新時期做好電力企業檔案工作的幾點認識

摘 要：企業檔案是企業研發、生產、經營和管理活動的真實記錄，是企業有形資產的記錄、憑證，是無形資產的承載和組成，是企業合法權益的維護者。提高人員素質，創新服務方式，依法治檔和開發檔案信息資源，規范工作程序，是建設一流現代化公司檔案管理的要求。

關鍵詞：新時期；電力企業；檔案管理

電力企業檔案是電力企業生產經營活動的原始記錄，它涉及范圍廣、門類多、信息量大，對生產經營起著至關重要的作用。因此，在電力企業現代化管理水平日趨提高，生產與經營正逐步邁向一個全新的發展階段，檔案管理工作如何適應一流現代化公司管理的要求，如何在公司發展的進程中發揮作用，談幾點自己的認識。

一、新時期電力企業檔案工作面臨的新形勢新任務

（一） “精簡、統一、效能”原則，始終貫穿于電力企業機構改革始終，檔案工作人員逐年減少，而檔案工作量越來越大。隨著電力企業進一步深化改革，機構精簡，“三集五大”體系的成功導入，從事檔案工作的人員越來越少，而工作量卻日益增加。從原來只是實體檔案的收集整理歸檔，到現在實體、電子檔案的雙套制歸檔、備份；室存檔案的數字化以及電力企業信息化建設的快速發展，產生的大量電子文件，都給檔案工作者帶來了巨大壓力。

（二）信息時代的飛速發展和信息技術在電力企業的廣泛應用，給電力企業檔案工作增添了新的動力，同時也帶來了新的挑戰。信息化是當今世界發展的大趨勢，是推動企業經濟變革的重要力量。大力推進信息化，是覆蓋電力企業現代化建設全局的戰略舉措，是建設一流現代化公司的迫切需要和必然選擇，檔案信息化是新時期電力企業檔案工作必須面對和思考的問題。

（三）新的檔案行業規章、規范、標準為企業檔案管理提供了依據，同時也給傳統的電力企業檔案工作管理模式提出了新的挑戰。國家檔案局頒布的《企業檔案工作規范》和《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》，適應現代企業制度和產權制度建立的要求，明確了企業在執行《規定》中的職責和義務。那么，怎樣貫徹執行《規范》和《規定》；如何利用《規范》和《規定》來指導企業檔案工作正常、有序、規范地開展，是電力企業檔案工作今后面臨的重要工作任務。

（四）企業檔案隊伍的素質與電力的發展還不相適應。由于歷史原因，電力企業檔案人員隊伍不穩定，整體素質不高，觀念陳舊，未能走出“重檔案實體管理，輕開發利用”的誤區，意識不到檔案管理工作對整個企業發展的重要性。檔案管理人員中缺乏既懂計算機技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不能很好地適應檔案信息網絡化建設的發展需要，制約了企業檔案信息化的發展進程。

二、如何應對新形勢下的電力企業檔案管理工作

（一）轉變檔案管理理念，創新檔案工作服務方式。電力企業檔案是企業研發、生產、經營和管理活動的真實記錄，是企業資產的記錄和憑證，是企業合法權益的維護者。在保障企業生產、經營和管理持續發展，在企業資產保值增值和延續企業歷史等方面具有不可或缺的地位和作用。這就要求我們檔案工作者、企業領導及全體員工都應該樹立重視檔案工作觀念、樹立依法管理檔案的觀念、樹立檔案為企業服務的觀念。

檔案是一種信息資源，檔案的價值不在于檔案載體本身，而是載體上記錄的信息。不能為保管檔案而保管檔案，而是為了利用而保管檔案。電力企業檔案工作人員必須轉變服務觀念，改進工作方法，才能更好地服務于企業。必須打破傳統單純的“看攤守庫”、“坐等上門”的舊觀念和舊習慣，要由過去的被動服務變為主動服務、超前服務。新形勢下，電力企業檔案工作應積極參與到企業生產經營的各個方面，及時了解各級人員對檔案信息的需求，圍繞企業工作重點、中心來開展，服務大局，與時俱進，開拓創新。要把檔案工作的服務體現到三個層面上來，為領導服務，為企業各職能部室服務，為企業員工服務，最大限度滿足企業生產、經營和發展的需要。

（二）完善管理制度，規范工作流程是做好檔案管理工作的保證。按照國家檔案局新頒發執行的《企業檔案工作規范》和《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》，結合電力企業檔案工作的特點，制定并完善檔案工作的各項規章制度，建立并貫徹落實部門立卷責任制，將檔案工作納入企業領導工作議事日程，納入到企業各項工作流程，嚴格責任分工、規范過程管控、形成閉環管理。同時要建立檔案管理機構負責，企業所有部門參與的檔案管理機制，形成專兼職檔案員相互配合、上下聯系，各職能部室和檔案室相互貫通、左右協調、縱橫結合的檔案工作網絡體系，通過大家的共同努力，來達到各部門檔案管理的協調統一，企業全體員工上下形成合力齊抓共管，共同承擔企業檔案管理工作的重任。

（三）融合企業信息平臺，做好檔案信息資源的開發利用。一是充分利用已有的企業信息系統平臺，有效地實現檔案管理系統與其他業務系統（生產管理系統、營銷管理系統、經法管理系統、財務管理系統等）的無縫連接，全面地傳遞信息，建立完整系統的檔案信息庫。使檔案不再受時間和空間的限制，通過企業網絡滿足利用者的需求，最大限度滿足生產、經營、管理信息共享。二是根據生產、經營、管理信息來源和管理者需求，進行檔案編研、編制檢索工具，加快檔案數字化建設步伐，提高信息查詢速度與準確性。三是積極取得領導的重視和員工的支持，盡可能擴寬信息來源，保障信息的完整性、及時性和供給信息的可利用性。

（四）加強業務培訓，提高檔案管理人員綜合素質。在檔案管理現代化建設中，人是最關鍵的因素，電力企業檔案管理人員必須不斷更新觀念，更新知識結構，除了掌握檔案專業的基本知識外，還要了解一些電力專業、文秘、目錄學等相關學科知識。在檔案管理工作中還應具備積極主動的組織協調能力、觀察和分析能力、處理業務水平的能力及應用現代手段的管理能力。因此企業首先必須將檔案人員綜合素質培養納入單位人才培養計劃，通過專業培訓、繼續再教育等方式全面提高檔案管理人員的業務能力和知識水平。其次通過招聘懂法律、精通計算機網絡知識的復合型人才，合理調整企業檔案管理部門的專業結構、年齡結構和個體知識結構，以適應新形勢下電力企業檔案管理工作的需要，更好地為企業的科學決策、生產經營和快速發展提供及時、全面、準確的服務，

參考文獻

[1]李和平，《企業檔案工作規范》實施指南。

[2]金科，《加強基礎建設 促進企業自律》 中國檔案

[3]吳玉姝，《電力企業檔案服務創新的思考》 云南電業.

作者簡介

李秀芝（1965-），女，河南永城人，新疆巴州電力有限責任公司。