信息時代如何做好高校檔案管理工作

熊珊珊

摘 要：信息時代以其諸多特性對高校檔案工作提出了多重挑戰(zhàn)，高校檔案部門應從以下六個方面積極應對：1、館藏優(yōu)化；2、開展檔案利用情況分析研究；3、開展現(xiàn)行文件服務；4、加快檔案信息化建設；5、重視開展檔案編研工作；6、現(xiàn)代化檔案管理人才的培養(yǎng)。

關鍵詞：信息時代；高校；檔案管理

一、信息時代的特征

1、 信息量劇增：隨著科學的進步，社會文明的發(fā)展，人類各種生產活動和社會活動與日俱增，各類信息量呈幾何數(shù)級增加，知識爆炸，信息爆炸。

2、 信息傳遞迅速：隨著網(wǎng)絡技術的廣泛應用和各種傳媒的日漸豐富，信息的傳播打破物理空間上的有形界限，變得更加迅速、

便捷。

3、 信息載體多樣化：信息載體多樣化，現(xiàn)代化，僅靠人腦記憶和紙媒記錄的傳統(tǒng)知識積累手段被徹底改變。

4、 信息管理現(xiàn)代化：科學技術的飛速發(fā)展，信息處理與傳遞的高度現(xiàn)代化，使得用智能化的管理系統(tǒng)來實施信息管理成為現(xiàn)實。

二、信息時代高校檔案工作面臨的挑戰(zhàn)

1、隨著計算機技術的廣泛應用和辦公自動化的普及，產生了越來越多的電子文件，其保管與利用方式對傳統(tǒng)的檔案管理模式提出了

挑戰(zhàn)。

2. 網(wǎng)絡環(huán)境下，信息的傳遞利用不受時空限制，方便快捷，信息網(wǎng)絡化對高校檔案利用方式提出了挑戰(zhàn)。

3、信息時代，隨著計算機技術、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術的發(fā)展，檔案信息的存儲、處理、數(shù)字化檔案信息在網(wǎng)上的發(fā)布和傳遞，實現(xiàn)了分散于不同地區(qū)檔案信息資源的及時利用，資源共享，檔案管理的現(xiàn)代化對檔案工作者的業(yè)務技能、綜合素質提出了挑戰(zhàn)。

4、信息時代，各種檔案信息泥沙俱下，魚目混珠，嚴重影響了人們獲取有效信息的效率，信息的海量增長與開放共享對檔案價值鑒定工作提出了挑戰(zhàn)。

三、信息時代如何做好高校檔案管理工作

1、館藏優(yōu)化策略

優(yōu)化館藏，即以最低限度的費用消耗保存最大限度的檔案信息資源。開展檔案價值鑒定，是優(yōu)化館藏的重要途徑。檔案價值鑒定應嚴格遵循“效益原則”，在決定檔案的去留和保管期限的長短時要從整體上把檔案的保管費用即成本因素考慮進去，力求以最小的成本保存最有價值的檔案。高校檔案部門應高度重視此項工作的開展，成立相關工作領導小組，保證有計劃、有步驟地開展此項工作，把好文件材料的歸檔鑒定關及到期檔案鑒定關，以達到優(yōu)化館藏，方便利用的目的。

2、重視做好檔案查借閱登記和利用效果登記，并定期開展利用情況的分析研究

要堅持做好檔案查借閱登記和利用效果登記。它不僅是整個檔案工作成果的一種反映，也是我們開展檔案收集工作的重要依據(jù)。在接待查閱利用時要多問，多記，登記的重點是利用檔案的內容和目的。查得到的檔案要登記，查不到的更要登記，上門查閱的要登記，電話或來函查詢的也要登記。通過對檔案查借閱登記情況進行統(tǒng)計分析，可以幫助我們掌握各門類檔案的利用情況，哪一類的檔案利用率比較高，哪一類的檔案基本沒有得到利用，哪一類檔案沒有收集歸檔而又多次被人查找等等，從而使我們對整個檔案管理工作有所思考，相應地在今后的收集，編研，檢索等工作中有所完善和改進。

3、開展現(xiàn)行文件服務

通常檔案給人們的印象就是“過時的文件”，開展現(xiàn)行文件利用服務，實際上就是檔案利用工作的前移。一般來說現(xiàn)行文件在其形成的前五年利用率最高，以后就逐年遞減。開展現(xiàn)行文件服務一是可采用閱覽服務，即設置閱文室，提供文件原件閱讀及復制服務；二是依托高校局域網(wǎng)將可以開放的文件內容掛在網(wǎng)上，開展網(wǎng)絡服務；三是咨詢服務，即以現(xiàn)行文件以及有關資料為依據(jù)，以解答問題的形式向利用者提供服務。高校開展現(xiàn)行文件服務，不僅拓展了檔案館（室）的社會服務功能，提升了檔案工作的社會影響力，而且可以有效提高檔案利用率，促進檔案工作的良性循環(huán)。

4、加快檔案信息化建設步伐

加快推進檔案信息數(shù)字化建設，以網(wǎng)絡為依托開展檔案利用工作。當今信息時代，信息網(wǎng)絡化消除了時空的限制，使人類在更大程度上實現(xiàn)了知識與信息的全社會共享。對于高校檔案工作來講，實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡化更是勢在必行。當前的首要任務就是進行檔案信息數(shù)字化建設。首先要建立全面、系統(tǒng)、完善的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，在此基礎上，遵循優(yōu)先、實用原則對庫存的傳統(tǒng)紙質檔案進行選擇性的數(shù)字化處理，使之轉換成可聯(lián)機上網(wǎng)的數(shù)字信息，并逐步以此為依托，借助高校局域網(wǎng)開展網(wǎng)上檔案查詢服務，最大限度地為用戶提供優(yōu)質高效快捷的服務。

5、積極開展檔案編研工作

開展檔案編研工作是提高檔案服務質量和利用率的重要手段，可以增強檔案提供利用的針對性和主動性。通過檔案編研資料，利用者可不必查閱分散在各個案卷中的大批檔案就能滿足自己的需要，即使是必須要利用檔案原件，編研資料也能夠提供較為系統(tǒng)的線索，在檔案利用服務中發(fā)揮雙重作用。因此，高校檔案工作者必須高度重視檔案編研工作，將工作重點由傳統(tǒng)的整理轉向檔案信息的重組和創(chuàng)新，將檔案中大量分散的信息按專題重新組合，為用戶提供更豐富、更全面系統(tǒng)的編研精品，使檔案信息的潛在效用得到充分發(fā)揮，更好為廣大用戶服務。

6、重視現(xiàn)代化檔案管理人才的培養(yǎng)

一名優(yōu)秀的現(xiàn)代檔案工作者，必須具備高知識素質，包括高文化素質、高專業(yè)知識素質、現(xiàn)代科學管理素質及心理素質以及高尚的職業(yè)道德素質。特別在現(xiàn)代化技能方面，應具有較強的信息素質，能熟練運用計算機進行信息管理，了解檔案信息資源的分布、查找與發(fā)布情況，熟悉各種信息系統(tǒng)軟件和網(wǎng)絡工具的使用，能運用現(xiàn)代化技術為用戶提供優(yōu)質高效的信息服務。

當前，專業(yè)檔案工作者中的“兩多”、“兩少”現(xiàn)象較為普遍，即低學歷者多，非檔案專業(yè)畢業(yè)者多、檔案專業(yè)畢業(yè)者少，懂信息管理技術者更少，并且現(xiàn)有的專職檔案人員由于缺乏知識更新的繼續(xù)教育，知識老化現(xiàn)象十分嚴重。因此，加強檔案現(xiàn)代化管理人才的培養(yǎng)迫在眉睫。一、高校檔案部門應有計劃、有步驟、多層次地對現(xiàn)有人員進行新業(yè)務知識、新技術技能的培訓，應突出檔案信息技術、網(wǎng)絡技術的專業(yè)教育。二、積極爭取領導重視，引進高科技及專業(yè)對口人才。三、要鼓勵員工自學現(xiàn)代化管理知識和技能，在部門內營造濃厚學習氛圍，多訂一些檔案專業(yè)雜志，定期組織員工進行學習研討，激發(fā)他們的學習興趣。四、兄弟院校之間互相參觀，學習，加強同行間的學術、工作交流，相互促進、相互提高。

參考文獻

[1]肖明超：信息時代的8大管理悖論，企業(yè)家信息，2006年第7期.

[2]周正容：論在高校推行現(xiàn)行文件服務，蘭臺世界，2006年第5期.

[3]童亞芬：高校檔案工作面臨的挑戰(zhàn)與對策，寧波大學學報，2000年第6期.