淺談當前低保檔案管理工作

低保檔案，即各級民政部門在低保申請、審批、發放、管理過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。建立完善的低保檔案是改革傳統社會救濟方式的需要，是建立健全新型社會救助體系的必然要求，也是做好低保的基礎性工作。在低保工作持續發展和民生至上的執政理念下，新時期低保檔案管理的重要性更加突出。低保檔案真實記錄了低保政策的落實情況，反映了享受低保待遇家庭的狀況，是決策低保資金發放的依據，也是低保工作的基礎，它充分體現了黨和政府對貧困家庭的扶助。

當前，我國低保主要保障因疾病、殘疾、喪失勞動能力、生存條件惡劣等生活常年困難的群眾。各地發展不平衡，存在的主要問題有：低保標準的確定人為因素比較多，缺乏科學測算和合理精算；低保如何進行動態管理，在實際操作中如何信息化管理，成了我們新時期思考的重點問題。

1 收集與整理是做好低保檔案工作的基礎

低保檔案的收集、整理、保管等各環節的業務工作事關困難群眾切身利益。一是及時收集整理。在工作中形成和積累的一切資料都必須納入檔案管理范疇，要按照低保文件材料歸檔范圍的要求，由專職檔案員收集、整理和歸檔并存入檔案室；有價值的文書檔案、聲像實物檔案、業務工作檔案的管理要分類分檔。二是認真負責檢查。檔案管理人員負有對檔案管理的業務全權責任。對文書檔案、低保對象分戶檔案必須進行全面檢查：首先檢查檔案資料是否完整，各類檔案的各項要素有否填寫；其次檢查各種門類和不同載體的文件材料是否齊全，對于不完整、不齊全的文件材料要及時補充完整，收集齊全。 三是規范整理。對于收集齊全的文書檔案和低保業務檔案，以鄉鎮為單位，按照“年度——問題——類別”的方法進行分類整理編目、編號。使低保檔案管理科學、方便利用。

2 統籌規劃、組織落實是做好低保檔案工作的關鍵

把檔案工作的發展列入到各項規劃中去，做到與業務工作同部署、同實施、同檢查，把有關低保材料的形成、積累、整理、歸檔的要求列入工作標準、工作程序中，與崗位目標考核掛鉤，有力地推動了檔案工作健康發展。 在工作實踐中，專門建立低保檔案室，配備檔案管理所需設備，對三類城鄉低保對象檔案、文書檔案、業務工作檔案等實行集中統一管理。使低保檔案管理有位置、有領導、有計劃、有落實。

3 建立完善管理制度是做好低保檔案工作的保障

檔案管理是一項長期的工作，要使這項工作能夠持續、規范地進行。必須要有制度作為保障。根據《檔案法》要求，結合低保工作的實際，先后制訂了《檔案員工作職責》、《檔案庫房管理工作制度》、《檔案統計制度》《檔案管理“三合一”制度》等相關配套制度。同時，我們針對出現的新情況、新問題，經常予以研究，不斷改進，使低保檔案管理制度在實際工作中得到進一步完善，檔案管理工作也實現了標準化、制度化、規范化。

4 加強低保檔案的動態管理、分類施保是低保檔案工作的重點

定期或不定期調查、審核低保對象家庭經濟狀況，不斷充實完善檔案內容，切實做到“低保對象有進有出，補助水平有升有降”。及時向社會公示，接受群眾的監督。對公示沒有異議的，按程序及時落實申請人的最低生活保障待遇；對公示有異議的，要進行調查核實，認真處理，及時變動檔案信息內容，以充分發揮低保檔案的證據作用。根據不同貧困戶的特點，分類施保，建立家庭分類分檔的詳細檔案，以提高檔案管理服務效率。低保檔案為低保的復核工作提供了重要依據，通過查閱檔案，可以很快確定復核重點，將不符合條件的對象辦理退保手續。同時，將低保對象年度審核材料和半年審核材料全部納入其個人檔案，并對調整或停止低保待遇情況在其個人檔案動態管理記錄中記錄在案，確保了低保檔案的延續性、準確性和實用性。

5 加強手工檔案材料收集整理工作，發揮其備份、憑證作用

低保對象手工檔案實行一戶一檔，分類建檔，做到按鄉鎮、村進行分類的模式存檔，參訓情況明。在低保戶的低保待遇獲得批準后，以戶為單位建檔，，要收集的材料包括低保對象申領低保待遇書面申請及所需證件，勞動能力鑒定認定書，評議公示情況，低保對象重大疾病醫療救助相關材料以及記錄低保戶實際變更情況和低保金的增減情況的材料。低保工作檔案中發放的憑證有《人員花名冊》、《分類救助名冊》、《銀行發放明細》等。

6 推進檔案信息化建設是低保檔案管理工作新時期的主要任務

低保建檔方式在實行紙質歸檔同時，省民政廳加大民政信息化建設的步伐，經過多方調研、不斷改進，切合工作實際的開發出了山東民政“金民工程”系統，其中低保信息系統已于2012年底啟用，低保檔案管理進入信息化。低保檔案均可通過山東民政“金民工程”系統進行在線錄入家庭基本信息、在線查詢統計，實現了三級流程在線審批，使低保家庭的基本信息更加完善，有效避免重復救助或遺漏，走上了在線辦理、在線查詢的快車道，改進了傳統檔案管理中分盒分類的弊端，大大提高了工作效率和管理的準確性。低保檔案信息管理，使當前低保檔案管理工作實行了優質的服務和規范化的管理。在改善檔案工作環境，加強檔案業務建設，開發檔案信息資源等方面都取得了明顯成效，發揮了低保檔案應有的作用。低保檔案信息化，可改善檔案管理工作，沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理從封閉走向開放。根據不同貧困戶的特點，按照分類施保的原則，在低保管理系統中實現了分類查詢、分類統計，提高了檔案服務效率。

作者簡介

李宗渤，山東省無棣縣民政局 ，助理館員。