為企業發展服務。同時也要在電子檔案管理上有所創新。

3.2 強化超前意識，豐富檔案信息

檔案管理人員要了解和熟悉本企業的生產經營流程，掌握企業基本的生產屬性，了解企業產品更新與發展的動態，以便隨時地介入，以獲取更加豐富的信息。要堅持做到三優化：第一，優化檔案材料的征集范圍，制定詳實的工作標準。第二，要優化接收征集工作程序，明確重點、解決疑點、理順難點。第三，要優化整理歸檔分類登錄等工作，做到精化，細化和量化，使檔案信息及時有效地傳遞企業相關部門，為理順企業管理服務。

3.3 強化精通業務意識，不斷吸納新的管理工作標準與要求

業務學習要融會貫通，善于捕捉新的相關知識并適時地補充，以此來提高檔案信息管理能力，有效地盤活檔案信息的開發與利用

工作。

4 結束語

企業檔案信息開發與利用工作是現代化管理企業的一個重要環節，為此要在工作的實踐過程中，不斷修正管理工作標準，提高管理質量。因為這是檔案管理現代化的一個顯著標志，也是提高企業管理效益和經濟效益的重要手段。所以企業檔案管理人員要認真圍繞管理，生產和效益這三個基準點，審時度勢地進行檔案信息開發與利用，以此推動企業管理在質與量上有一定的提升，進而使企業管理效益和經濟效益得到顯著的提高。