事業單位檔案管理信息化建設的途徑

孫亮

摘 要：隨著我國市場經濟體制改革的不斷深入發展，事業單位檔案數量與需求日益增多。多數事業單位采取檔案管理信息化的建設。檔案管理信息化是一種全新的檔案管理模式，在當前事業單位檔案工作中檔案管理信息化建設為重點，隨著檔案管理模式轉型的不斷推進，提升信息化管理對事業單位檔案工作的優化作用進一步凸顯。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設

1 檔案管理信息化的概念

所謂檔案管理信息化是指通過國家檔案行政管理部門的統一組織與規劃，在進行檔案管理活動時，通過對計算機信息技術的應用，進行檔案信息資源管理、處置和提供使用服務。進一步實現檔案管理模式，將重點從面向檔案實體保管方面轉向社會提高服務的過程。因此，從本質上說，檔案管理信息化是指檔案管理模式和工作方式從傳統的以檔案實體保管為主向現代化的檔案管理信息數字化收集、存儲、轉送，以信息化的形式為社會提供服務的轉變過程。

2 事業單位檔案工作的現狀

2.1 主要內容及特點

隨著發展我國已經進入信息時代，事業單位檔案是一種重要的文獻信息資源，領導一直給予高度重視，對事業工作的發展、領導的決策等方面的發展做出了不可估量的貢獻。在工作中有事業單位檔案逐步形成，并與事業單位共同發展。種類繁多、數量巨大、涉及范圍廣就是事業單位檔案的特點，事業單位建設、管理、規劃及發展的過程都在這些檔案材料中直接記述和反映，起到了現實依據的作用，也有歷史的查考和憑證的作用。事業單位檔案能滿足建設和發展的需要，提供相應的原始依據和準確的信息、數據，在實際工作中發揮借鑒和憑證作用即為事業單位檔案的實用價值

2.2 工作現狀及重要性

由于領導對事業單位檔案工作的重視，近些年事業單位檔案工作飛速發展。大多數大衛都建立了自己的檔案館、檔案室， 也有比較專業的檔案管理人員配備。檔案管理隊伍在規模上日益壯大，素質也有一定的提高，有更加科學、規范檔案管理的方法，具有扎實的專業知識，嚴格遵守《檔案法》和相關規章制度和考核管理辦法， 逐步達到檔案工作體系的完善，并根據自身發展的情況，來制定出更加符合實際、切實可行的歸檔范圍和分類標準一整套管理系統。但當今社會為信息化的時代，如要實現電子政務，電子文檔，實現政府“無紙化”辦公，加快信息化步伐是很好的解決辦法。將信息資源少、更新周期長、特色不明顯、使用率過低等問題一一攻破?？辞逍蝿荩e極采取措施，充分利用現代化信息技術，開展檔案工作的信息化建設。

3 事業單位中檔案信息化建設的途徑

3.1 檔案信息化建設的設備支撐

一種全新的信息化建設理念應該在事業單位內部被樹立，事業檔位應適當加強對各種現代設備的采購，如計算機、光盤的刻錄機、打印機、復印機以及掃描儀等，檔案的網絡管理系統也需要在單位內部開發，在軟件硬件的共同工作下，進行信息化建設。政府部門應在軟件開發上給予一定的支持，可以通過引入開源軟件模式提供事業單位良好的運行軟件，然后再由事業單位進行通過以內部需求為基礎的二次開發來滿足工作要求。同時，也可以將各個事業單位中的檔案管理系統軟件整合成一個具有較高通用性的開發資源的平臺，從而降低開發的費用等。

3.2 提高檔案管理人員的專業素質

為達到實現檔案管理的信息化建設的目的，檔案工作人員應該使自己的自我學習能力得到提高，檔案業專業知識的學習不斷加強。目前， 對于檔案管理，科技的發展提出了新的要求。所以， 這些新技術應該盡快被業務人員努力掌握，做到活學活用，為新時期檔案工作的優化提供基礎。這需要加強檔案工作者獲取新信息的能力，并在獲取之后進行正確的評估，合理加工和利用。確保合理分配職位，使每個員工都能認真掌握現代計算機技術，并將其和檔案管理工作結合起來，強化操作技能培訓。

3.3 制定合理的總體規劃

在制定檔案管理信息化的總體規劃的時候，服從服務于事業單位發展的戰略是基本要求。以分析事業單位自身的特點與發展目標為基礎，再深入進行調查和科學論證，將切實可行的檔案管理信息化長遠規劃及近期計劃制定出，形成一個較大規模的網絡管理模式，推動檔案信息化協調發展。另外，還應注重系統實際應用的效果，重視系統對事業單位信息服務的目標支持，使系統的可擴展性和靈活性最大限度應用，留下擴展空間以供未來發展。

3.4 安全科學管理制度的建立

由于檔案管理具有服務的性質，盡量地開發其檔案信息是對事業單位的檔案館的基本要求，以便提供利用以及最大限度地發揮檔案信息的利用功能，從而達到檔案信息資源共享的目標，建立健全和完善事業單位的安全管理制度以及針對事業單位信息化檔案的一整套嚴格的安全措施是其核心，在各個環節上解決信息虛假的隱患。

3.5 推進檔案管理信息化標準建設

信息標準化建設是檔案信息化建設的重要基礎。加強檔案管理信息標準化的建設工作，對發展檔案事業，促進檔案信息化建設健康、有序、協調、穩步地發展，提高檔案管理、利用服務的水平，加強檔案工作其它社會工作的交流與合作，增進社會、經濟效益都具有重要意義。事業單位推進檔案管理信息化標準建設應著力從檔案管理信息化網絡環境的標準化建設與檔案信息資源標準化建設兩方面進行，盡管制定和完善檔案管理信息化的相關標準。

3.6 做到檔案信息化、規范化、標準化

規范化、標準化是進行檔案信息化建設的一項重要內容，也是衡量檔案管理工作現代化水平的一個重要標志。事業單位在進行檔案管理信息化時，應該按照國家推薦信息化管理的標準，根據自身發展的需求和特點來制定內部的管理標準體系，在實踐中不斷進行完善。檔案目錄數據庫，應既符合國家的標準，又有利于實際的操作。應對各立檔單位文件及檔案的內容、著錄項目、數據庫結構和格式等作出統一的規定，還要對檔案數據庫管理的軟件、硬件的文檔格式、數據指標等進行統一規范。使得將來電子目錄入檔案館之后能實現數據的共享，解決因軟件的不同而帶來的數據無法轉換或者不能讀取的問題。

3.7 完善電子檔案的管理

在檔案管理工作中，確保信息的安全性是最為關鍵的，因此，需要通過各種途徑，來保證檔案信息的完整性和安全性。可以通過規范檔案電子文件的管理，讓所有管理人員都致力于檔案管理的安全工作，來逐漸完善管理，同時，還需要加強對價值較高的檔案文件的保護，做好檔案的備份工作，歸檔的內容應該包括電子以及紙質版兩種。

4 結語

綜上所述，通過本文對檔案管理信息化建設的粗淺的分析，我們可以了解到對事業單位檔案管理使用現代化的信息手段，是當前我國市場經濟發展、科學技術進步必然需求，對進一步促進我國社會主義事業建設有著極其重要的現實意義。因此，各個事業單位在日常檔案管理中，要加強對檔案信息化的總體規劃，建設好自己的檔案信息化管理模式，使檔案信息化更加符合我國發展的標準，適應我國時代發展潮流。

參考文獻

[1] 孫艷平：《論事業單位檔案的信息化建設》，《科技咨詢導報》，2007，（21）。

[2] 王立新.實現檔案管理信息化的途徑與方法[J].管理科學，2011（5）.