做好出版企業會計內部控制的幾點心得

馮榮華

摘 要 當前，有些出版企業把內部控制僅僅停留在一堆操作手冊、管理文件和制度匯編之中，往往忽視了內部控制的實質，本文對此談一些筆者的心得體會。

關鍵詞 出版企業 會計 內部控制 會計人員

出版企業內部控制包括6個方面：一是保證出版企業各項經營活動有序有效進行；二是保護出版企業資產的安全、完整及對其的有效使用；三是保證出版企業制定的各項制度和措施的順利貫徹執行；四是保證會計信息及其他各種管理信息的真實、及時、可靠；五是盡量控制成本、費用，減少不必要的支出，以達到利潤最大化；六是預防和控制各種錯誤和弊端，及時制定和采取糾正措施。其中，很多方面都涉及了會計內部控制，會計內部控制作為承上啟下的重要環節，對出版企業經濟活動的關鍵環節、關鍵點起著規范和控制作用。我們決不能片面地認為會計內部控制就是成本、資產、會計制度的控制。因此，如何加強和完善出版企業內部會計控制，有著十分重要的意義。下面結合出版企業實際，談以下幾點思路：

一、從觀念入手，強化出版企業全員的內控意識

人作為行為的有效執行者，在任何制度的落實中占據著舉足輕重的地位。

1. 要充分認識內部控制在出版企業內部管理中的重要性。有些企業只重視對實物的控制，忽視對行為者的控制；很多企業員工認為領導人或相關負責人的簽字就是內部控制，缺乏對企業內部控制目標及制度的了解，只是被動接受管理，忽視了制度的實質，造成有些制度流于形式。為此，我們首先在觀念上要有所轉變，以適應新形勢下出版業對內部控制的要求。強調人在實施企業內部控制中所起的巨大作用。因為內部控制制度的設計、執行和評價都是由人來完成的，并反過來影響著人的行動。因此，應發揮全體員工的“主人翁”意識，讓員工認識到他們每個人都是企業內部控制的執行者和監督者，提高制度意識，構建與時俱進的內部控制環境，形成積極向上的企業文化，從而達到內部控制的最佳效果。會計內部控制也不只是財務部的事，也是需要一個良好的財務環境，不積小流，無以成江河，只有每個員工都從每一個經濟事項、一張票據項開始重視，才都確保各項經濟業務的合法和有效性。

2.面對更加開放和競爭的環境，出版企業要與時俱進。想獲得長足發展，進而脫穎而出，出版社每個管理者和員工都必須不斷學習，不斷“充電”，特別是要學習優秀企業的創新思維和先進管理方法，從而為內部控制的建立與實施打下良好的基礎。更要求財務人員不斷更新知識，緊跟企業發展的步伐。

二、轉變思路，做好會計電算化模式下的會計內部控制

（一）轉變思路，適應變化

會計電算化的應用從根本上改變了傳統的手工業態的核算特性和方式，使廣大的財會工作者從繁重的手工勞動中解脫出來。但隨著會計電算化應用的不斷深入，如何做好會計電算化的內部控制成為當前亟待解決的新問題。也要求我們盡快適應會計電算化的內部控制思路的以下轉變：

1.內部控制形式的轉變。首先，會計電算化的推廣應用使得傳統手工會計條件下的一些控制措施沒有存在的必要。比如會計科目匯總表的編制、憑證匯總表試算平衡的檢查、賬賬核對、賬證核對、總明細賬平行登記等比較繁瑣的工作在會計電算化的環境中失去了存在的意義。其次，通過會計電算化的程序，手工會計中的大部分平衡檢查將自動移入會計電算化系統內部，通過程序自動地檢查出來，如各業務板塊間數據的核對、會計平衡的等式檢查、記賬憑證的借貸平衡檢查等。因此，新環境下的舊的內部控制制度難以發揮作用，亟須改變。

2.內部控制重點的轉變。在人工會計的環境下，內部控制的重點在于會計人員對于賬賬相符、賬實相符的稽核，而在會計電算化的環境下，內部控制的重點發生了變化。會計工作的完成有賴于會計人員以及財務軟件，因此內部控制的重點在于：一是會計人員對原始數據輸入計算機系統的控制；二是相關會計信息的輸出控制；三是計算機系統互相連接的控制；四是會計人員與計算機系統交互處理的控制。

3.內部控制內容的轉變。電算化是一種人機交互系統，再加之采用了計算機系統作為載體，比起人工會計來說更具有隱蔽性。因此，會計電算化內部控制的內容總體來說，包括以下幾個方面：一是會計信息和數據的輸入控制、輸出控制與處理控制；二是會計工作人員的重新分工與新的內部牽制機制；三是軟硬件的安全控制與系統開發控制。

4.內部稽核機制的轉變。由于會計電算化與手工會計處理程序上有著比較大的差異，因此二者的內部稽核機制也有較大的不同。在手工會計環境下，容易形成互相監督、互相牽制、互相核對的內部控制制度，而且在這一過程中，包含著大量的會計信息的傳輸、驗證與提取等工作。在實行會計電算化之后，會計電算化系統實現了會計工作自動化、控制的程序化，各種會計流程都可以通過計算機自動完成，因此手工會計環境下形成的原有分工、崗位職責以及各自的權限都發生了變化，許多會計業務在處理程序上大大簡化了，會計人員無法直接參與內部控制，手工會計環境下的內部牽扯機制大大削弱。

5.會計信息存儲介質與方式的轉變。會計電算化環境下與手工會計環境下的會計工作在會計信息存儲介質與方式方面也存在著較大的差異。在傳統的手工會計中，會計信息的存儲與經濟業務發生的記載均以紙質的形式存在。這些以紙質形式存在的會計數據不容易被篡改，有較好的直觀性，利于內部控制。而在會計電算化環境下，會計數據以磁盤或者光盤的形式存在，容易被篡改或者刪除，并且直觀性差。由于會計電算化環境下存儲介質的容易被篡改與毀壞性，防止數據的丟失，確保安全可靠便是重要的問題之一。

（二）適應網絡環境下的會計電算化，加強內部控制

1.操作環境的安全控制。（1）實物安全控制。就是計算機的存放環境、各種技術安全要求、計算機存放應該符合安全要求，要充分注意防火、防水、防潮、防盜、恒溫等技術條件；有條件的主機房，要配備空調和消防設施。對數據存貯的磁介質要注意防潮、防塵和防磁，對每天發生的業務數據要及時備份，建立目錄清單異地存放，長期保存的磁介質存貯媒體應定期轉貯。

（2）軟、硬件安全控制。對系統軟件要嚴格按照操作要求進行操作，嚴禁非法關閉電算化軟件。在新裝應用軟件時，要充分考慮各應用軟件的兼容性、統一性，使各業務系統成為基于同一種操作系統平臺的大系統，各種業務之間能相互銜接，相關數據能夠自動核對、校驗。對系統軟件要定期進行維護，以確保軟件的正常運轉。當計算機硬件發生故障時，要請專業技術人員進行處理，同時，對計算機房內用于動力、照明的供電線路應與計算機系統的供電線路分開，并配置不間斷電源等設備。

（3）網絡安全控制。針對網絡的特點，需加強以下幾個方面的控制：一是設置用戶權限。從業務范圍出發，將整個網絡系統分級管理，設置系統管理員、數據錄入員、數據管理員和專職會計員等崗位，層層負責，對各種數據的讀、寫、修改權限進行嚴格限制，把各項業務的授權、執行、記錄以及資產保管等職能授予不同崗位的用戶，并賦予不同的操作權限，拒絕未授權用戶訪問。二是設置密碼。每一個用戶都要以自己的用戶身份和密碼登錄系統，用戶密碼不得隨意外漏。三是對存儲在網絡上的重要數據要進行加密。

（4）病毒的防范與控制。防范病毒最為有效的措施就是建立健全嚴格的病毒防范管理制度，并遵照執行。新安裝軟件，使用軟盤、U盤等必須經過計算機病毒檢測程序檢測無毒后方可使用；要做到專機專用，嚴禁在工作機器上玩游戲等娛樂活動，嚴禁下載與本職工作無關的軟件及信息；要安裝防病毒卡和反病毒軟件，并定期進行檢測；要定期對軟件系統進行升級。由于病毒多是通過網絡進行傳播的，所以應采用軟、硬件防火墻技術。

2.操作人員的控制。（1）操作人員輪崗控制。會計電算化崗位責任制是實施組織控制的主要制度，基本會計崗位與電算化崗位到在財務人員有限的情況下，很多崗位均存在兼任的情況，可在保證會計數據安全的前提下交叉設置兼任崗位，各崗位人員要設置獨立的密碼，以便通過操作紀錄的查閱達到互相制約的效果。各崗位人員既要保持相對穩定，又要定期輪崗，更好地防止內部舞弊的發生。

（2）操作流程的控制。會計信息系統的應用控制是指為了使會計信息系統能適應會計處理的特殊要求而建立的各種防止、檢測及更正錯誤和處置舞弊行為的控制制度和措施。對于貨幣資金的控制，則是會計控制的重中之重。有效的貨幣資金內部控制主要有以下各點：第一，職責分工和職權分離制度。貨幣收支由出納人員和記賬人員分工負責和分別辦理，由出納人員錄入，由記賬人員復核，任何一個操作員均無法完成一筆貨幣業務的收支。第二，授權和批準制度。所有貨幣資金的經濟活動必須經過授權或按權限進行調查批準；復核人員須將出納人員錄入的信息與紙質原始憑證核對無誤后，方可確認支付。第三，內部記錄和核對制度。所有貨幣資金的經濟業務必須按會計制度規定進行記錄。貨幣資金的賬面數字和實際數字應定期核對相符，及時保存備份上機操作日志，以便及時發現問題；第四，嚴密的收支憑證和傳遞手續。貨幣資金的收支事項，均應有一定的收支憑證和傳遞手續，使各項業務按正常渠道運行；第五、嚴格遵守有關規章制度。出版企業的貨幣資金內部控制應根據有關規章制度，對貨幣資金收入、保管、支付等全過程中的關鍵控制點做出嚴格規范。

（3）稽核控制。實行電算化以后，系統的正常、安全、有效運行的關鍵是操作使用。稽核必須運用更復雜的查核技術，會計人員必須培訓具備復雜電腦資料處理能力，以勝任此項工作。如果單位管理制度不健全或實施不力，都會給各種非法舞弊行為可乘之機。在會計電算化的環境下，會計工作的起點是會計人員原始數據的輸入，即會計人員將所發生的經濟業務的原始憑證錄入計算機中，并在相關的軟件中進行自動處理，最后形成總賬、明細賬以及各種會計報表。由此我們可以看出，由于計算機系統無法自動識別會計信息的真偽，一旦會計人員輸入錯誤的會計數據，便會產生錯誤的會計信息。因此，會計信息的真實性完全依賴于會計人員原始數據輸入的真實性，因此，只有通過強化稽核人員責任意識和提高專業技術水平，認真對待每一筆經濟業務，不忽視會計電算化內部控制中任何一個細小環節，才能保證會計信息質量的完整性、真實性。