醫院檔案管理工作中存在問題及對策

薛曉晨

摘 要：醫院檔案管理工作是維護醫院管理工作正常、有序進行的重要組成部分。現代管理理念的完善和現代信息技術的高速發展為醫院檔案管理工作提供了新的發展機遇，醫院檔案管理人員要充分認識到目前工作中存在的問題，結合現代管理理念和管理方法，制定系統的管理計劃，醫院單位相應的加大對硬件設施建設的資金投入，并加強對醫院管理人員的技能培訓，共同推進醫院檔案管理工作的現代化建設進程。

關鍵詞：醫院檔案管理；問題；對策

0 引言

醫院檔案是醫院在行政管理、醫學科學研究、生產技術、基本建設等工作活動中形成的， 具有保存價值的文字、材料、報表、圖紙、簿冊、病案、聲像等各種門類及各種載體檔案。加強檔案管理不僅有利于提高行政管理工作的質量和效率，提高醫院領導決策的準確化和科學化，而且對醫院的全面現代化建設極為重要。醫院如何適應社會主義市場經濟體制，轉變檔案管理模式，加強檔案規范化管理，就必須在調查醫院檔案管理的基礎上，了解醫院檔案管理工作所存在的問題，簡析其原因， 并相應地采取一些改進措施，才能更好地做好新時期醫院檔案管理工作。隨著醫療衛生事業的發展和醫院服務模式的不斷改變，傳統的醫院檔案管理工作和技術已經不能適應當前醫療衛生事業的發展趨勢。計算機技術和網絡技術的飛速發展為醫院檔案管理工作提供了新的機遇和挑戰，醫院檔案管理工作的信息化和網絡化是未來檔案管理工作的必然趨勢。充分認識醫院檔案管理信息化、現代化的重要性， 加快醫院檔案管理工作的現代化進程，是每個醫院檔案管理工作者應積極面對和思考的問題。

1 醫院檔案管理中存在的問題

1.1 管理意識薄弱

醫院檔案管理工作的科學、合理開展對醫學各層工作的開展和提高工作效率、加大醫院經濟建設方面有著十分重要的作用。是醫院綜合管理系統中不可分割的一部分。有效的利用檔案資源可以為醫院工作帶來有益的社會效益和經濟效益。在醫院檔案管理工作中，工作人員并沒有深刻的經濟和社會效益意識，認為檔案管理只是單純的對檔案的分類管理和保存整理等工作，對檔案的利用價值沒有明確的概念，勢必造成管理意識上的欠缺。實際工作中難以運用檔案系統為醫院管理工作提供建設性決策依據，進而間接的拖慢了醫院管理水平的發展，阻礙醫院檔案管理工作的進程，使得許多一手的可供醫院各方面課題研究的檔案資料并沒發揮其實際效益。

1.2 檔案管理機制不健全

檔案管理分散，不利于檔案的統一分類和保存，造成實際檔案抽取時的混亂，降低工作的效率。各科室的檔案資料分散管理，每個科室都分配獨立的檔案管理人員，不利于綜合處理，造成人力、物力上的浪費。此外，部分基層醫院缺少完善的檔案管理機構，檔案管理人員的專業水平不高，往往不能做到“專人專崗”。另一方面，缺乏嚴格的考核，管理體制不夠健全，或者制定有相關的管理制度，但執行不力，形同虛設，缺乏監管。由于人力、財力投入不足，使得檔案管理混亂，檔號編輯上不規范，案卷標題書寫紊亂，影響檔案的使用和查閱。

1.3 檔案管理缺少充足的硬件資金投入

隨著現代醫療條件和醫療保障制度的完善，人們對健康生活的質量度要求也隨之提高，相應的對醫院各類的檔案的采集量也日益增大。然而醫院單位對醫院檔案管理設備并沒有相應的加以增設或改進。表現在檔案管理庫房不足，檔案管理設備陳舊、缺乏先進的管理技術引進或研發，制約了檔案管理工作與現代需求的平衡發展。隨著現代信息管理技術的發展，計算機網絡技術在醫院管理工作中得到了越來越廣發的普及，然而運用計算機網絡技術管理檔案的設備投入明顯不足，一些檔案的工作仍然停留在手工收集、資料抽取，降低了工作效率，與醫院整體管理的計算機網絡化發展不相匹配。

2 醫院檔案管理工作的改進措施

2.1 健全檔案管理制度，規范檔案管理行為

檔案管理工作是一項嚴肅的、條理性很強的工作。建立完善的規章制度，可以減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續發展。醫院要根據 《檔案法》、《醫院衛生檔案管理辦法》等有關法律法規，結合本單位檔案工作實際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項規章制度，使檔案工作的每個環節的運行都有章可循，都有明確的要求和制度的約束。并將醫院各個門類、不同載體的檔案統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。

2.2 加強意識，正視并重視檔案管理工作

加強醫院檔案管理人員的工作意識需要醫院單位制定系統的管理政策，重視檔案管理工作，將檔案管理納入醫院管理的重要議程之中。一視同仁的對待醫院檔案管理工作，加強對管理人員的業務培訓和思想素質培訓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展。引導管理人員意識到檔案管理工作的重要性和意義性。普及《檔案法》法律法規，使的管理工作有法可依，有條可循。醫院上層管理人員要重視檔案管理工作，促進檔案管理人員管理意識的形成。

《檔案法》規定： 檔案工作實行統一領導、分級管理的原則， 維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。此外，醫院管理干部及檔案管理專員有相當一部分人不知道《檔案法》的基本條列，缺乏依法歸檔的自覺性。因此只有做好檔案管理工作知識的普及教育和醫院單位的密切關注并從多方面努力，才能逐漸的提高醫院管理人員的檔案管理意識。

2.3 提高檔案工作人員專業技能和素質

加強培訓、結合實踐， 提高檔案管理人員素質。檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平， 醫院要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，全面提高檔案管理人員素質。一是通過專業培訓、繼續教育、知識更新、進修學習等提高業務和知識水平。二是深入臨床一線調查研究醫療、教學和科研對檔案信息的需求，不斷總結探索檔案管理工作，適應檔案業務發展，推動檔案管理水平的提高。

2.4 實現檔案管理信息化

隨著計算機技術的發展和網絡社會化的實現，檔案管理正從傳統的紙質手工管理向現代信息化管理邁進，這是時代的召喚和需求。因此，檔案管理應和信息管理系統、資源管理系統、ERP系統、CAD/CAM系統等結合起來，才能和現代信息社會的發展相配套。這就要求基層醫院檔案管理部門積極推動檔案電子信息化進程，使檔案管理成為信息化管理的一個重要組成部分。檔案信息化管理使檔案從原來的封閉式、分散式走向開放式，形成一體化、網絡化的管理模式，實現檔案信息資源共享，達到檔案信息資源開發利用的效益，提高辦公效率。

2.5 加大投入，提高配備， 實現檔案的現代化管理

加強資金投入， 引進現代化的技術和設備是實現檔案現代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護設備和技術現代化的配備；另一方面要引進計算機管理，用計算機儲存整個醫院的各種業務、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀， 既節省時間也節省人力、物力和財力，提高了工作效率。

參考文獻

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